Неприятно то что не смогли прийти на совещание
5 шаблонов, которые позволят проще извиниться и исправить ситуацию на рабочем месте
Независимо от того, где вы работаете и чем занимаетесь, рано или поздно придется приносить извинения перед коллегами, клиентами, знакомыми. Однажды это случается в жизни каждого. Постоянно находясь в окружении людей, любой рискует оказаться в ситуации, когда его действия или бездействие могут причинить неудобства или нанести ущерб другим. В этой ситуации может оказаться кто угодно: выпускник учебного заведения, молодой и неопытный специалист, работающая мама, опытный и матерый менеджер по продажам. Умение решать тактично подобные проблемы является особенно ценным.
Эксперты сходятся во мнении, что лучшим выходом будет признание своей ответственности за произошедшее. Попытки оправданий и использования слов «если» или «но» может только усугубить ситуацию. Поэтому варианты ответа «Извините, если я вас обидел во время встречи» или «Извините, мы допустили ошибку. Но вы были предупреждены о существовании кадровых проблем на предприятии» являются недопустимыми.
Хорошей новостью будет тот факт, что существуют «золотые фразы», эффективность которых подтверждена практическим опытом тысячей людей. Используйте их в качестве шаблонов, это позволит с честью выйти из ситуации и сохранить отношения с окружающими.
Случай 1: вы допустили ошибку, которую не можете исправить сами
В первую очередь задумайтесь, обладаете ли вы навыками, которые позволят решить ситуацию самостоятельно. Во вторую очередь проанализируйте, сколько времени потребуется для получения их.
Лучшим выходом будет использование следующего шаблона:
«Я допустил ошибку в процессе выполнения [задачи]. Я был уверен в своих силах, но теперь я понимаю, что сначала должен был согласовать с Вами свои действия. Мне очень жаль, и это больше не повторится. Однако чтобы исправить ситуацию, мне понадобится Ваша помощь. Когда мы можем обсудить это?».
Случай 2: вы пообещали клиенту что-то невозможное
В работе люди всегда стремятся превзойти ожидания клиентов. Для получения нужного результата сотрудники готовы обещать «золотые горы». Этот метод эффективен, во всяком случае, до тех пор, пока вы не поймете невозможность выполнения условий. Если вы работаете в команде, сообщите о ситуации коллегам или начальнику. Даже если они не смогут вам помочь, по крайней мере, будут в курсе происходящего.
Проанализируйте свои возможности и согласуйте с руководством альтернативу, которую вы можете предложить взамен обещанного. Возможно, это будет изменение условий поставки на более выгодные, сокращение сроков отгрузки, предоставление отсрочки, бонусы, включение в рассылку для VIP-клиентов. Убедитесь, что не подведете партнеров второй раз.
Для этого случая используйте в качестве шаблона следующий вариант:
Случай 3: вы кого-то обидели
Если в ходе разговора, например, с коллегой вы оскорбили его, не стоит фокусироваться на мотивах и наличии оснований для произнесенных слов. Намного важнее сосредоточиться на том факте, что вы действительно сожалеете о случившемся. Решение этой проблемы позволит сохранить спокойную обстановку в офисе, рабочем коллективе и не потерять добрые отношения с сослуживцем.
Попробуйте начать разговор со следующей фразы:
«Я понимаю, что то, что я сказал, было оскорбительным. Я был не прав, это недопустимо. В будущем я буду сохранять спокойствие в подобных ситуациях».
Конечно, стоит учитывать, что подобные извинения будут актуальны и эффективны в случае незначительных разногласий. В более серьезных ситуациях, когда оскорбления касались национальности, качеств собеседника или его личной жизни, придется приложить больше усилий для разрешения конфликта.
Случай 4: у вас плохие новости
Этой участи стараются избежать все. Ситуация может усугубляться пониманием своего бессилия и невозможности повлиять на результат. Не избежать неприятных ощущений и лидерам, которым чаще всего приходится сообщать плохие новости.
Лучшей рекомендацией будет совет сообщить суть, по возможности объяснить причины и подбодрить человека.
Например, фраза может быть построена следующим образом:
«Несмотря на все мои усилия, мне жаль сообщить, что в вашем повышении / отпуске / проекте отказано. Решение было принято из-за сокращения штатного расписания / бюджета / изменений графика отпусков / текущих приоритетов. Пожалуйста, не позволяйте этому огорчить вас. Мы искренне ценим ваш вклад в работу и постараемся найти способ продемонстрировать это».
Случай 5: вы забыли о задании
По каким-то причинам вы забыли о сроках сдачи проекта и необходимости завершить свою часть работы. Что еще хуже, ваш начальник уже в курсе этого.
Смиритесь: вы выпустили ситуацию из-под контроля и не успели приложить усилия для исправления промаха.
Начать беседу можно следующей фразой:
«Я сожалею о том, что не смог уложиться в срок выполнения проекта [X]. Я понимаю, что моя ошибка плохо отражается на результатах всей команды. Я могу завершить свою часть работы к вечеру завтрашнего дня. Это будет выходом из ситуации? Или вы хотели бы увидеть, что у меня есть в черновом виде?».
Вместо заключения
Вряд ли найдутся люди, кто получает удовольствие от принесения извинений. Но это необходимо для того, чтобы наладить, восстановить или укрепить отношения с коллегами. Придерживайтесь ключевых правил, которые позволят предупредить подобные ситуации:
Будьте искренними, честными, ответственными и обсудите с коллегами, руководством или клиентами по завершению ситуации, чтобы вы могли сделать иначе.
Предупредите об опоздании по телефону, извинитесь, как только вы окажетесь на месте: как быть, если вы опаздываете на важную встречу или собрание, и как не допустить этого
Опоздание на важную встречу или собрание расценивается как нарушение делового этикета. Но нередко обстоятельства складываются так, что у нас не получается вовремя придти на такое мероприятие. Как быть в такой непростой ситуации? Эксперты рекомендуют в подобных случаях либо минимизировать ущерб от опоздания, либо найти для себя веское и серьезное оправдание. Мы поделимся с вами их советами. Мы также расскажем о том, как предотвратить такие ситуации в будущем.
Минимизация ущерба
Если вы опаздываете крайне редко, и у вас хорошие отношения с начальником и коллегами, то попытайтесь загладить свою вину. Вам нужно сделать все для того, чтобы ущерб от вашего опоздания стал минимальным. Для этого вам нужно предпринять следующие действия:
Далее мы подробно рассмотрим каждый из этих шагов.
Позвоните и сообщите об опоздании
Как только вы понимаете, что опаздываете, то сразу же возьмите телефон и свяжитесь с человеком, который ведет собрание. Предупредите его о том, что вы не сможете приехать вовремя. Говорите быстро и кратко. Это убедит вашего собеседника в том, что вы торопитесь приехать.
Извинитесь перед всеми
Когда вы войдете в зал для собраний, действуйте согласно ситуации. Если люди не начинают встречу без вас, то обязательно извинитесь перед ними. Не оправдывайтесь и не говорите слишком долго. Просто и коротко попросите прощения, это смягчит вашу вину.
Если собрание уже началось, то не отвлекайте его участников своими извинениями. Но после окончания встречи обязательно подойдите к вашим начальникам и попросите у них прощения. Но не переусердствуйте с извинениями, иначе вы привлечете чрезмерное внимание к факту опоздания.
Будьте честны
Если вы решили минимизировать ущерб, то будьте честны и не лгите. Иначе начальник потребует у вас документального подтверждения причин вашего опоздания. Если обычно вы приходите на работу и на важные встречи вовремя, то руководство и коллеги отнесутся к данной ситуации с пониманием.
Если вы систематически опаздываете, то обсудите это наедине с начальником. Попросите у него совета о том, как в будущем избежать такой проблемы.
Перенесите встречу
Если вы сами проводите собрание и опаздываете, то лучше перенесите это мероприятие. Подчиненные оценят этот шаг. Они поймут, что вы цените их время и не заставляете их ждать. Если же вы делите ответственность за проведение собрания с одним-двумя коллегами, то обсудите с ними возможность переноса мероприятия.
Внесите полезный вклад
Если вы опоздали, то это не означает, что вам нужно уклоняться от активного участия в собрании. Старайтесь обсуждать все важные темы и принести максимальную пользу. Это компенсирует ущерб от вашего опоздания.
Но при этом не отвлекайте других людей. Не нужно выяснять у них ту информацию, которую вы пропустили из-за опоздания.
Найдите хорошее оправдание
Безусловно, лгать неэтично. Но если под угрозой находится ваша карьера или репутация, то попробуйте сослаться на объективные обстоятельства, из-за которых вы не смогли придти вовремя. Делать это нужно очень осторожно и обдуманно. Далее мы приведем вам несколько возможных предлогов для опоздания.
Сошлитесь на транспортные проблемы
Вы можете сослаться на сбои в работе общественного транспорта или автомобильные пробки. Скорее всего, такое оправдание будет принято. Но предварительно зайдите в интернет и изучите новости о транспортных проблемах или карту пробок. Сообщите, что вы добирались на встречу именно тем путем, где возник сбой. Помните, что руководство может проверить эту информацию
Если кто-то из коллег или руководства ездит тем же путем, что и вы, то не используйте такое оправдание. Иначе ваша ложь будет легко раскрыта.
Обвините свой будильник или телефон
Вы можете сказать, что ваши часы или телефон вышли из строя, и вы не услышали сигнала будильника или уведомления календаря о важной встрече. Такое объяснение будет принято, ведь подобная ситуация случалось хотя бы раз в жизни каждого человека.
Но это оправдание можно использовать крайне редко. Если вы будете постоянно ссылаться на такие обстоятельства, то коллеги и руководство сочтут вас недисциплинированным человеком.
Используйте чрезвычайные ситуации
Вы можете объяснить свое опоздание чрезвычайными семейными или личными обстоятельствами. Но помните, что это крайне нечестно. К подобному способу можно прибегать лишь в экстремальных ситуациях, когда опоздание грозит вам очень серьезными неприятностями. Но даже при таких обстоятельствах никогда не лгите о тяжелых травмах или смерти родных.
Старайтесь использовать такие оправдания лишь в крайне редких случаях. Иначе начальник заподозрит, что вы лжете. Он потребует от вас официальных подтверждений чрезвычайных обстоятельств. Если вы не сможете предоставить соответствующих документов, то это может обернуться увольнением.
Сошлитесь на рабочую нагрузку
Ссылаться на свою загруженность работой вы можете лишь в том случае, если у вас есть масса дополнительных служебных обязанностей. Если же вы трудитесь наравне со всеми, то такое оправдание не будет принято. Ведь ваши коллеги работают не меньше вас, но тем не менее они смогли явиться на важную встречу вовремя. Руководство будет думать о вас, как о человеке, который плохо справляется со своими делами.
Как предотвратить опоздания
Гораздо проще предотвратить опоздания на важные встречи, чем извиняться и придумывать уважительные причины. Помните, что руководство будет вас прощать лишь до поры до времени. Чтобы избежать неприятных последствий вашей неорганизованности, старайтесь придерживаться следующих правил:
Заключение
Помните, что опоздания крайне редко происходят по объективным причинам. Ведь форс-мажорные ситуации случаются нечасто. В большинстве случаев люди опаздывают из-за своей неорганизованности. Старайтесь развивать в себе пунктуальность и собранность. Это поможет вам вовремя приходить на важные встречи и избежать неприятностей.
11 способов тактично отказаться от встречи
В мире бизнеса и стартапов люди назначают множество встреч с самыми разными людьми. Встречи эти бывают посвящены самым разным поводам, но чаще всего из двух сторон кому-то одному данная конкретная посиделка в «Старбаксе» нужнее, и он что-то хочет получить от своего собеседника.
Что делать, если вы тот, кто проявляет инициативу, в принципе, ясно — всеми доступными (желательно, оставаясь в рамках приличий) способами добиваться своей цели — встречи с нужным человеком.
Но как быть, если это именно вам предлагают потратить свое время на какие-то неочевидные разговоры за кофе? На Quora как раз недавно обсуждался вопрос «Как вежливо отказаться от встречи?», и самый исчерпывающий ответ на него дал знаменитый техноблогер Роберт Скобл. Вот 11 его советов.
Так случилось, что я получаю такое количество просьб о встрече, какое при всем желании не могу переварить. Вот что мне помогает в случаях, когда надо отказать человеку:
Я настроил в Gmail-ящике автоответ, в котором прямо прописал свое право не отвечать на письма. Там прямо так и написано — «если я вам не ответил, это автоматически означает “нет”». Вот это мегаписьмо, которое позволяет мне не отвечать на неинтересные предложения и при этом не быть засранцем.
Спасибо за то, что потратили время на письмо, мне очень жаль, что я не могу ответить.
Сейчас мне приходит столько почты, что я физически не могу ответить каждому. Это автоответ на ваше письмо, отправленное на ящик scobleizer@gmail.com.
Я приложу максимум усилий, чтобы суметь вам ответить, особенно если в вашем послании речь идет о какой-то крутейшей технологии, способной изменить мир, или если вы создаете контекстный софт или сервисы — на эту тему я написал целую книгу в соавторстве с Шелем Израэлем (Shel Israel).
Также, благодаря своей должности в Rackspace, я интересуюсь различными сервисами, которые помогают людям делать бизнес на основе облачной инфраструктуры.
Я читаю все письма без исключения, но ответить могу процентов на пять из них, прошу прощения. Поэтому, если я не ответил вам в течение трех дней, к сожалению, это тоже самое, что услышать «нет».
У вас должна быть своя философия, то есть всем должны быть известны ваши интересы. Я, к примеру, фанат контекстных вычислений, соответственно, если вы в этой области полный ноль, то будете мне не особенно интересны. Это дает мне возможность вежливого отказа: «Извините, в 2014 году мне интересно общение только с определенным типом людей, к сожалению, вы к нему не относитесь».
В случаях, когда нужно отказаться от встречи, очень помогает наличие строгого начальника, у которого есть куча идей насчет того, как бы вам потратить свое время. Босс не обязательно должен быть каким-то человеком с работы.
Например, мои дети и жена распоряжаются моей жизнью и моим временем также успешно, как и другие люди. Поэтому сказать что-то типа «Мы с женой уже запланировали кое-что на эти числа, так что я никак не смогу у вас выступить» или «Я своих детей уже месяц не видел, я обязан провести время с ними, и у меня не получится быть на этом обеде» — это вполне нормальный ответ.
И работает также хорошо, как фраза типа «Мой босс в Rackspace отправляет меня выступать на другой конференции в это же самое время».
Надо знать, чего вы хотите от жизни. Я бы вот хотел пообедать в большем количестве ресторанов с тремя звездами «Мишлен», так что, если вы назначите мне встречу в таком заведении, отказаться будет довольно тяжело. Еще было бы интересно пообщаться с создателями какого-то нового крутого продукта, особенно если это компания с командой в составе пары человек.
Даже в случае отказа совсем необязательно вести себя агрессивно и вызывающе. Можно просто попробовать помочь человеку каким-то другим способом, нежели тратой на него собственного времени.
Эй, никак не получится сделать то интервью, что вы хотели бы, потому что эта неделя уже вся забита, но могу дать вам контакт других журналистов, которые справятся не хуже. Подойдет такой вариант?
Предложите человеку не звать вас на кофе, а организовать встречу для питча — наверняка он это все равно и планировал сделать, только хотел быть вежливым, потому зазывал «попить кофе». Однако занятые люди совсем не склонны тратить время на посиделки с кем попало, а вот предложение, которое потенциально может сулить какую-то выгоду — это уже другое дело.
Бывает и так, что кому-то удалось вас достаточно заинтересовать, но специально выделять время все равно неудобно и не хочется. В таком случае можно предложить пообщаться на грядущем мероприятии. Что-нибудь типа «Привет! Я вот тут еду в Вегас на CES, может быть вы сможете быть там или на SXSW в марте?»
Если вы и правда заняты, что тут сделаешь? Например мой календарь обычно забит на месяц вперед. Могу продемонстрировать скриншот Google Calendar в качестве доказательства. Так что фраза «Извини, до февраля вообще никак» вполне может оказаться правдой. А раз так, то это вполне вежливый способ отказать человеку.
Не всем легко даются отказы. При этом, наверняка у вас есть знакомый человек или коллега, который отказывает запросто и не видит тут никаких проблем. Например у меня есть продюсер Рокки Барбаника — этот парень куда более склонен говорить «нет», нежели я. Поэтому, когда мне не очень хочется самому отказывать человеку, я перенаправляю его к Рокки, а уж если вам удалось прорваться через него, то это хорошая заявка на попадание в мой календарь.
Перенаправлять людей можно и в социальные сети. Мне нравится это делать потому что я всегда за масштабируемость всего и вся, а ответ на условный вопрос на Quora может помочь тысячам людей, в то время как ответ на один мейл, поможет только его отправителю. Поэтому сказать что-то типа «задайте вопрос на Quora» — это хороший способ отказаться от встречи. Умные люди используют Facebook, чтобы понять, когда я онлайн — пообщаться в чате мне часто проще, чем ответить на письмо.
Как-то раз один мой друг Лоик Ле Мёр (Loic Le Meur) отказался со мной встретиться, сказав: «Я в то время буду на острове Некер» (а этот остров принадлежит Ричарду Брэнсону). Это можно описать как отказ, когда у вас действительно есть планы куда круче и веселее, чем какая-то встреча.
А как отказываетесь (и отказываетесь ли) от встреч вы?
Московские «опоздуны»: почему «задерживаться» больше не тренд
Москвичи стали внимательнее относиться к своему и чужому времени и гораздо меньше опаздывать – правда, это касается только деловой среды. На свидания по-прежнему принято приходить позже, но такой привилегией негласно пользуются исключительно представительницы прекрасного пола. Попросили бизнесменов, HR-специалистов, психологов и журналистов рассказать, как стать пунктуальнее в офисе и как правильно опаздывать на романтические рандеву.
Чем опоздание отличается от прогула и при чем тут тайм-менеджмент
В 30-40 годах на службу приходили минута в минуту, и немудрено: за опоздание на работу на треть часа могли посадить в тюрьму. Действие указа отменили только после смерти Сталина, в 1956 году. Сейчас в трудовом кодексе РФ существуют два понятия: «прогул» и «опоздание». Если задержка меньше четырех часов, это квалифицируется как опоздание, больше обозначенного времени – уже прогул. При этом за единственный прогул работодатель имеет право вас уволить, а вот опозданий должно накопиться как минимум три. Получается, что можно вылететь из компании, опоздав три дня на три часа, или опоздав всего один раз, но сразу на четыре. При этом все наши интервьюеры отмечали, что в Москве в среднем нормально приходить в офис на 15-20 минут после официального начала рабочего дня. И любопытная закономерность: чем креативнее компания, тем лояльнее относится начальство к опозданиям сотрудников – действует стереотип о том, что творческие люди в принципе неорганизованны.
С встречами по работе и прочими совещаниями похожая ситуация. «В Москве в деловой практике считается нормальным опоздание до 15 минут на встречу из-за расстояний и пробок. Но лично мне некомфортно приходить не вовремя. И если вдруг я задерживаюсь, хотя бы на 5 минут, то всегда перезваниваю и предупреждаю. И от других людей жду того же», – считает Елена Овсянникова, основатель Шоколадной лаборатории CHOCOLA. При этом еще в нулевых в бизнес-кругах опоздания на час были распространенной практикой, а на полчаса считались почти нормой. Сегодня же многие всерьез увлечены тайм-менеджментом: в столице появляется все больше книг и курсов, посвященных умению успевать все. У всех такая же уйма дел, как у вас, так что научиться планировать свой график и уважать время других – необходимость в новой реальности, даже если вы big boss.
Позвони начальнику
Фото: Getty Images/ALotOfPeople
Зульфира Ахметова – руководитель отдела кадров в государственном конструкторском бюро, в котором установлена электронная система контроля с турникетами, фиксирующими время. Однако она признается, что гораздо эффективнее другая практика. «Мы установили правило: опаздываешь – позвони начальнику. Лишний раз оправдываться довольно неприятно, и для многих это оказалось более действенно, чем вечерние отработки». Среди главных причин опозданий Ахметова называет три: несобранность, перегрузки на работе и профессиональное выгорание. Всех «задерживающихся» она разделяет на три категории: те, кто опаздывает в исключительных случаях, опаздывающие постоянно, но на чуть-чуть – это, как правило, семейные люди с детьми, и третья категория – систематически неорганизованные товарищи, которые в принципе не смогут соблюдать график.
«Жизнь в таком мегаполисе, как Москва, рождает много проблем, связанных с передвижением по городу. Но даже это обстоятельство не может служить причиной оправданий за опоздание», – говорит специалист по этикету Элеонора Басманова. «За исключением тех обстоятельств жизни, которые принято называть чрезвычайными: сбои в работе транспорта, сложные погодные условия, травмы, ДТП, личные трагедии – в подобных ситуациях следует немедленно поставить в известность всех заинтересованных лиц, чтобы не разрушить свою личную и деловую репутацию». Особенно если опаздываете на собеседование – здесь можно сразу резко уменьшить свои шансы на успех. «Нужно как можно раньше предупредить рекрутера об опоздании и, если вы задерживаетесь на значительное время – например, больше 20 минут, стоит предложить перенести интервью. У меня самой кандидаты постоянно опаздывают, но чаще всего потому, что не могут найти дорогу до офиса», – признается Ирина Сенкевич, HR Manager в Align Technology.
А как у них: как относятся к опозданиям в других странах
Фото: Getty Images/YinYang
В мире при этом совершенно разные понятия пунктуальности. Так, в странах «монохронной культуры», к которым относят, например, США, Англию, Японию, Германию и скандинавские страны, поведение людей и отношения между ними жестко регулируется временем. Так, в Стране восходящего солнца опозданием считается даже приехать за 10 минут до начала встречи. Недавно в неприятной ситуации оказался министр по проведению Олимпийских игр Йоситака Сакурада: он всего на три минуты позже приехал на парламентские слушания. Однако этого оказалось достаточно, чтобы депутаты раскритиковали его за неточность, а оппозиция в знак протеста даже бойкотировала заседание. В итоге высокопоставленному чиновнику пришлось приносить официальные извинения. Немцы также нетерпимы к любым опозданиям: пунктуальность наряду с бережливостью, храбростью и честностью входит в число «прусских добродетелей» – списка, составленного еще в эпоху Просвещения. Однако явного раздражения по отношению тому, кто заставляет других ждать, не выказывают.
На другой стороне полюса – представители «полихронной культуры»: в средиземноморских, арабских и латиноамериканских не принято до секунд придерживаться графика или за полчаса приходить на деловую встречу. Культурологи, помимо климата (жара, как известно, не способствует продуктивности), объясняют это еще и тем, что в этих регионах принято одновременно делать сразу несколько дел, и многозадачность не считается исключительным качеством. Оттого, видимо, и происходят постоянные сбои в графиках.
В Великобритании уживаются сразу две модели: если в Англии в деловой среде следует приходить минута в минуту и, даже опаздывая в гости на 10-15 минут, нужно обязательно предупредить хозяев, то в Ирландии со временем обращаются более вольно. Здесь существует так называемое Irish time: так, к примеру, вместо at eight предпочитают говорить at eight-ish, что можно перевести как наше любимое «часам к восьми». Живущие во Франции иностранцы тоже отмечают любопытную закономерность: здесь на деловые совещания мужчины не опаздывают никогда, а женщины могут позволить себе прийти позже минут на 5-10, но только в том случае, если у них назначена встреча с мужчиной. Если же с женщиной, то француженка обычно не позволит себе опоздать.
Late for a date
Фото: Getty Images/pixelfit
«Опоздание для нее – вроде своеобразной проверки вашего характера», – считает Роман Винилов, психолог со специализацией по женско-мужским отношениям. По его мнению, девушкам даже нужно приходить чуть позже – но не больше 15 минут! С точки зрения психологии, «ожидание доставляет мужчине определенные позитивные эмоции и повышает для него значимость девушки, которую он ждет». Это то время, когда можно выбрать место в заведении, освоиться в нем, если встреча в кафе. «Как-то раз девушка опоздала ко мне на 45 минут, я ее дождался, но был расстроен. Она в ответ угостила меня ужином, сгладив негативные эмоции», – вспоминает Винилов.
«Не читайте девушке морали, не отвечайте тем же, не показывайте плохое настроение и не уходите, не узнав причин. Но делать вид, что ничего не случилось, тоже нельзя: попробуйте отшутиться и забыть об этом», – говорит экспат Винсент Сика, который уже около пяти лет живет и работает в Москве, пытаясь найти настоящую любовь. Любопытно, что в случае опоздания на свидание гендерного паритета соблюдать никто не требует: почти все респонденты в один голос утверждают, что мужчинам, в отличие от девушек, на свидание опаздывать не стоит.