какая должна быть печать на приходном кассовом ордере
Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?
Приходный кассовый ордер (ПКО) в 2021 году
ПКО относится к первичным документам бухгалтерского учета и отражает факт поступления денег в кассу.
Формат и требования к заполнению приходного кассового ордера регламентированы постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» от 18.08.1998 № 88. Форму КО-1, которая осталась неизменной и для 2021 года, можно скачать на нашем сайте по ссылке ниже.
Порядок оформления кассовых операций разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Как заполнить приходный кассовый ордер
Текущая форма приходного кассового ордера обязательна к применению, и в операциях с наличными должна использоваться только она.
Ответственность за несоблюдение формы первички раскрывается в материале «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».
Однако формат заполнения приходного кассового ордера согласно постановлению Госкомстата № 88 может быть определен самостоятельно: применяется как заполненная от руки форма, так и другие варианты. В настоящее время все бухгалтерские программы оснащены опцией заполнения таких документов, подобный сервис есть и на специализированных сайтах.
Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У предусматривает возможность оформления ПКО:
Как правильно осуществить оформление приходного кассового ордера (пример)
Для начала необходимо обратить внимание, что приходный кассовый ордер имеет 2-компонентный вид, т. к. содержит сам ПКО и квитанцию. Они оформляются общим экземпляром ПКО за подписью главного бухгалтера (бухгалтера, кассира и директора) и сохраняются в бухгалтерии. Квитанция подписывается аналогично, затем регистрируется в кассовой книге и передается тому, от кого принята наличность.
Электронные ПКО подписываются электронными подписями, а квитанцию бухгалтер может направить вносителю денег на электронную почту (п. 5.1 указания № 3210-У).
Кассир проверяет, есть ли подписи уполномоченных лиц на ПКО, подписи сверяются с образцами, только если документ составлен на бумаге.
Как составить карточку с образцами подписей для кассира, узнайте в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к Готовому решению.
Правила заполнения приходного кассового ордера следующие:
Квитанция к ПКО оформляется по аналогии с приходным кассовым ордером.
Подробнее о квитанции к ПКО читайте в статье «Квитанция к приходному кассовому ордеру — бланк, образец».
С 19.08.2017 в порядке ведения кассовых операций произошли значительные изменения (указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У). Относительно ПКО основное нововведение следующее: кассир может составить общий КО-1 в конце дня на всю сумму в кассе, которую подтверждают фискальные документы (кассовые чеки и БСО онлайн-ККТ).
Образец заполнения ПКО при получении денег от контрагента
Между контрагентами также могут быть осуществлены наличные расчеты при наличии соответствующего договора. В этом случае также применяется приходный кассовый ордер.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Не забывайте об ограничениях расчета наличными между юрлицами — в текущем году это 100 000 руб. в рамках одного договора.
Если поступление денег связано с получением выручки, то одновременно с выдачей ПКО необходимо применение кассового аппарата и оформление кассового чека. Исключением являются лица, освобожденные от применения ККТ.
О том, какие изменения произошли в работе с денежной наличностью в связи с внесением изменений в закон о ККТ, читайте в материале «Как вести учет денег при использовании онлайн-кассы?».
Заполнение полей следующее:
Данные в квитанции к ПКО будут аналогичными.
Квитанцию выдайте контрагенту. К ней прикрепите кассовый чек или БСО, распечатанные с использованием онлайн-ККМ.
ВАЖНО! Квитанция к приходному ордеру не может заменить БСО, выдаваемые клиентам физ-лицам.
Итоги
Приходный кассовый ордер следует оформлять по каждому расчету наличными. Заполнение ПКО было детально рассмотрено в статье, что позволит избежать проблем при его оформлении.
Приходный кассовый ордер
Оформление приходно-кассового ордера – важный элемент кассовой дисциплины. Он заполняется при поступлении наличности в кассу фирмы и всегда идет в связке с квитанцией.
Приходно-кассовый ордер может оформляться абсолютно в любых ситуациях: когда деньги поступают от учредителя, при возмещении ущерба, нанесенного сотрудниками предприятия, от реализации имущества фирмы, в качестве оплаты за товар от покупателя и т.д.
С 2014 года оформление приходно-кассовых ордеров, в связи с упрощением порядка ведения кассы в организациях, перестало быть обязательным, там не менее до сих пор этот документ имеет широкое распространение.
Правила оформления приходно–кассового ордера
Унифицированного образца приходно-кассового ордера нет, поэтому каждое предприятие может разработать его форму по своему усмотрению или воспользоваться шаблоном. В последние годы распространено явление, когда предприятие, самостоятельно разработав бланк ПКО, печатают его в типографии и бухгалтеры затем заполняют его вручную. Не менее часто встречаются ситуации, когда бланк заполняется прямо на компьютере, а затем распечатывается на принтере. Таким образом, оформлять ордер можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в любом случае, он должен содержать «живые» подписи.
Подписывается документ специалистом отдела бухгалтерии или уполномоченным сотрудником, а также кассиром. Заверять бланк печатью необязательно, так как с 2016 года юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели имеют право не использовать в своей работе печати и штампы.
Документ оформляется в единственном экземпляре и хранится в бухгалтерии.
Следует отметить, что заполнение карандашом, ровно как помарки, ошибки и исправления в приходно-кассовом ордере недопустимы – этого следует избегать, в крайнем случае, лучше документ переоформить.
После заполнения приходно-кассовый ордер необходимо зарегистрировать в журнале внутренней регистрации приходных и расходных ордеров, а квитанцию, оторвать по пунктирной линии разреза и отдать человеку, внесшему в кассу деньги.
Инструкция по заполнению приходно-кассового ордера
Стандартный бланк приходно-кассового ордера условно можно разделить на две части.
Часть первая
Первая включает в себя наименование организации с указанием ее организационно-правого статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурное подразделение, которое его выписывает (заполняется по необходимости, можно поставить прочерк). Также здесь нужно указать код организации по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций) – найти его можно в учредительных документах организации.
Далее, чуть ниже, напротив наименования документа в соответствующей ячейке следует написать его номер по внутреннему документообороту, а именно — журналу регистрации приходников и расходников (нумерация приходных ордеров должна быть непрерывной), а также дату его заполнения.
Часть вторая
Вторая часть приходно-кассового ордера является основной и включается в себя сведения, касающиеся непосредственно финансового поступления.
В заключение под документом нужно поставить подписи главного бухгалтера и кассира, принявшего деньги. Квитанция заполняется абсолютно аналогично и затем отрывается по линии разреза и передается на руки лицу, передавшему деньги.
Какой порядок оформления кассовых документов?
Оформление первичных кассовых документов
Все мы знаем, что с 01.01.2013 организации получили право разрабатывать собственные формы первичной учетной документации (подробнее об этом — «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения»).
Однако это не касается первичных кассовых документов, которые и сейчас продолжают составляться по утвержденным унифицированным формам (см. информацию Минфина России № ПЗ-10/2012).
В настоящее время порядок оформления кассовых документов регулируется:
Важно! С 30.11.2020 в порядок ведения кассовых операций внесены изменения. Обо всех нововведениях в сфере регулирования кассовой дисциплины вы можете прочесть здесь.
Заполнение кассовых документов
Составляет и заполняет кассовые документы сотрудник, на которого возложена данная обязанность. Это может быть бухгалтер, главный бухгалтер, кассир. Если в штате нет бухгалтерских работников, этим занимается сам руководитель или ИП.
Заполнять кассовые документы можно несколькими способами (п. 4.7 указания № 3210-У):
В первых 2 случаях документы подписываются собственноручными подписями уполномоченных лиц. Электронный же документ может подписать электронной подписью не только тот, кто его сформировал, но и получатель денежных средств – в случае оформления расходного кассового ордера. А если сотрудник формирует электронный приходный кассовый ордер, то квитанция такого документа может быть направлена вносителю денежных средств по электронной почте (п. 5.1 указания № 3210-У).
Как правильно оформлять кассовые операции, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.
Правила нумерации кассовых документов
Нормативные акты, регулирующие оформление кассовых документов, не содержат специальных требований к порядку их нумерации. Следовательно, разработать правила присвоения номеров можно самостоятельно, указав их в локальном акте по документообороту.
При этом допускается использовать дробную нумерацию, цифровые, буквенные или комбинированные индексы и другие удобные варианты — главное, чтобы соблюдалась хронологическая последовательность. Кстати, порядок возобновления хронологии тоже можно выбрать свой. Например, при большом количестве документов начинать нумерацию с первого номера можно ежедневно. Если же ордеров мало, то возможна сквозная нумерация на протяжении всего года. Закрепите выбранный порядок нумерации кассовых документов в положении о кассе или учетной политике.
Печать на кассовых документах
Как обязательный реквизит печать предусмотрена на таких кассовых документах, как:
Поскольку печать содержат унифицированные формы этих документов, обязательные к применению, проставлять ее целесообразно даже в том случае, если вы официально от нее отказались. Она обезопасит вас от возможных претензий при проверке. Однако это не обязательно должна быть круглая печать организации, ее вполне можно заменить печатью для кассовых документов или специальным штампом.
В другой кассовой первичке, в том числе расходном ордере, Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и Книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств, печать необязательна.
Итоги
Заполнение кассовых документов – строго регламентированная процедура. Кассовые документы могут быть бумажными, а могут формироваться в электронном виде, но тогда и подписываться они должны электронной подписью.
Подробнее о порядке ведения кассовых операций, в том числе с учетом перехода большинства налогоплательщиков на онлайн-ККТ, читайте в рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ».
Имеет ли юридическую силу квитанция приходного кассового ордера, если в ней поставлена половина печати (то есть вторая половина попала на сторону самого приходного ордера и была отрезана при выдаче квитанции покупателю)? Можно ли будет в спорной ситуации в суде предъявить такой документ, как доказательство оплаты аванса по договору?
По своей сути, приходный кассовый ордер является первичным документом по учету наличных денег в кассе организации, в котором указывается информация, необходимая для ведения аналитического учета: от кого и на каком основании приняты деньги.
В силу ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Таким образом, с 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. С указанной даты каждая организация (ИП) самостоятельно разрабатывает и утверждает их в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций»).
Указаниями N 88 также определено, что квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе. В форме N КО-1 реквизит «М.П.» также располагается именно на квитанции к ПКО.
Здесь же отметим, что вариант отражения на каком-либо документе половины оттиска печати в принципе не предусмотрен ни одним нормативно-правовым актом РФ. Дело в том, что согласно нормам ГК РФ печать является одним из средств индивидуализации юридическог
Как было сказано, ПКО является первичным документом. Конкретный, закрытый перечень обязательных реквизитов любого первичного учетного документа приведен в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Такой реквизит, как оттиск печати, в данном перечне не поименован. Это означает, что проставление рассматриваемого реквизита на каком-либо первичном документе не является обязательным. Однако ПКО необходимо составлять только по унифицированной форме, а унифицированная форма квитанции к ПКО предусматривает реквизит «М.П.», кроме того, обязанность заверять квитанции к ПКО прямо установлена Указанием N 3210-У.
В связи с этим мы считаем, что квитанция к ПКО, заверенная фрагментом (половиной) печати, являются первичным документами, составленными с нарушением. Что, в свою очередь, влечет за собой различные риски, связанные с признанием законной силы такого документа. Например, возможны такие негативные последствия, как отказ налогового органа признать квитанцию к ПКО с половиной печати документом, подтверждающим налогооблагаемые расходы организации, или отказ продавца признать поступление наличных денежных средств за проданный товар и т.д. В таких ситуациях доказывать свою правоту обладателю данного документа придется в судебном порядке.
Безусловно, квитанция к ПКО, составленная с нарушением: с фрагментом печати или даже вовсе без печати, может быть принята судом в качестве доказательства, подтверждающего реальность хозяйственной операции, ставшей предметом спора. Однако нужно понимать, что при рассмотрении того или иного дела суды рассматривают представленные сторонами доказательства в их совокупности и взаимной связи. Наличие неверно оформленной квитанции к ПКО может послужить дополнительным аргументом в пользу подтверждения правоты ответчика (или истца), но безусловным доказательством, однозначно свидетельствующим о реальности сделки, являться не будет.
Приведем несколько примеров арбитражной практики, связанной с неверным отражением оттиска печати на квитанции к ПКО.
В постановлении ФАС Московского округа от 30.07.2009 N КА-А40/6945-09 судьи пришли к выводу, что «отсутствие на отдельных квитанциях номера, наличие одной подписи вместо двух, наличие прямоугольного штампа вместо круглого, читаемый оттиск половины печати не препятствуют налоговому контролю и не свидетельствуют об отсутствии документального подтверждения расходов». Подобный вывод сделан и в постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.04.2009 N 09АП-3758/2009.
А в постановлении апелляционного определения СК по гражданским делам Свердловского областного суда от 10.04.2014 по делу N 33-4373/2014 судьи напротив посчитали, что имеющиеся на представленных ответчиком квитанциях к приходным кассовым ордерам фрагменты оттиска круглой печати (размер которых на некоторых квитанциях составляет менее половины размера печати) не позволяют отождествить их с печатью ЗАО «. «, в связи с чем невозможно достоверно установить, что данные доказательства исходят от этого юридического лица.
В постановлении Десятого арбитражного апелляционного суда от 17.12.2013 N 10АП-11198/13, оценив в совокупности все имеющиеся в материалах дела доказательства, принимая во внимание «указание в квитанции к приходному кассовому ордеру N 124 от 31 июля 2012 г. и в приходном кассовом ордере разных договоров купли-продажи; отсутствие фрагмента печати ЗАО «И.Т.И.&
quot; на корешке квитанции при том, что не представлен сам корешок квитанции N 124 от 31.07.2012 г.; отсутствие надлежащим образом оформленных кассовых документов ЗАО «И.Т.И.» за июль 2012 года (кассовой книги, журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов), арбитражный апелляционный суд пришел к выводу о том, что денежные средства в сумме 58 659 рублей 39 копеек в кассу ЗАО «Предприятие «И.Т.И.» по поставке информации, технологи, инжиниринга и оборудования» от Дащенко Евгения Викторовича по договору купли-продажи N 31/07/12 от 31 июля 2012 фактически не поступали».
Схожие выводы сделаны судом в постановлении Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 07.08.2014 N 14АП-3648/14: «в рассматриваемом случае оригинал квитанции к приходному кассовому ордеру ООО «Антарес» от 19.11.2012 не содержит подписей главного бухгалтера и кассира ООО «Антарес», а имеющийся на данном документе фрагмент оттиска печати не позволяет сделать достоверный вывод о ее принадлежности ООО «Антарес». При изложенных обстоятельствах представляется верным вывод суда первой инстанции о том, что указанный документ не подтверждает факт уплаты ответчиком денежных средств в кассу истца».
В то же время в постановлении Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 15.10.2014 N 11АП-13111/14 суд отклонил доводы апелляционной жалобы об отсутствии, в частности, печати в приходных кассовых ордерах в силу того, что такой реквизит, как печать, не является обязательным реквизитом первичного учетного документа, так как в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ данный реквизит не поименован.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Королева Елена
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Кассовые операции: как оформить приходные и расходные документы, порядок обслуживания физических лиц, учет денежных средств
Уделим внимание одному из ключевых элементов учета деятельности предприятия. Разберем, что такое кассовые операции (КО), каких видов они бывают и как их оформлять. Приведем образцы заполнения РКО, ПКО и других бумаг, чтобы вы понимали, как правильно работать.
Это актуально для любого экономического субъекта, через которого проходит наличность. Он обязан использовать онлайн-ККТ, причем строго по актуальным нормативам, которые периодически обновляются.
Важные изменения закона
Последние из них проведены 19 августа 2017 года. Это было редактирование указаний ЦБ РФ 3210-У от 11 апреля 2014. Посмотрим, к чему они сведены, что наглядно показывает следующая таблица:
ПКО и РКО снова заполняют после соответствующих кассовых операций, руководствуясь фискальными документами согласно 27 абзацу статьи 1,1 ФЗ № 54 от 22 мая 2003.
Когда ПКО составляется в электронном виде, вноситель средств вправе затребовать еще и квитанцию – на указанный им email.
Проверка на предмет наличия подписей всех ответственных лиц осуществляется при заполнении бланка в бумажном виде.
Получатель наличных должен поставить цифровую подпись, если РКО проводится в режиме онлайн.
Если подотчетное лицо действует по приказу, нет необходимости составлять отдельное заявление.
П 6.3 – утрата силы абзаца № 3
Аванс допустимо выдавать даже тогда, когда предыдущий долг еще не погашен.
Последняя редакция указаний 3210-У привела к серьезному изменению дисциплины.
Порядок планирования операций с наличностью и их ведения
Любая компания должна прозрачно отражать движение средств, чтобы избежать проблем с налоговой и другими инспекциями. Для этого ей достаточно действовать по следующей схеме:
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Унифицированные бланки
Согласно постановлению № 88 Госкомстата РФ от 18 августа 1998, регламентирующему оформление документов по кассовым операциям, это:
Зная их реквизиты, вы существенно упростите и убыстрите составление деловых бумаг. Также есть необязательные, и в их числе:
Учреждение может не использовать именно унифицированные бланки, а разработать свои, отвечающие актуальным стандартам, но оно в любом случае должно своевременно заполнять обязательные бумаги и предъявлять их по требованию проверяющих органов.
Пакет и правила оформления кассовых документов в бухгалтерии
Все, что утверждено в уже упомянутом постановлении № 88, также внесено в Общероссийский классификатор ОК 011-93. Нюансы мы рассмотрим ниже, но сначала отметим, что для ИП есть определенные исключения.
Так, индивидуальные предприниматели не обязаны составлять ПКО и РКО – об этом ясно говорит НК РФ, – но могут их заполнять по желанию, для своего удобства. И практика показывает, что это стоит делать – для лучшего контроля перемещения финансов в пределах компании. В таком случае им следует соблюдать те же нормы, которые установлены ЦБ РФ и актуальны для организаций других ОПФ.
Теперь подробнее рассмотрим конкретные унифицированные бланки.
Кассовая (КК) и ее виды
Если приходные и расходные операции отражают движение средств, то она помогает их фиксировать и систематизировать. По ОКУД ее код 0310004, ее допустимо вести в одном из двух вариантов – ниже их особенности.
Бумажная
Каждый ее лист должен быть пронумерован главбухом предприятия, причем до начала заполнения. На бумаге, которая скрепляет ее страницы, обязаны стоять подписи директора компании и все того же главного бухгалтера, а в ситуации с ИП еще и печать фирмы.
Электронная
Важно, чтобы она не только отражала транзакции и факты их сохранения, но и была надежно защищена от стороннего доступа и подделки данных. Поэтому каждую внесенную в нее запись ответственным лицам необходимо заверять своими цифровыми подписями (ЭЦП).
Оформление денежных и кассовых документов должно осуществляться и на физическом носителе. Поэтому главе фирмы следует принять решение о том, с какой периодичностью распечатывать ее листы. Промежуток допускается любой, но обычно используют 4 вариант: единожды в день, неделю, месяц и, соответственно, квартал.
Полученные в итоге бумаги подшиваются в специально предназначенную папку – чтобы полностью собрать годовую КК. Это необязательно делать лишь ИП, но индивидуальный предприниматель все равно должен периодически проверять, ставят ли его подчиненные свои ЭЦП там, где необходимо. Данных реквизитов может не быть только в том случае, если за сутки не проведено ни одной транзакции – тогда нужно просто продублировать предыдущий размер остатка.
Как оформить КК
Общий порядок ее ведения следующий:
Нумерацией обязаны обладать обе версии КК, а не только бумажная. В электронном варианте страницы отсчитываются автоматически – их хронологически проставляет программа.
Забота о ведении и сохранности книги ложится на плечи главного бухгалтера. Если его временно нет на месте – в связи с отпуском, командировкой, больничным или по другой причине, – эта обязанность переходит к директору. Если он отсутствует как штатная единица – тоже к руководителю.
К приходным кассовым операциям относятся все поступления наличных – вот их и фиксирует данный ордер, подтверждая, что ответственное лицо получило деньги, и отражая происходящие в течение рабочего дня дебетовые процессы. По ОКУД он обладает номером 0310001. Должен содержать 4 обязательных элемента:
Составлять его можно и в бумажном, и в электронном варианте, как удобнее. Но сдавать его необходимо строго в чистовом виде – любые помарки, опечатки, ошибки, исправления или корректировки недопустимы.
К расходным кассовым операциям относятся все списания наличных с баланса фирмы – их данный ордер и фиксирует. Его цель – показать изменения и помочь легально их провести. По ОКУД он обладает номером 0310002.
Выдавая наличность, работник обязан спросить подтверждение личности и проверить расписку у покупателя, причем:
Реквизиты вносит ответственное лицо, но заверяет только главбух, а глава фирмы ставит свою подпись. Обязательные элементы у этого бланка те же, что и у ПКО.
Книга учета денежных средств
Она является ответом на вопрос о том, какими документами оформляются кассовые операции между подчиненными и старшим кассиром. Последний ее и ведет, хотя в небольшой компании ее наличие не является обязательным. Но по ОКУД она обладает номером 0310005, а заполнять ее нужно по следующей простой схеме:
Обычно сдача осуществляется в специальных конвертах, на обороте которых работники указывают точные суммы. Ответственность за контроль и сверку информации лежит на главбухе, хотя он вправе перепоручить ее кому-то еще, но с разрешения вышестоящего руководства. ИП может решать эту задачу лично или доверить ее какому-нибудь ответственному специалисту.
Расчетно-платежная ведомость
Помогает упростить документальное оформление и порядок ведения, учет кассовых операций. Отражает такие показатели каждой штатной единицы:
По ОКУД она обладает номером 0310009. Предназначена для внутреннего пользования, поэтому составляется в единственном экземпляре, главбухом. Должна давать представление не только о зарплате, но и о премиях, надбавках, штрафах, соцвыплатах.
Создается следующим образом:
Платежная ведомость
Помогает соблюдать порядок оформления кассовых документов и перечисления средств персоналу. По ОКУД обладает номером 0301011. Составляется по той же схеме, что и предыдущая. За нее ответственен главный бухгалтер, а в случае его временного или постоянного отсутствия – руководитель организации. Сдавать ее следует без помарок, ошибок, неточностей и правок.
Актуальные бланки
С переходом на онлайн-ККТ были упразднены многие, но не все бумаги. Те, что остались, удобны, так как унифицированы и упрощают создание отчетности при выдаче финансов на командировки, закупку сырья и прочие расходы.
Образец РКО
Помогает отразить затраты на любые нужды.
Пример ПКО
Позволяет зафиксировать поступления – как от банка или контрагентов, так и от сотрудников предприятия.
Фискальные документы
Они несколько расширяют понятие кассовых операций: это те бланки и чеки, которые ККТ создает в соответствии с форматом, утвержденным ФЗ № 54. К ним относят:
Рабочий день поделен на смены, каждая из которых не может длиться более 24 часов (иначе реквизиты просто не будут правильно вписываться, что приведет к появлению ошибок оборудования). Это единственное ограничение, накладываемое Федеральным Законом № 54, других не предусмотрено.
Отчет о закрытии смены
Обязательный документ при стандартном порядке кассового обслуживания физических лиц, так как является основанием для оформления ПКО, одного или нескольких, и записи в КК. В нем приводятся все данные о поступлениях, по которым осуществляются проводки о полном или частичном погашении при реализации продукции или сервисов, а также о предоплате.
Использование ККМ в 2021 году
Есть те компании, которые вправе их не применять. Обычно это организации, расположенные в сельской или труднодоступной местности, продающие религиозные предметы, оказывающие услуги в области образования, спорта, физкультуры, творчества, предоставления парковки, коммунальщики. Полный их список приведен в ФЗ № 54.
Остальные же юрлица обязаны подключать онлайн-ККТ для ведения деятельности, разбираться в нюансах оформления первичных документов по кассе, а также:
Все передаваемые данные следует подтверждать усиленной квалифицированной ЭЦП, убеждаясь, что ИНФС ее получила и разместила квитанцию о приеме. На физическом носителе подача тоже возможна – его следует направлять в налоговую.
Что делать, если ККМ неисправна
При массовых сбоях разрешено осуществлять продажи без задействования контрольных машин. Если после восстановления работоспособности вы создадите коррекционный чек (КЧ), никаких санкций наложено не будет.
Когда же из строя выйдет единственный аппарат, придется выдавать каждому покупателю бумажное подтверждение оплаты, а при нормализации ситуации:
Чтобы обезопасить свое предприятие от поломок, допустимо купить запасную ККТ.
Проверки ФНС
Если раньше учет кассовых операций и денежных документов контролировали банки, то теперь этим занимается налоговая. Она устраивает выездную комиссию и выясняет:
Ответственность за допущенные нарушения
Согласно КоАП РФ, она заключается в наложении административного штрафа в размере:
Общая организация при ведении кассовых операций
Правильная дисциплина обязательна к выполнению. И ЦБ РФ устанавливает, по какой схеме она должна быть реализована, с помощью указаний № 3210-У. В соответствии с ними нужно последовательно уделять внимание ряду ключевых моментов – рассмотрим их.
Лимит остатка
Прежде чем проводить транзакции, следует определить, какая максимальная сумма может оставаться на хранении на момент закрытия смены. Ее можно задать самостоятельно, выбрав по размеру запланированных валютных потоков и подтвердив приказом. Для филиалов и независимых подразделений эти пределы определяются отдельно, после чего подсчитывается общий.
Собирать деньги сверх этой цифры запрещено, кроме случаев работы в праздники (выходные) или дней выдачи зарплат, премий, пособий.
Расчетные виды кассовых операций
Осуществляются уполномоченным работником, назначенным приказом и знающим свои должностные инструкции (обязан подтвердить это подписью). При большом объеме задач таких сотрудников может быть несколько, при малом допустимо, чтобы подобные вопросы решал директор предприятия, а бухгалтерию разрешено поручить аутсорсерам.
Все транзакции должны быть зафиксированы с помощью РКО и ПКО, в КК, ведомостях и других обязательных бумагах, утвержденных Госкомстатом и направляемых на проверку как на физическом носителе, так и в электронном варианте.
Выдача разменной монеты
В начале и конце смены не должно быть вообще никакого остатка. Поэтому на старте рабочего дня старший из ответственных сотрудников оформляет РКО на соответствующую сумму и проводит его через КК, а в конце – ПКО с возвратом всех неиспользованных средств, вплоть до копейки.