какая должна быть температура в архиве для хранения документов
Какая должна быть температура в архиве для хранения документов
4.3. Режимы хранения документов
Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.
4.3.1. Световой режим
4.3.1.1. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.
4.3.1.2. Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным.
4.3.1.3. Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т.п.
4.3.1.4. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.
4.3.2. Температурно-влажностный режим
4.3.2.4. Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.
4.3.3. Санитарно-гигиенический режим
4.3.3.1. Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.
4.3.3.2. В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.
4.3.3.3. Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.
4.3.3.4. В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.
4.3.3.5. В помещениях хранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т.п.).
4.3.3.6. Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.
При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.
4.3.3.7. При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать на документы.
4.3.4. Охранный режим
4.3.4.2. Охранный режим распространяется также на помещения, в которых временно хранятся архивные документы и материальные ценности архива (читальный, выставочный залы, лаборатории и т.п.).
Какая должна быть температура в архиве для хранения документов
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
System of standards on information, librarianship and publishing.
Document conservation. General requirements
Дата введения 2003-01-01
1 РАЗРАБОТАН Российской национальной библиотекой, Российской государственной библиотекой, Научной библиотекой Российского государственного гуманитарного университета и Межгосударственным техническим комитетом по стандартизации МТК 191 “Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело”
ВНЕСЕН Госстандартом России
2 ПРИНЯТ Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол N 2 от 5 марта 2002 г., по переписке)
За принятие проголосовали:
Наименование национального органа по стандартизации
Госстандарт Республики Беларусь
Госстандарт Республики Казахстан
3 Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 5 июня 2002 г. N 232-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 7.50-2002 введен в действие непосредственно в качестве государственного стандарта Российской Федерации с 1 января 2003 г.
ВНЕСЕНА поправка, опубликованная в ИУС N 11, 2002 год
Поправка внесена изготовителем базы данных
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает общие требования к консервации документов, в том числе к режиму хранения, технологическим процессам стабилизации, реставрации, изготовлению копий и используемым при этом материалам.
Настоящий стандарт распространяется на документы, выполненные на бумаге, коже, пергамене.
Стандарт предназначен для библиотек всех типов и органов научно-технической информации.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:
3 Общие положения
3.1 Консервация документов обеспечивает их сохранность посредством режима хранения, стабилизации, реставрации и изготовления копий.
3.2 Консервацию документов выполняют, устанавливая приоритеты в соответствии с уникальностью, историко-культурной значимостью, состоянием и частотой использования документов.
3.3 Консервацию документов выполняют лица, имеющие специальную подготовку.
4 Режим хранения документов
4.1 Режим хранения документов обеспечивает поддержание нормативных параметров светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов (приложения А-Г).
4.2.1 Документы хранят в темноте или при освещении рассеянным светом. Не допускается освещение документов прямыми солнечными лучами.
4.2.3 Источники света должны обеспечивать оптическое излучение с длиной волны не менее 400 и не более 760 нм.
4.2.4 Соблюдение норм по 4.2.1-4.2.3 обеспечивают использованием светильников в закрытом исполнении и применением светозащитных устройств различных типов.
4.2.5 Для освещения следует использовать лампы с фильтром, защищающим от ультрафиолетового излучения и поглощающим тепло, или волоконно-оптические системы освещения.
4.2.6 Расстояние от светильников до поверхности документов не менее 0,5 м.
4.2.7 Конструкция светильников должна быть пожаробезопасной и предохранять лампы от выпадения и механического повреждения.
4.2.8 При экспонировании не допускается устанавливать световые приборы внутри витрин. В отсутствие посетителей витрины закрывают светонепроницаемыми шторами.
4.2.9 Для освещения двух соседних стандартных книжных стеллажей устанавливают отдельный выключатель.
4.2.10 Перед входом в помещение для хранения документов устанавливают выключатель с индикатором, показывающим, что все источники освещения и электрооборудование отключены.
4.3 Температурно-влажностный режим
4.3.1 В хранилище должна осуществляться свободная циркуляция воздуха, исключающая образование застойных зон.
4.3.4 В помещениях, приспособленных под хранилища, но не оборудованных системами кондиционирования воздуха или приточно-вытяжной вентиляцией, температуру и влажность воздуха нормализуют рациональным проветриванием, отоплением и применением технических средств, руководствуясь показаниями контрольно-измерительных приборов.
4.3.6 Измерительные приборы размещают в главных проходах в каждой комнате и на каждом ярусе, вдали от отопительных и вентиляционных систем на расстоянии (1,4±0,1) м от пола.
4.3.7 Закрытые шкафы и сейфы для хранения документов проветривают не реже одного раза в неделю.
4.3.8 Документы, перемещаемые из одного помещения в другое с отличающимися параметрами температуры и влажности, проходят акклиматизацию.
4.3.9 Измерительные приборы поверяют в соответствии с техническими требованиями к ним.
4.4 Санитарно-гигиенический режим
4.4.1 Концентрация вредных примесей в воздухе помещений для хранения документов должна соответствовать санитарным нормам, приведенным в таблице 1.
Требования к помещению архива организации
Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в удовлетворительном физическом состоянии (Правила № 24 от 2 марта 2020 г.).
В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации в первую очередь включаются предоставление помещения для размещения архивных документов и обеспечение нормативных условий хранения документов.
Архив организации должен быть размещен в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или в отдельных помещениях здания. Не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях (Правила № 24 от 2 марта 2020 г.).
Под обеспечением нормативных условий хранения документов понимаются :
1) Оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов.
2) Оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией и соблюдение противопожарного режима.
Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив организации, и в архивохранилищах устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами РФ в области пожарной безопасности.
3) Соблюдение охранного режима.
Охранный режим обеспечивается путем оборудования архивохранилищ, а также других помещений, где постоянно или временно хранятся архивные документы, средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, и соблюдением порядка сдачи под охрану и снятия с охраны, установленного руководителем организации.
В случае выдачи архивных документов во временное пользование по запросам государственных органов, органов местного самоуправления и организаций вынос из здания архива или здания организации архивных документов разрешается только по специальным пропускам;
4) Создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.
Архивные документы следует хранить в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.
Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.
Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.
Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны выделять агрессивные химические вещества и быть источником пыли.
Помещения архива организации должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли. В помещениях архивохранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.
Какая должна быть температура в архиве для хранения документов
регистрационный N 58396
УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Федерального
архивного агентства
от 2 марта 2020 года N 24
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях
I. Основные положения
1.5. Архив в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, представляет в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела:
учетные сведения об объемах архивных документов, хранящихся непосредственно в архиве, и в источниках его комплектования ;
статистическую информацию о результатах деятельности по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов.
II. Организация хранения документов в архиве
2.2. Архивный фонд формируется из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности (жизнедеятельности) соответствующего государственного органа, органа местного самоуправления, организации, гражданина, семьи, рода.
2.3. В целях рациональности хранения, комплектования, учета и использования архивных документов допускается формирование:
2.4. Использование нефондовой организации архивных документов допускается только в отношении аудиовизуальных документов.
2.5. Фондовая принадлежность архивных документов архивного фонда, объединенного архивного фонда или архивной коллекции может быть изменена (произведено перефондирование) в случае обнаружения ошибок при их первоначальном фондировании.
Исторически сложившаяся архивная коллекция перефондированию не подлежит.
2.6. Документы, являющиеся входящими, относятся к архивному фонду того фондообразователя, который их получил.
Документы, являющиеся исходящими копиями (отпусками), относятся к архивному фонду фондообразователя, который является их создателем.
Документы внутреннего обращения относятся к архивному фонду фондообразователя, в котором они созданы.
2.7. В случае реорганизации или ликвидации организации законченные делопроизводством дела включаются в ее архивный фонд, незаконченные дела, переданные для окончания делопроизводством в организацию-правопреемник, включаются в архивный фонд последними.
2.8. В архивный фонд организации, кроме документов, образовавшихся в процессе деятельности (жизнедеятельности) организации, включаются архивные документы:
представительств, филиалов, иных обособленных подразделений организации;
коллегиальных органов организации;
созданные при организации профсоюзных организаций, осуществляющих деятельность до вступления в силу Федерального закона от 19 мая 1995 г. N 82-ФЗ “Об общественных объединениях” ;
Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 20, ст.2231; 2017, N 52, ст.7927.
назначенной в организации ликвидационной комиссии (ликвидатора).
2.9. При наличии на хранении в архиве архивного фонда организации новый архивный фонд создается в случаях:
изменения профиля ее деятельности;
изменения формы собственности ее имущества.
Из архивных документов государственной или муниципальной организации, подвергшейся преобразованию с изменением формы собственности ее имущества, и архивных документов вновь созданной организации-правопреемника допускается формирование объединенного архивного фонда в случае передачи архивных документов организации-правопреемника в государственную или муниципальную собственность.
III. Требования к зданию и помещениям архива
Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения здания архива должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение технологий архивных работ, а также оптимальное взаимодействие подразделений архива. К помещениям основного назначения относятся:
рабочие помещения работников архива;
помещения для приема и временного хранения, для адаптации архивных документов к новым условиям хранения после их перемещения (акклиматизации);
помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;
помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;
помещения для копирования и фотореставрации архивных документов, обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов;
помещения для хранения учетных документов;
помещения для экспонирования архивных документов (выставочный зал).
Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленном под архив здании должны быть изолированы от остальных его помещений.
Не допускается размещение архива:
в зданиях, в которых расположены предприятия общественного питания, готовящие горячую пищу, продуктовые магазины и (или) склады, организации, хранящие и (или) применяющие пожароопасные и агрессивные химические вещества;
в ветхих строениях, деревянных постройках, помещениях с относительной влажностью воздуха более 55% и с печным отоплением;
в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли, за исключением хранилищ (помещений), обеспечивающих защиту от проникновения в них грунтовых, талых и паводковых вод.
3.3. Архивохранилище должно:
быть отделено от других помещений архива огнеупорными стенами и перекрытиями;
быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов;
Какая должна быть температура в архиве для хранения документов
от 20 сентября 2011 года N 06-12
Методические рекомендации по оборудованию помещений для хранения оконченных исполнительных производств и организации работы с хранящимися документами
I. Общие положения
1.4. Для обеспечения сохранности документов в архиве проводится комплекс работ, включающий:
создание оптимальных условий хранения документов;
размещение документов в хранилище и их топографирование;
соблюдение порядка выдачи дел из архива;
учет документов, проверку их наличия и состояния;
обеспечение физико-химической сохранности документов.
1.5. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:
предоставлением для архива помещения и проведением его планово-предупредительного ремонта;
оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;
применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, коробок, сейфов, шкафов и т.д.);
созданием оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно-гигиенических мероприятий.
II. Создание оптимальных условий хранения документов
2.1. Требования к помещению архива
2.1.1. Для архива в административном здании (служебном помещении) отдела судебных приставов выделяется приспособленное отдельное служебное помещение (отдельная изолированная комната), используемое только по прямому назначению.
Использование помещения архива в иных целях, в том числе размещение и хранение в нем постороннего имущества и оборудования, недопустимо.
Помещение архива должно быть удалено от помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не должно иметь общих с ними вентиляционных каналов.
2.1.2. В помещении архива должна быть обеспечена пожарная безопасность, исключена опасность затопления.
По пожарной опасности помещение архива относится к категории “В” (пожароопасные), поэтому должно размещаться в здании не ниже второй степени огнестойкости (здания с несущими и ограждающими конструкциями из естественных и искусственных каменных материалов, бетона, железобетона с применением листовых и плитных негорючих материалов).
Электропроводка в помещении архива прокладывается скрытая и оснащается индивидуальным отключающим рубильником (электроавтоматом). Осветительная арматура применяется полугерметичная с использованием светильников закрытого исполнения. Электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения и устанавливаются только вне помещения архива. В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.
В помещении архива не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище.
2.1.3. Помещение архива оборудуется средствами защиты от несанкционированного доступа и взлома:
металлической входной дверью (дверью, полотно которой обито стальным листом изнутри и теплоизолирующим материалом снаружи), оснащенной двумя механическими несамозащелкивающимися замками, устойчивыми к разрушающим и неразрушающим способам вскрытия, и устройством для опечатывания двери;
распашными металлическими решетками с замками для защиты оконных проемов, при расположении архива на первом или последнем этажах здания.
Комиссия проверяет исправность технического оснащения помещения архива и состояние температурно-влажностного режима в нем. Результаты проверки оформляются актом. Акт утверждается руководителем территориального органа ФССП России.
В дальнейшем комиссионная проверка помещения архива проводится не реже одного раза в 5 лет.
2.2. Противопожарное оборудование помещения архива
2.2.1. Основным противопожарным оборудованием помещения архива являются переносные углекислотные огнетушители, которые устанавливаются из расчета не менее одного на 50 кв.м площади, но не менее двух на помещение.
Помещение архива также оборудуется противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках. Каждый кран должен иметь пожарный рукав протяженностью до крайней точки помещения архива.
2.2.2. Помещение архива оборудуется пожарной сигнализацией.
2.2.3. На внутренней стороне входной двери архива вывешиваются инструкция о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета и план эвакуации документов на случай пожара.
В пожарный расчет включается не менее трех сотрудников отдела судебных приставов, включая ответственного за архив, с которыми периодически, но не реже одного раза в квартал, проводятся занятия по мерам пожарной безопасности, правилам пользования противопожарным инвентарем и практическим действиям во время пожара.
2.2.4. В помещении архива запрещаются:
применение электронагревательных приборов;
хранение легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.
2.3. Обеспечение температурно-влажностного и светового режима
В помещении архива с нерегулируемым климатом рекомендуется проводить проветривание, а также устанавливать дополнительные источники увлажнения воздуха или приборы для просушивания помещения.
2.3.2. Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем измерения климатических параметров воздуха не реже двух раз в неделю в одно и то же время. Показания приборов фиксируются в регистрационных журналах (приложение N 1*).
* Текст приложения N 1 в “Бюллетене Федеральной службы судебных приставов”
Контрольно-измерительные приборы (термометр, гигрометр) устанавливаются вдали от отопительных и вентиляционных систем на один контрольный щиток на расстоянии 1,4 м от пола.
2.3.3. Освещение в помещении архива может быть естественным и искусственным.
Не допускается освещение документов прямым солнечным светом.
Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках (папках, связках), применением на окнах светорассеивателей (жалюзи) или защитных фильтров.
В качестве источников искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью или люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра излучения.
2.4. Обеспечение санитарно-гигиенического режима
2.4.1. Помещение архива должно содержаться в чистоте, исключающей возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли (не более 0,15 мг/куб.м).
Запрещается хранение в помещении архива продуктов питания.
2.4.2. Для защиты документов от пыли необходимо:
обеспечить максимально возможную герметичность помещения архива, по возможности использовать в помещении архива устройства очистки воздуха от пыли;
не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, стеллажей с помощью электропылесоса или увлажненных тампонов;
не реже двух раз в месяц проводить влажную уборку в помещении архива с протиранием подоконников, плинтусов и полов.
III. Требования к размещению оборудования в помещении архива
3.1. Помещение архива оборудуется стационарными металлическими стеллажами (приложение N 2*). Допускается применение деревянных стеллажей при условии обработки их огнезащитными составами.
* Текст приложения N 2 в “Бюллетене Федеральной службы судебных приставов”
3.2. Стеллажи в помещении архива устанавливаются с соблюдением следующего порядка их размещения:
Стеллажи следует устанавливать перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы, так, чтобы расстояние до окон и источников тепла было не менее 0,6 м.
Номера должны быть проставлены четкими, выделяющимися на фоне окраски стеллажа цифрами.
3.4. Внутри помещения архива с правой стороны от входной двери на расстоянии 170 см от пола размещается опись имущества, находящегося в помещении архива (приложение N 3*).
* Текст приложения N 3 в “Бюллетене Федеральной службы судебных приставов”
3.5. На внешней стороне входной двери на расстоянии 170 см от пола по центру полотна двери размещается табличка размером 10х25 см с надписью “Архив” (приложение N 4*).
* Текст приложения N 4 в “Бюллетене Федеральной службы судебных приставов”
IV. Требования к размещению документов в помещении архива
* Текст приложения N 5 в “Бюллетене Федеральной службы судебных приставов”
Связки формируются толщиной 10-15 см.
Зазор между полкой стеллажа и верхней крышкой коробки с документами (связкой документов), обеспечивающий циркуляцию воздуха, должен быть не менее 5 см.
4.3. На каждую связку (коробку) составляется внутренняя опись исполнительных производств (дел с исполнительными документами, их копиями, книг учета), которая помещается в пластиковом файле перед первым исполнительным производством (делом с исполнительным документом, книгой учета) в связке (коробке). К каждой связке (коробке) оформляется ярлык, вынесенный на боковую сторону связки (коробки). На ярлыке указываются год, месяц, в пределах которого окончено исполнительное производство (закрыто дело с исполнительным производством, книга учета), номер первого и последнего дела, помещенного в связку (коробку), а также, при необходимости, номер зонального участка.