Лист согласования что это
Образец листа согласования договора для бесплатного скачивания — правила оформления
Лист согласования является дополнительным элементом делопроизводства и необходим при работе с локальными нормативными актами предприятия, преимущественно имеющими организационно-распорядительный характер.
Все замечания, сноски, пометки выносятся на отдельный лист, который в практике современного документооборота и называется листком согласования. Он имеет вид бланка и используется почти повсеместно. Внизу статьи предлагаем скачать образец составления при согласовании договора.
Что такое лист согласования договора
В зависимости от разновидности листки согласования могут выполнять различные функции.
Обобщенно назначение таково:
Лист как часть совершенствования договора характерен не только для соглашений между контрагентами, но и при заключении коллективных договоров на предприятии, формировании локальных нормативных актов в компании, деятельности профсоюзных организаций.
Основная задача листа согласований – минимизация рисков при заключении любого договора и документа с аналогичной юридической силой.
Лист можно назвать «охранной грамотой», потому что он позволяет принять соглашение в таком виде, чтобы он соответствовал политике обеих сторон сделок. В случае профсоюзов и других выборных организаций листок согласования должен защищать интересы работников.
Листы согласования подразделяются на несколько групп. Документы одинаковы для всех сфер деятельности, однако подразделяются с учетом предмета документов.
Листы согласования бывают:
Индивидуальные листы могут включать штатных и приглашенных специалистов, являющихся экспертами в обсуждаемом вопросе, тогда как в универсальные стандартно вносят правки те работники, в чьи должностные обязанности входит процесс утверждения листов согласования документов.
Независимо от типа может оформляться на бумаге или в цифровом виде – как файл системы электронного документооборота (СЭД).
Также лист любого типа должны согласовать ряд лиц:
Все участники процесса должны быть перечислены в листе и заверить свое согласие с окончательной формой документа, поставив личную подпись.
Как оформить
Как правило, автором zвляется сотрудник юридического отдела или иной работник организации под руководством приглашенного юридического консультанта. Типовой формы не предусмотрено, поэтому установить локальные нормы можно путем создания отдельного акта на предприятии.
Документ должен отражать всю необходимую информацию, соответствовать нормативам официально-делового стиля и унифицированным правилам делопроизводства.
Структура составления для целей согласования договора такова:
Штампы и печати использовать не обязательно, но желательно. Лист подготавливается в единственном экземпляре, но при необходимости с него можно снимать копии. Срок согласования не фиксирован, но, как правило, не превышает одного календарного месяца.
С договором и листом согласования к нему обязаны ознакомиться:
Храниться должен вместе с договором, условия которого он заверяет. Минимальный срок хранения равен 5 годам.
Скачать образец
Выводы
Лист согласования документов нужен для корректировки и заверки условий договором между контрагентами, профсоюзом/работодателем и другими организациями.
Создается юристом и включает табличную часть. Заверять документ должны все лица, упомянутые в тексте. Желательно ставить печати или штампы. Хранится вместе с договором не менее 5 лет.
Лист согласования что это
проекта Положения об общих принципах сотрудничества
Генеральный директор Генеральный директор
ЗАО «РИК» ОАО Торговый дом «Амур»
подпись К.Р. Романов подпись В.Е. Афанасьев
Президент Интер-Траст Лтд. Председатель Правления
подпись Н.М. Титов подпись А.С. Лунев
Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.
Согласование документа оформляют визой, включающей в себя должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа.
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Документ визируется исполнителем и заинтересованными в документе должностными лицами финансовых, экономических и иных служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, юристом и руководителем службы ДОУ (при необходимости).
Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают, датируют и прилагают к документу.
На документе, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
На документе, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны второго экземпляра отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе по образцу листа согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных правовых актов, приложений для защиты от возможной замены листов.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Более полно об оттиске печати написано в разделе 7 «Использование оттиска печати при оформлении документов».
3.21. Отметка о заверении копии (реквизит 26).
При заверении соответствия копии документа (включая ксерокопию) подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко
При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).
3.22. Отметка об исполнителе (реквизит 27) включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Рекомендуется указывать также код города для убыстрения и упрощения связи.
Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например:
Согласование документов: примеры, цели, алгоритм
Согласование договоров – неотъемлемая часть делопроизводства. Однако главная его цель лежит вне делопроизводства и документооборота. Такой целью является оптимизация принимаемых решений, сокращение рисков, улучшение итогового результата.
Пример согласования: отдел продаж готовит проект контракта на поставку крупной партии продукции, выпускаемой предприятием. Руководитель юридической службы отказывает в одобрении, пока не будут исправлены формулировки, которые можно истолковать двояко. Это не только улучшает качество договора, но и страхует компанию от возможных неприятностей в дальнейшем: претензий, исков со стороны контрагента.
Что такое лист согласования?
Гриф согласования является одним из реквизитов, проставляемых на документах, наряду с названием, автором, датой создания. Этот гриф включает в себя:
Простановка такого грифа означает, что лицо или организация ознакомились с текстом и одобряют его содержание. Это необходимо, чтобы проект мог двигаться дальше: к следующим согласующим или к исполнению.
Вместо грифа может использоваться лист согласования, который оформляется отдельно от документа и прикладывается к нему. Это часто практикуется, когда согласующих много, и требуется получить одобрение от каждого из них.
Согласующие лица могут быть как внутренние (сотрудники той же компании, в которой работает инициатор проекта), так и внешние (организации-партнёры, надзорные органы).
Алгоритм согласования документов на предприятии
Сначала полезно разобраться, чем отличается управление от согласования. В первом случае имеет место чёткая вертикальная связь: руководитель даёт указание, подчинённый его выполняет. Во втором связь может быть вертикальной (работник отдела – руководитель отдела – генеральный директор) или горизонтальной (руководитель отдела продаж – главный бухгалтер – руководитель юридической службы).
Стандартный алгоритм согласования такой:
Однако такую процедуру нельзя признать оптимальной, поскольку она зачастую затягивает сроки решения вопроса. Если согласующих, к примеру, 5 человек, то почти в каждом случае 3-4 дадут свою резолюцию быстро, а ещё 1-2 человека окажутся заняты, и их решения придётся долго ждать. Чтобы такого не происходило, полезно использовать электронный документооборот, а также соблюдать следующие принципы:
Последний пункт особенно важен. Он подразумевает, что бухгалтер проверяет только платёжные реквизиты, но не высказывает идеи по поводу того, какую стоимость партии товара предложить контрагенту. А начальник юридической службы проверяет лишь юридические формулировки, не обращая внимания на орфографические ошибки. Это помогает ограничить инициативу согласующих лиц рамками их экспертной области, исключить обработку многочисленных предложений.
Как оптимизировать согласование документов с помощью BPM-систем?
BPM-система – один из лучших инструментов для того, чтобы организовать эффективный процесс согласования документов.
Во-первых, она даёт возможность заранее задать маршрут для утверждения типовых документов, к примеру договоров, заявлений на отпуск. Инициатору процесса не обязательно даже знать, от кого требуется одобрение. Его задача – подготовить документ, который далее, в зависимости от его типа, направится по утверждённому маршруту.
Во-вторых, такая система позволяет создать для каждого согласующего задачу, которая будет у него перед глазами, пока он её не закроет. Это способствует тому, чтобы исключить задержки. К тому же, для любого документа можно определить максимальный срок рассмотрения, система будет напоминать ответственному лицу, что время истекает. Например, присылать ему уведомления на почту.
Также можно внести в систему настройки, благодаря которым на утверждение бухгалтеру будут отправляться только платёжные реквизиты, ему не нужно будет читать 10 листов текста, чтобы вынести свою резолюцию. Подобным образом, руководитель службы доставки будет видеть лишь те абзацы, где речь идёт о доставке. Когда все согласующие первого уровня приняли те элементы текста, которые входят в их зону ответственности, итоговая версия отправляется на утверждение руководителю.
Благодаря этому правки занимают меньше времени, и документ проходит свой жизненный цикл за более короткое время.
Попробуйте Low-code BPM-систему на базе платформы Comindware Business Application Platform для управления согласованием. Для начала вы можете выстроить простейшую схему одного бизнес-процесса, для чего потребуется пара часов и 1 бизнес-аналитик. Далее есть возможность постепенно усложнять схему процесса, добавляя новых согласующих и этапы, а также масштабировать решение на другие бизнес-процессы.
Закажите демо, чтобы увидеть, как это работает.
Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.
Как можно оформить согласование?
Д авайте разберемся в том, как оформляется согласование. В каждой организации, конечно, установлены свои варианты и их комбинации. Мы же постараемся показать возможные.
Внешнее согласование
Для внешнего согласования ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует использовать гриф согласования на проекте документа. Напомню, что гриф согласования – это реквизит, который выражает согласие другой организации, не являющейся автором документа, с его содержанием (ГОСТ Р 7.0.8-2013, определение 56).
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г. Грязнова
Дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.06.2003 № 430-162
Протокол заседания Правления
Российской государственной
страховой компании «Росгосстрах»
от 05.06.2003 № 10
Пример 1. Образец грифа согласования, который чаще всего используется на практике
Пример 2. Образец грифа согласования (с расположением на документе и составом элементов по ГОСТ 6.30-2003)
Внутреннее согласование
1. Визирование документа (виза согласования)
Данная форма согласования наиболее часто используется небольшими организациями, где список согласующих лиц достаточно ограничен, либо для документов, которые согласуют пара-тройка человек.
Однако данный способ совсем не удобен для крупных компаний, список согласантов которых достигает десятка (возможно и больше) должностных лиц.
ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует оформлять визу согласования подобно грифу согласования, но без указания самого слова «СОГЛАСОВАНО» и наименования организации в составе должности согласующего (при внутреннем согласовании и так понятно, что данное должностное лицо работает в организации – авторе документа). Следующее отличие: внутреннее согласование проекта возможно при наличии замечаний к нему, которые должны быть приложены.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
Пример 3. Образец визирования документа
2. Лист согласования
На практике достаточно часто можно встретить сбор виз согласования проекта документа не на нем самом, а на его листе согласования.
Лист согласования (визирования) документа – это часть официального документа с отметками (визами) о согласовании (ГОСТ Р 7.0.8-2013).
В разных организациях его форма может сильно отличаться. С учетом указанного определения отметим, что допускается использование в нем именно отметки о согласовании, а не визы согласующего. Поэтому распечатки из СЭД и MS Outlook (об этом позже, см. Рисунок 4 и Пример 6) являются не чем иным, как листами согласования.
Хочу отметить, что визирование на самом проекте документа или сбор «живых» подписей на бумажном листе согласования является наиболее надежным вариантом, т.к. согласующий от своей личной подписи вряд ли потом откажется.
Пример 4. Образец листа согласования, который используется в нашей кредитной организации
Пример 5. Образец классического листа согласования
3. Согласование по электронной почте (например, в MS Outlook)
Сбор «живых» подписей на проекте документа или на листе согласования отнимает достаточно времени. Да и сама суть процесса согласования не проста. Потому службы делопроизводства пытаются упростить жизнь и себе, и согласующим. Одним из вариантов такого упрощения является использование электронного согласования. И даже если у вас нет СЭД со специальным делопроизводственным функционалом, то обычная электронная почта скорее всего установлена на компьютерах всех согласующих лиц. А, между прочим, при помощи MS Outlook вполне можно организовать электронное согласование рассылаемых по ней файлов.
См. статью «Контроль исполнения документов в MS Outlook»
4. Согласование в СЭД
У нас в организации принято использовать две формы согласования на усмотрение инициатора:
Однако сочетание этих способов при согласовании одного документа у нас запрещено, т.к. одни согласующие не увидят комментариев других. Лист согласования, выведенный на печать из СЭД, обязательно заверяется подписью руководителя СДОУ.
Пример 6. Лист согласования, выведенный из СЭД
А что собой представляет на практике лист согласование по договорам? Где о нем написано?
А что собой представляет на практике лист согласование по договорам? Где о нем написано?
Ответы на вопрос:
Разработанной формы нет, подписывается в свободной форме обеими сторонами договора. Указываются лица, которые согласовали текст и суммы и тех. задание и иные приложения, подпись и дата ( ст 421 ГК РФ)
Марина Петровна! Лист согласования (неважно какая это организация-бюджетная или частная) должен быть утвержден и только тогда применяться в организации. Это некий маршрутный лист, где все этапы согласования договоров сопровождаются заполнением этого листа. В случае наличия возражений на каком-либо этапе, желательно вносить отметку в этот документ. В листе необходимо указать структурное подразделение (отдел), от которого исходит договор; контрагента; предмет договора; исполнителя; а также пометки, возражения и визы сотрудников. Удачи!
Под листом согласования договора следует понимать внутренний документ, который составляется по утвержденной форме, например в положении о договорной работе организации. В него включаются руководители основных подразделений (отделов) для согласования проекта договора, указания замечаний.
Доброго времени Марина Петровна!
Лист согласования договора – это документ, составляющийся уполномоченными лицами договаривающихся сторон, в котором фиксируются замечания и предложения по тексту будущего соглашения. Лист согласования договора, как правило, разрабатывается сотрудниками юридического отдела предприятия (организации) и является составляющей частью Положения о договорной работе. Документ является собой таблицу, в графы которой вручную вносятся замечания и предложения по тексту договора. Преимущество листа согласования состоит в том, что согласование договора можно осуществить без экземпляра, принадлежащего контрагенту, поскольку все замечания и предложения, либо их отсутствие, подтверждаются подписями лиц, внесших их.
Лист согласования применяют с целью избежания ситуаций, когда необходимо доказывать, что соглашение было фактически достигнуто на иных условиях, чем те, о которых утверждает контрагент. Такие ситуации, как правило, возникают, когда сотрудники организации, ответственные за подписание соглашений, стремятся как можно скорее подписать договор, не вникая в его суть. Лист согласования договора должен содержать следующие данные:
предмет согласования. В роли предмета выступает сам договор, дополнительное соглашение к нему, протокол согласования разногласий, протокол намерений и пр.;
полное наименование, а также юридический и фактический адрес контрагента;
фамилия, имя, отчество, должность сотрудника, ответственного за подписание договора, данные об инициаторе договора, наименование и реквизиты его отдела, подпись руководящего лица отдела, проинформированного о заключении соглашения;
дата составления листа согласования;
дата передачи договора на согласование в отделы, персонал которых ответственный за этот процесс, а также сроки, предоставленные каждому из этих отделов согласно Положению о договорной работе;
дата возврата договора исполнителю;
подписи руководителей отделов, ответственны за согласование.
На практике согласование договора осуществляется по определенному порядку: лицо, руководящее заключением договора, согласовывает договор с руководителем своего отдела (или организации в целом, если такого отдела нет). Далее соглашение с листом согласования направляется в юридический отдел, сотрудники которого согласовывают договор со структурами, указанными в листе. Согласованный по всем структурам договор ст. 421 ГК РФ направляется обратно в юридический отдел на регистрацию, затем – исполнителю. Исполнитель, в свою очередь, направляет один экземпляр соглашения контрагенту и он же является ответственным за возврат этого экземпляра, подписанного руководителем или иным уполномоченным лицом контрагента.