Кто такой ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни
Оформление фактов хозяйственной жизни: кто ответственный
Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, — это сотрудник, который отвечает за достоверность и передачу в положенный срок первичных учетных документов для регистрации содержащейся в них информации в бухгалтерских регистрах.
Кто ответственный за оформление факта хозяйственной деятельности
Прежде чем вычислять ответственного за правильность оформления факта хозяйственной жизни, определимся с терминологией.
Что такое хозяйственная жизнь в рамках организации — закон умалчивает. А что такое «факт хозяйственной жизни» — раскрывает.
ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» поясняет, что факт хозяйственной жизни — это любое действие внутри организации, которое приводит в движение денежные средства и оказывает влияние на финансовое положение и результаты деятельности организации. Иными словами, это события, заставляющие бухгалтерию встрепенуться и закрутить колесики своего сложного бухгалтерского механизма.
События или действия, приводящие к таким важным последствиям, всегда документально оформляют. Именуют эти важные бумаги первичными учетными документами. К ним относят:
Топ самых важных моментов по первичным документам для бухгалтера — в записи топового вебинара от экспертов. Забирайте прямо сейчас.
Любой документ подписывает ответственное лицо. В нашем случае такой сотрудник обязательно имеется, и порой это не одно лицо, а несколько. Определить и утвердить список ответственных — задача руководителя. Иначе все бумаги в соответствующей строке ему придется подписывать самому.
Список в обязательном порядке согласовывается с главным бухгалтером (п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности).
Порядок определения таких лиц законом не определен, т. к. организация вправе регулировать свою учетную политику самостоятельно (ч. 2 ст. 8 № 402-ФЗ). Обычно эту обязанность прописывают в должностной инструкции. Допустимо список избранных оформить доверенностью или изданием приказа, например, такого:
Информация о лице, на которого возложена ответственность за оформление сделки, и его подпись — обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 № 402-ФЗ). Их отсутствие грозит потерей первичным учетным документом юридической силы.
Какие обязанности у ответственного лица
К главным задачам лица, ставшего ответственным за право оформления факта хозяйственной жизни, относятся:
Исправление ошибок в учете
Защита при налоговых проверках
Договоры для бухгалтера
Выдаем удостоверение о повышении квалификации ( заносится в госсреестр). Программы соответствуют профстандарту «Бухгалтер».
Как правильно подписывать УПД: кто должен это делать — обязательные подписи со стороны покупателя и поставщика, правильное оформление
В этой статье мы предлагаем разобраться, кто должен и как правильно подписывать так называемый УПД со стороны покупателя при каждом получении, на что следует смотреть и т.д. Неверно подготовленные бумаги оказываются юридически недействительны. Наличие в них подписей — необходимый нюанс. Он подтверждает, что пакет видели оба контрагента и согласны с содержанием. Этот бланк объединяет в себе несколько функций, поэтому к его оформлению стоит подойти серьезно. В этом материале мы будем изучать обязательные реквизиты и наличие прав на подпись, так как у всех сотрудников компаний разные полномочия. Если распишется не тот работник, то придется все печатать заново.
Что это такое
Это документ для передачи от продавца к клиенту, который требуется, чтобы зафиксировать завершение очередной хозяйственной операции. Его так называют, потому что в нем объединяется функционал и важные поля нескольких файлов — СФ и первички.
Главная цель — сократить и ускорить документооборот, избежать ошибок и ненужных задержек времени. Теперь входит в стандартный комплект данных для успешного завершения сделки. Его допускается использовать для целей налогообложения, что значительно упрощает процесс.
Заполнение всех или отдельных подписей в УПД — серьезная часть сделки. Этим бланком подтверждается, что все оформлено корректно, стороны с этим согласны, а бумага заполнена верно. Следует заранее уточнить, кто и где должен расписываться.
Для каких целей может оказаться нужен
На основании этого файла заявляют налоговый вычет, ведут корректный бухучет, списывают возникшие затраты. С его помощью серьезно экономится время и силы сотрудников, уменьшается количество необходимых документов.
При продаже или отгрузке товаров теперь компания не собирает пакет документации из накладных, счет-фактуры и иных передаточных файлов. Все уже прописано на едином универсальном листе.
По факту это СФ, дополненная нужными строками, в частности, об отгрузке и приемке. Когда бумага будет корректно оформлена, ее можно будет отправлять в налоговую и контрагентам.
Главное — перед переходом на новую систему, то следует закрепить это в учетной политике. Все перемены важно внести до начала нового налогового периода.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Когда используется
Его допускается задействовать при совершении большинства актов хозяйственной жизни. Сюда можно отнести продажу, передачу имущественных прав, отгрузку, иные действия, связанные со сменой организации. Чаще всего его заполняют при:
Кроме того, некоторые виды деятельности ФНС отдельно расписала во втором приложении к письму. Этот документ является рекомендованным, но участникам процесса следует помнить, где нужно ставить подписи в УПД покупателю при получении, а продавцу при передаче. Корректное заполнение крайне важно.
Еще один нюанс — юридическое лицо может применять его по своему усмотрению. Например, перейдет на подобный документооборот только по одному виду сделок, а по остальным продолжит пользоваться стандартными СФ и иными первичными документами.
Что указывать обязательно
Существует перечень полей, которые необходимо заполнять продающей стороне при использовании этой формы. Стандартный список реквизитов включает в себя:
Так как он может заменять собой целый комплект документов и выступать в виде самостоятельной первичной документации, в нем есть еще один постоянный реквизит — статус. Их всего 2:
Во втором случае допускается не прописывать информацию про ставку, а также «код страны и ее название». На вычет можно подавать при указанном «1» либо в случае, когда все нужные строки были прописаны, но случайно или по ошибке было написано «2». Стоит отметить, что только в качестве СФ его заполнять не разрешается, в частности потому, что для этих целей необходимо отдельный статус, а его нет. Поэтому его следует рассматривать шире.
Правила подписания всех типов УПД со всех сторон у любого стандартного покупателя
Количество подписантов как от клиента, так и от продавца способно меняться. Кто должен ставить свою подпись, зависит от того, как в конкретной фирме распределены полномочия — кто отвечает за передачу товаров, подтверждает корректность произошедшего, пересчет по количеству и качеству. Предлагаем разобраться в этом ответственном моменте подробнее.
Неважно, какой статус, рекомендованными будут 2 подписи:
Обязательные и рекомендованные подписи в УПД от руководства со стороны поставщика
Этот реквизит есть сразу в нескольких строчках:
Чтобы минимизировать вероятность ошибок, стоит установить на рабочие компьютеры специальное ПО. Оно оптимизирует многие процессы и сэкономит время сотрудников. Найти подходящее оборудование и софт можно в «Клеверенс».
Кто, как и где имеет право подписывать УПД: что происходит у продавца при оформлении по заранее составленному образцу
Как мы уже говорили выше — обязательно наличие подписи главы предприятия или подразделения и главбуха либо людей, их заменяющих на законных основаниях, в разделе СФ.
Когда заполняется строчка 10, то допускается не проставлять подписи в случае, если принимать груз и оформлять счет-фактуру имеет право все тот же человек. Тогда достаточно расписаться в разделе для СФ, а в поле 10 написать должность и ФИО.
В графе 13 реально не подписываться, если один и тот же гражданин будет принимать и отвечать за результаты.
Правила оформления и подписания всех УПД, которые рекомендуется соблюдать с привычной для любого покупателя стороны
После блока, в котором говорится о продавце продукции, есть несколько строчек, где пригодятся данные от клиента. В поле под номером 15 необходима подпись человека, который занимается приемкой, а также его должность и Ф.И.О.
В 18 указывается информация о лице, отвечающем за верностью формирования операции. Здесь разрешается не расписываться, если принимает и следит за корректностью один работник. Тогда хватит Ф.И.О. и занимаемого им места.
Следует проверять, насколько все органично, чтобы потом не возникало вопросов у налоговой инспекции. Сформировать бланк через торговую программу не тяжело, остается только в нужных местах обеспечить подходящие отметки.
Правильность оформления УПД подписи со стороны продавца
От того, насколько безошибочно подготовлены файлы, зависит, насколько большой будет очередная проверка специалистами ФНС.
Во «2» статусе необязательно расписываться в блоке, который относится к СФ.
Где отмечается тот, кто заказал продукцию
В 15 поле требуется, чтобы расписалось лицо, которое принимает услугу или продукцию. Там же указывается Ф.И.О. и кем эта личность работает. Если от клиента (предприятия, заказывающего выполнение работ/услуг) будет обозначен директор или иное руководящее звено, то можно в строке 18 вписать только Ф.И.О. и кем служит.
Отражаем исполнителей
Если вы задались вопросом, какие могут оказаться необходимы подписи в УПД от реализаторов, то для них тоже есть свои поля.
Для этого бланка это 13 блок. Здесь должен отметиться мастер, который имеет право составлять подобные бумаги в виде первичных. Этот человек обязательно проявляется и отражается в документации.
Это товароведы, которые отвечают за погрузку и проверять качество укладки, или бухгалтер, который допустил к отправке груженый автомобиль. Требуется вписывать того специалиста, который имеет непосредственное отношение к произошедшему акту хозяйственной жизни организации. Единственный нюанс — ему требуется соответствующий доступ и разрешение от начальства.
Где ставится подпись в УПД и у кого есть такое право
Место, где будут расписываться разные стороны, закреплено в бланке и не меняется от одного файла к другому. Общий вид только рекомендован, но блок, в котором содержатся реквизиты для счета-фактуры нельзя удалять или пропускать. Его следует заполнять по всем правилам. Первым это будет делать продавец и его представители. Они фиксируют, что все загружено и подготовлено, пересчитано, соответствует требованиям закона и в полном соответствии с договором.
Когда груз попадет к приобретателю, то его работники обязаны будут все перепроверить по количеству и качеству, поставить соответствующие отметки. Как мы уже говорили выше, всем участникам сделки следует иметь полномочия, чтобы расписываться, иначе документ потеряет юридическую силу.
Где должны стоять обязательные и рекомендованные подписи в УПД от лица водителя в образце и с привычной для покупателя стороны
Никто не заставляет организации пользоваться этой бумагой, в их доступе любая первичка. А если ее применяют, то это еще не значит, что понадобится подпись экспедитора. Чаще это зависит от фирмы и ее внутренних распоряжений. Если руководство считает это нужным, то в бланке будет строчка специально для шофера. Обычно это касается грузов, которые транспортируют с пломбами.
В остальном необходимо проверить, отметились ли:
Главное — не забыть о реквизитах. Все остальные строки могут быть на усмотрение составителя.
Печать
Мы изучили, где в УПД должен проверить данные и расписаться покупатель, а где — грузоотправитель. Теперь стоит разобраться, а нужно ли заверять бланк.
По закону это необязательно. В пункте 5 статьи 169 указан полный перечень реквизитов, без которых нельзя работать. И этого элемента в нем нет. Более того, наличие синей круглой рамки не является важным параметром как для счета-фактуры, так и для первички.
Есть нюанс — если участники сделки пришли к мнению о том, что все будут проставлять печать и полное наименование организации, то им не придется заполнять строки 14 и 19. Но это действует лишь для компаний, которые планируют длительное сотрудничество, при этом после каждого дня менять шаблон они не собираются.
Какие документы заменяет
Выше мы говорили, как правильно подписать УПД покупателю и продавцу. Осталось разобраться, вместо чего может использоваться этот файл.
Главная цель этого бланка — использоваться взамен целого комплекта. Он с легкостью объединяет в себе строки для счета-фактуры и разнообразной первички. А возможность создавать дополнительные поля делает его действительно универсальным. По факту это СФ с добавленными к ней графами про отгрузку и приемку.
Кроме того, допускается отправлять его не только контрагенту и клиенту. Можно сформировать и отправить в налоговую. Важно не забыть сначала зафиксировать его в учетной политике, а потом — не менять шаблон, использовать одну форму.
По законодательству каждая компания может самостоятельно выбирать, как им работать. То есть фирма способна так взаимодействовать только с одним контрагентом или их группой, либо оформляет подобные файлы для всех по своему желанию.
Именно для того, чтобы определить полномочия бумаги, у нее есть статус. Об этом мы уже говорили выше. Напоминаем, что следует проверять, что стоит на документе — 1 или 2.
Особенно актуально использовать УПД фирмам, которые оказывают услуги и одновременно продают товары или продукцию. С его помощью можно отказаться от оформления акта выполненных работ в сочетании с СФ.
Разработали и предложили это специалисты ФНС. Она помогает значительно сократить количество документации, которые необходимо безошибочно подготовить и передать на подпись клиенту. Она носит рекомендательный характер, поэтому допускается дополнять ее другими важными для компании строчками, чтобы не формировать отдельные бланки из-за 1-2 граф. Все можно объединить и один раз организовать шаблон, которым будет пользоваться предприятие при взаимодействии с контрагентами.
Это неплохой файл и для предпринимателей, которые находятся на упрощенке. Несмотря на то что они не создают и не выставляют счет-фактуры, им разрешается пользоваться УПД. Только желательно внимательно отнестись к заполнению всех строк, особенно к статусу. Там может стоять только цифра «2».
Итоги
Мы рассмотрели, кто подписывает универсальный передаточный документ (УПД) со стороны продавца или поставщика, сколько и где подписей должно быть. Изучили нюансы и нормы, которыми необходимо руководствоваться, чтобы правильно вести предпринимательскую деятельность. Обычно компания регулярно выполняет одинаковые операции, а значит, первичку и СФ можно автоматизировать и создать шаблоны. Это минимизирует вероятность ошибок и значительно упростит работу специалистам фирмы.
Кто должен ставить свою подпись в строке 13 и 18 в УПД?
Кто должен ставить свою подпись в строке 13 и 18 в УПД?
Со стороны Продавца
В строке 13 «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» УПД со стороны продавца указывается:
Лицом, ответственным за оформление сделки, может быть:
Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, совершившее отгрузку (строка 10), то в строке 13 могут заполняться только сведения о должности и фамилия с инициалами без повторения подписи.
Если по правилам компании за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в УПД вводится дополнительная строка для отражения должности, Ф.И.О. и подписи второго ответственного лица (Письмо ФНС РФ от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@).
Со стороны Покупателя
В строке 18 «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» УПД со стороны покупателя указывается:
Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:
Лицом, ответственным за оформление сделки, может быть:
Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное действовать от имени компании и уже указанное по строке 15 УПД, то в строке 18 могут отражаться только сведения о должности и Ф.И.О. без повторения подписи.
Если в силу установленного у покупателя документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в УПД вносится дополнительная строка (Письмо ФНС РФ от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@).
См. также:
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
Карточка публикации
(2 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Добавить комментарий Отменить ответ
Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.
Вы можете задать еще вопросов
Доступ к форме «Задать вопрос» возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8
Нажимая кнопку «Задать вопрос», я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>
Как всегда познавательно! Еще буду пересматривать и думаю, не раз.
Кто имеет право ставить подписи в УПД?
Назначение УПД
Основной предпосылкой для появления УПД (универсального передаточного документа) стал тот факт, что в установленных ранее формах, входящих в обычный комплект по сделке, многие реквизиты и информация дублируются. Поэтому для упрощения оформления сделок логичнее было бы применять один документ, в который включены все необходимые разделы и данные.
Идея создания УПД была реализована в 2013 году. Началом послужили поправки в закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, в результате которых исчезла необходимость применять обязательные унифицированные формы учетной документации. Вскоре после внесения поправок в закон № 402-ФЗ на сайте ФНС был предложен к рассмотрению профессиональному сообществу проект единого отгрузочного документа (сначала УПД назывался так). Над проектом трудились как специалисты ФНС, так и участники из сообществ бухгалтеров, финансистов и программистов (в частности, 1С-ников). Итогом стало то, что 21.10.2013 на сайте ФНС появилась форма УПД. Одновременно ФНС выпустила письмо «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками УПД» от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.
Так появилась возможность оптимизировать документооборот организаций за счет перехода на УПД.
Обязательные реквизиты УПД
Необходимый набор реквизитов в УПД обусловлен требованиями нескольких законодательных актов. Укажем необходимые статьи:
Поскольку УПД может использоваться и как заменитель комплекта документов, и как самостоятельный первичный документ (например, у спецрежимников), то в нем предусмотрен еще один обязательный реквизит — статус:
Может ли продавец принять к вычету НДС, если возврат товара покупатель оформил не счетом-фактурой, а УПД, узнайте по ссылке.
Кем и как подписывается УПД
Подписи в УПД являются обязательными реквизитами. Вне зависимости от статуса УПД в нем должны присутствовать подписи:
Порядок и образец оформления доверенности на право подписи УПД есть в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.
Наличие этих подписей обусловлено требованиями НК РФ (ст. 169) и постановлением Правительства РФ «О правилах заполнения документов при расчетах по НДС» от 26.12.2011 № 1137.
Об отношении чиновников Минфина к подписи в виде факсимиле узнайте по ссылке.
Для дополнительных подписей со стороны продавца предназначены строки 10, 13 рекомендованной формы УПД:
Эксперты КонсультантПлюс детально разъяснили правила подписания УПД обеими сторонами сделки:
Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Можно ли в УПД добавить реквизиты актуальной формы счета-фактуры, расскажет эта публикация.
Для дополнительных подписей со стороны покупателя в УПД есть строки 15 и 18.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Круг тех, кто будет ставить подписи в УПД, лучше всего определить заранее, на этапе организации перехода на УПД, и включить это отдельными положениями в приказ о переходе на УПД и (или) в соответствующие локальные нормативные акты.
Печать в УПД
Печать в УПД не является обязательной. Это следует из п. 5 ст. 169 НК РФ (печать не перечислена в составе обязательных реквизитов счета-фактуры) и из содержания ст. 9 закона № 402-ФЗ (печати нет в списке необходимых реквизитов первичного документа).
Вместе с тем если стороны сделки, применяющие УПД, договорились о том, что документ будет заверен печатями с указанием полного наименования каждой из сторон, то можно не заполнять строки 14 и 19 УПД.
Итоги
Правила подписания УПД обусловлены сущностью универсального документа — в него включены подписи всех лиц, которые должны были бы подписывать подборку унифицированных документов при обычном оформлении сделки. Полномочия и обязанности по подписанию УПД должны быть утверждены на локальном уровне, сделать это предпочтительно на этапе перехода на УПД.