какая отметка ставится в копии официального документа при выдаче дубликата тест
Статья 87. Выдача дубликата документа и нового документа
Статья 87. Выдача дубликата документа и нового документа
1. При утрате документа, приведении в негодность и иных случаях невозможности его использования выдавший документ орган выдает по заявлению заинтересованного лица дубликат, если нормативными правовыми актами не предусмотрена выдача нового документа.
2. Заявление о выдаче дубликата может быть подано до истечения срока действия документа. Оно рассматривается соответствующим должностным лицом единолично в десятидневный срок по материалам рассмотренного ранее административного дела с уведомлением заявителя.
По результатам рассмотрения заявления выносится административный акт.
3. Выдача дубликата документа оплачивается в случаях, размере и порядке, предусмотренных федеральными законами.
4. Выдача нового документа взамен ранее выданного производится в случаях и в порядке, предусмотренных нормативными правовыми актами. При этом заявитель не обязан повторно сдавать соответствующий квалификационный экзамен, представлять какие-либо справки и совершать другие действия, предусмотренные в качестве условий первичной выдачи данного документа.
5. В случаях, когда замена ранее выданных документов, имеющих юридическое значение, проводится по решению государственного органа или органа местного самоуправления, административные расходы, связанные с выдачей новых документов, не могут возлагаться на заинтересованных лиц.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Какая отметка ставится в копии официального документа при выдаче дубликата тест
III. Заполнение дубликатов
16. Дубликаты заполняются в соответствии с требованиями к заполнению бланков, установленными главой II настоящего Порядка, с учетом требований, установленных настоящей главой.
17. При заполнении дубликата на бланке указывается слово «ДУБЛИКАТ» в отдельной строке с выравниванием по центру:
(в ред. Приказа Минобрнауки России от 12.05.2014 N 481)
(см. текст в предыдущей редакции)
18. На дубликате указывается полное официальное наименование организации, выдавшей дубликат.
В случае выдачи дубликата в соответствии с пунктом 37 настоящего Порядка на дубликате указывается полное официальное наименование организации на момент ее ликвидации.
В случае изменения полного официального наименования организации с начала обучения обладателя диплома в организации на четвертой странице бланка приложения в разделе 5 бланка приложения указываются сведения в соответствии с подпунктом 1 пункта 7.10 настоящего Порядка.
(в ред. Приказа Минобрнауки России от 12.05.2014 N 481)
(см. текст в предыдущей редакции)
19. В случае выдачи дубликата диплома и дубликата приложения к диплому на указанных дубликатах указываются регистрационный номер и дата выдачи дубликата диплома, в случае выдачи только дубликата приложения к диплому на нем указывается регистрационный номер и дата выдачи дубликата приложения к диплому.
20. В дубликат вносятся записи в соответствии с документами, имеющимися в личном деле выпускника. При невозможности заполнения дубликата приложения к диплому дубликат диплома выдается без приложения к нему.
Трудоемкость дисциплин, объем практик, объем государственной итоговой аттестации, срок освоения образовательной программы указываются в дубликате по решению организации в академических часах (цифрами) (со словом «часов» или «часа») и (или) в неделях (цифрами) (со словом «недель» или «недели») в случае невозможности указания их в единицах измерения, указанных в пункте 7.4 настоящего Порядка.
(абзац введен Приказом Минобрнауки России от 31.03.2016 N 352)
21. Дубликат подписывается руководителем организации. Подпись председателя Государственной экзаменационной комиссии на дубликате диплома не ставится.
22. Дубликат, выдаваемый в случае, указанном в пункте 37 настоящего Порядка, подписывается уполномоченным учредителем должностным лицом или руководителем (заместителем руководителя) государственного органа или органа местного самоуправления. При этом в строке (строках) перед надписью «Руководитель» указывается наименование должности лица, подписавшего дубликат.
22.1. Если при заполнении дубликата какие-либо сведения не могут быть указаны в связи с отсутствием информации, то на месте таких сведений ставится символ «x» или «-«.
(п. 22.1 введен Приказом Минобрнауки России от 31.03.2016 N 352)
Выдаем, заверяем и проверяем копии, дубликаты и подлинники
«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2011, N 1
ВЫДАЕМ, ЗАВЕРЯЕМ И ПРОВЕРЯЕМ КОПИИ, ДУБЛИКАТЫ И ПОДЛИННИКИ
В материале рассказывается, чем отличаются друг от друга различным образом воспроизведенные документы. Делопроизводитель должен знать, как заверять копии, а также выдавать копии документов работникам организации.
Разбираемся в терминах
Мы часто употребляем такие слова, как «копия документа», «дубликат», «подлинный документ», причем не всегда правильно. А ведь каждое из этих слов имеет единственное значение, и в делопроизводстве это особенно важно.
Проще всего делопроизводителю обратиться к формулировкам ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28). Документ признан национальным стандартом со дня вступления в силу Федерального закона от 27.12.2002 N 184-ФЗ «О техническом регулировании».
Так что вполне может получиться, что написанный от руки документ, внешне не очень похожий на подлинный, но обладающий необходимыми в конкретном случае реквизитами, имеет юридическую силу, в отличие от распечатанной цветной копии.
Государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. Порядок выдачи регулируется Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (ред. от 08.12.2003). Мы видим, что отдел кадров любой организации может столкнуться с необходимостью выдать копию обратившемуся работнику.
В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
Предприятия, учреждения и организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти предприятия, учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.
Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
Следует знать, что сведения, касающиеся других работников, особенно их персональные данные, надо охранять в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (ред. от 27.07.2010). Таким образом, если в документе, копия которого необходима работнику для решения вопросов, касающихся его прав и законных интересов, содержатся персональные данные других граждан, то следует сделать выписку из документа.
Выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан, выдаются в аналогичном порядке.
Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» утвердило Унифицированную систему организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003. Этот ГОСТ регулирует правила делопроизводства при заверении копий.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
│ Инспектор службы кадров Личная подпись А. С. Кушнер │
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
По умолчанию копии документов организации должен заверять руководитель. Именно ему такое право дано уставом организации. Но в большой организации это крайне неудобно, поэтому имеет смысл придать полномочия по заверению копий документов, касающихся работников, работнику отдела кадров. При заверении копий от сотрудника кадровой службы не требуется принятия важных решений, поэтому такие полномочия можно передать практически любому исполнительному и аккуратному работнику. Полномочия могут быть закреплены в должностной инструкции сотрудника либо переданы специально изданным отдельным приказом.
Нотариальное заверение копий
В отдельных случаях работник отдела кадров может столкнуться с нотариально заверенными копиями документов либо сам быть вынужден нести к нотариусу копии документов для заверения. Так, например, в суде при разрешении трудового спора, скорее всего, потребуются нотариально заверенные копии учредительных документов. Порядок нотариального заверения копий документов и выписок из них регулируется Основами законодательства о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1 (ред. от 19.07.2009).
Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них, выданных органами государственной власти в соответствии с законодательством Российской Федерации, юридическими лицами, а также гражданами при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам РФ.
Верность выписки может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу.
Верность копии документа, выданного гражданином, свидетельствуется нотариусом в тех случаях, когда подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, учреждения, организации по месту работы, учебы или жительства гражданина.
Верность копии с копии документа свидетельствуется нотариусом при условии, если верность копии засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ. В последнем случае копия документа должна быть изготовлена на бланке данного юридического лица, скреплена печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.
При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:
а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.
Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.
В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.). Следует обратить внимание, что при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.
При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению.
1. Янковая В. Ф. Подлинник, копия, дубликат // Секретарь-референт. 2005. N 11.
2. Гусятникова Д. Е. Кадровый учет с нуля [Электронный ресурс]. Русконсалт. URL: rusconsult. ru/cms-news. php? mode=view_news&id=2167. Дата обращения: 16.11.2010.
3. Пустозерова В. М. Оформление и ведение трудовых книжек. Что делать с трудовой книжкой в 2009 году. М.: Обучение, 2009. 48 с.
«Копия верна», или Как правильно заверять документы
Штамп «Копия верна» — это отметка о том, что изготовление дубликата в точности соответствует оригиналу и в него не внесены никакие дополнения. Повторный документ обладает законной силой, если он правильно заверен этой надписью (в виде печати или от руки).
Зачем заверять копии
Если акт, полностью повторяющий информацию подлинника, заверен надлежащим образом, то он обладает аналогичной юридической силой с оригиналом (подп. 23 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ).
Организации заверяют копии в следующих ситуациях:
Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней ( статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ).
Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:
Кто вправе заверять документы
В исключительных случаях дубликаты заверяют у нотариуса. Конкретные ситуации предусмотрены законодательством. Например, доверенность для совершения зарубежных сделок, вступление в наследство, свидетельства о собственности, корректировка учредительных документов организаций и т.д. Но каждый раз при создании копий и выписок из кадровой документации идти к нотариусу нецелесообразно. В большинстве ситуаций работодатель вправе самостоятельно удостоверить их.
Эту процедуру вправе осуществлять ограниченный круг лиц:
Без дополнительных актов заверить ксерокопии важных бумаг позволительно только главе компании или индивидуальному предпринимателю. Для остальных сотрудников понадобится дополнительная бумага, наделяющая их такими полномочиями, — например, отметка в должностной инструкции или доверенность. Глава компании издает распоряжение, где отмечает, кто и на основании чего проводит эту процедуру.
Юридические лица вправе удостоверить только дубликаты собственных протоколов и актов. Копирование чужих бумаг допустимо, только если есть разрешение этих организаций. Оно не требуется, если бумаги нужны для трудоустройства граждан или касаются личных дел действующих работников компании.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заверить копии документов для налоговой инспекции. Используйте эти инструкции бесплатно.
Какими НПА руководствоваться
Не существует единого нормативного акта, регулирующего порядок копирования документов. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступивший в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется в качестве рекомендаций. И становится обязательным, если утвержден во внутренней нормативной документации предприятия.
При разработке правил заверения копий документов внутри компании следует ориентироваться на судебную практику, распоряжения, письма государственных ведомств и на следующие нормативные акты:
Процедура заверения в организации
При изготовлении дубликатов важных бумаг необходимо руководствоваться порядком заверения копий документов, установленным законодательством по ГОСТу Р 7.0.97-2016. В него входят обязательные шаги:
С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил реквизиты — обязательно указываем место нахождения оригинала. Если ксерокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного подразделения в другой, то реквизит не меняется. Если она выдается в стороннюю организацию, то ниже слова «Верно» необходимо указать «Подлинник находится в … организации в деле №… за … год». Этот реквизит вы вправе писать от руки или в виде штампа.
Если в дубликате несколько страниц, то существуют два способа:
Как заверить документ штампом «Копия верна»
Чтобы удостоверить документацию, допускается два вида отметки — оттиск печати и рукописный вариант. Для первого случая необходимо специально сделать штамп с оттиском «Верно» или «Копия верна». Но учтите, что ГОСТом не указано применение оттиска «Копия верна». Есть возможность сделать два вида штампа: «Копия» и «Верно». Первый укажет на дублирование документа. Второй — на его заверение.
Вот принципы, как заверить копии документов по новым правилам с помощью оттиска:
Вот пример, как это выглядит:
Подлинник находится в организации ООО «Ppt.ru» в деле № 77-007 за 2021 год.
| Начальник отдела кадров | Степанов | Степанов С.С. |
Образец
Посмотрите на образец «Копия верна» на документах фото трудовой книжки.
Можно ли заверить документ надписью от руки
Законодательство не содержит запрета делать от руки отметки с надписью «Верно» на откопированных материалах. Этот метод используют достаточно часто. В то время как штампы применяют не всегда: чаще всего изготавливают их на крупных предприятиях, которым необходимо ежедневно заверять большое количество документации, при помощи штампа это делать удобнее.
Вот пример, как заверить ксерокопию приказа от руки.
Как заверить электронный документ
Заверять цифровой документ необходимо в зависимости от адресата и законодательства. Существуют разные виды электронной подписи, предусмотренные Федеральным законом № 63-ФЗ (простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная), которые необходимы в разных ситуациях. Их изготавливают специализированные компании. Обычно в печать «Копия верна» для цифровых документов включают несколько элементов:
Иногда в штамп добавляют эмблему компании или торговую марку.
Какая отметка ставится в копии официального документа при выдаче дубликата тест
VI. Заполнение, подписание, заверение и выдача дубликатов
33. Дубликат выдается на основании личного заявления обладателя диплома в месячный срок после получения организацией указанного заявления:
в случае утраты или порчи диплома и (или) приложения к нему либо утраты или порчи дубликата;
в случае обнаружения в дипломе и (или) приложении к нему либо в дубликате ошибок после получения указанного документа;
в случае изменения фамилии, и (или) имени, и (или) отчества обладателя диплома.
34. В случае утраты или порчи только диплома (дубликата диплома), а также в случае обнаружения ошибок только в дипломе (дубликате диплома) выдаются дубликат диплома и дубликат приложения к нему.
В случае утраты или порчи только приложения к диплому (дубликата приложения к диплому), а также в случае обнаружения ошибок только в приложении к диплому (дубликате приложения к диплому) выдается дубликат приложения к диплому.
35. В случае порчи диплома и (или) приложения к нему либо порчи дубликата, в случае обнаружения в дипломе и (или) приложении к нему либо в дубликате ошибок после получения указанного документа, а также в случае изменения фамилии, и (или) имени, и (или) отчества обладателя диплома у обладателя диплома при выдаче дубликата изымаются сохранившийся диплом и (или) приложение к диплому (дубликат диплома и (или) дубликат приложения к диплому). Указанные документы подлежат уничтожению в порядке, установленном организацией, выдавшей дубликат.
36. В случае изменения фамилии, и (или) имени, и (или) отчества обладателя диплома к заявлению о выдаче дубликата должны быть приложены копии документов, подтверждающих соответствующие изменения.
37. Дубликат выдается на руки обладателю диплома лично или другому лицу по заверенной в установленном порядке доверенности, выданной указанному лицу обладателем диплома, или по заявлению обладателя диплома направляется в его адрес через операторов почтовой связи общего пользования заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.
38. При заполнении дубликата на бланке указывается слово «ДУБЛИКАТ» в отдельной строке с выравниванием по центру:
39. В случае выдачи дубликата диплома и дубликата приложения к диплому на указанных дубликатах указываются регистрационный номер и дата выдачи дубликата диплома, в случае выдачи только дубликата приложения к диплому на нем указывается регистрационный номер и дата выдачи дубликата приложения к диплому.
40. В дубликат вносятся записи в соответствии с документами, имеющимися в личном деле выпускника. При невозможности заполнения дубликата приложения к диплому дубликат диплома выдается без приложения к нему.
Трудоемкость дисциплин, объем практик, объем государственной итоговой аттестации, срок освоения образовательной программы указываются в дубликате по решению организации в зачетных единицах (со словами «з.е.») либо в академических часах (со словом «час.») и (или) в неделях (со словом «недель», или «недели», или «неделя»).
41. Если при заполнении дубликата какие-либо сведения не могут быть указаны в связи с отсутствием информации, на месте таких сведений ставится символ «х» или «-«.
42. Дубликат выдается организацией, выдавшей диплом (в том числе в случае утраты государственной аккредитации или прекращения образовательной деятельности по образовательной программе, по которой выдан диплом), или ее правопреемником, за исключением случая, указанного в абзаце втором настоящего пункта.
В случае ликвидации организации, выдавшей диплом (ее правопреемника), дубликат выдается учредителем организации.
При отсутствии учредителя организации государственным органом, или органом местного самоуправления, в ведении которого находится (структурным подразделением которых является) государственный или муниципальный архив, в который переданы на хранение документы выпускников организации, или иной организацией, в которую передан архив организации, выдавшей диплом, обладателю диплома выдается дубликат или архивная копия диплома, и (или) архивная справка, и (или) архивная выписка, оформленные в соответствии с законодательством Российской Федерации.
43. В случае если организация, выдающая дубликат, является организацией, осуществляющей образовательную деятельность:
1) на дубликате указывается полное официальное наименование указанной организации;
3) в случае если в период с даты выдачи диплома до даты выдачи дубликата изменилось полное официальное наименование организации (в том числе в связи с реорганизацией), в разделе 4 бланка приложения и в разделе 5 бланка приложения указываются сведения об изменении наименования организации:
При неоднократном изменении наименования организации за период с даты выдачи диплома до даты выдачи дубликата сведения об изменении наименования организации указываются необходимое число раз в хронологическом порядке.
44. В случае ликвидации организации, выдавшей диплом (ее правопреемника), в случае если организация, выдающая дубликат, не является организацией, осуществляющей образовательную деятельность:
1) на дубликате указывается полное официальное наименование организации, выдавшей диплом (ее правопреемника), на дату прекращения статуса организации, осуществляющей образовательную деятельность, или на дату ее ликвидации;
2) дубликат подписывается:
3) в строке (строках) перед надписью «Руководитель организации» указывается наименование должности лица, подписавшего дубликат, и наименование организации (государственного органа, органа местного самоуправления), выдавшей дубликат (наименование учредителя);
4) в случае если в период с даты выдачи диплома до даты выдачи дубликата изменилось полное официальное наименование организации (в том числе в связи с реорганизацией), в разделе 4 бланка приложения и в разделе 5 бланка приложения указываются сведения об изменении наименования организации в соответствии с подпунктом 3 пункта 43 настоящего Порядка;
5) в случае если организация, выдавшая диплом (ее правопреемник), ликвидирована, в разделе 4 бланка приложения и в разделе 5 бланка приложения на отдельной строке (при необходимости в несколько строк) указываются сведения о ликвидации организации: слова «_________ ликвидирован__ в ____ году.» с указанием полного официального наименования организации на дату ликвидации и года (четырехзначное число цифрами).
45. Дубликат диплома без приложения к нему действителен.
Дубликат приложения к диплому недействителен без диплома или без дубликата диплома.
46. Копия выданного дубликата, доверенность (при наличии), заявление о выдаче дубликата, заявление о направлении дубликата через операторов почтовой связи общего пользования (при наличии) хранятся в личном деле выпускника организации, выдавшей дубликат.