Номер erp что это
Что такое ERP-система простыми словами: расшифровка понятия, примеры и классификация программы для управления предприятия
Предлагаем рассмотреть, что это такое простыми словами – ERP (ЕРП) системы (с примерами). Они предназначены для планирования ресурсов, ускорения процессов, которые ведутся в бизнесе. С его помощью можно снизить негативное влияние человеческого фактора и оптимизировать функционирование компании, внутри которой много отделов, подразделений и сотрудников. Некоторые организации понимают, что им требуется все систематизировать. Чтобы понять, нужно ли это вашей фирме, стоит разобраться, что это и как этим пользоваться.
Сущность и структура ERP
Аббревиатура ERP — это enterprise resource planning дословно переводится, как планирование ресурсов. В теории подобная программа становится своеобразной стратегией предприятия, внутри которой будет учитываться управление определенными направлениями:
Если говорить о практической стороне подобного устройства, то это система, которая гарантирует подходящее ПО. Такое, чтобы автоматизировать одну или несколько сторон работы организации. Причем оптимизируются не только перечисленные выше блоки, но и многие другие процессы. Все результаты вносятся в общую базу данных, где будут храниться несколько лет.
Как узнать, что пришло время ERP
Сейчас активно развиваются все сферы бизнеса, поэтому почти каждое движущееся вперед предприятие быстро сталкивается с необходимостью внедрить информационные системы, которые помогут оптимизировать какую-то часть работы фирмы. Это требуется, чтобы оставаться конкурентоспособной организацией и сокращать ресурсы, которые используются в производстве.
Вот несколько признаков, которые сигнализируют о том, что пора меняться:
Чтобы уменьшить вероятные риски и оставаться уверенным в том, что внедрение необходимо, стоит провести более тщательный анализ компании и того, что изменится с ее введением.
Переход на 1С ERP – муки выбора или как получить лучший результат?
Переход на 1С ERP – какие возможны варианты?
собрать команду из своих сотрудников (IT-персонал, программисты, аналитики) и осуществить процесс подготовки и внедрения исключительно своими силами;
организовать конкурс и выбрать самого щедрого на обещания или дешевого по цене;
можно улучшить поиск и выбрать поставщиков, которые внедряли ERP в компаниях «родной» сферы деятельности;
самые «умные и продвинутые» наберут в поиске Яндекса «внедрение 1C ERP» и изучат предложения и сайты компаний из первой двадцатки и Яндекс директ.
Естественно в этом списке присутствует определенная ирония, но давайте действительно проанализируем механизмы того, как принимаются решения по внедрению ERP. И выделим главные факторы, влияющие на это.
А всем ли нужны ERP системы?
Фирма 1С: позиционирует ERP как универсальное решение, предназначенное в первую очередь производственным предприятиям. Понятно, что не каждая компания должна использовать ERP систему, многое зависит от её размеров и специфики. Многие бизнесы, например, банки и розничная торговля, имеют свой особый мир программных решений, отличный от архитектуры ERP.
Существует ряд компаний, которые уже внедрили дорогие и сложные ERP решения западных (SAP, Oracle, Axapta и др.) или российских (Парус, Галактика и др.) разработчиков. Есть ли им смысл в современных российских условиях переходить на 1С ERP – это тема отдельной дискуссии.
Рассмотрим наиболее типичные исходные варианты уровня автоматизации при внедрении ERP на средних и отчасти на крупных производственных и производственно- торговых предприятиях.
На самом деле, УПП имеет принципиальные отличия от ERP. Ведь УПП в первую очередь предназначена для отражения операций регламентированного учёта, а ERP построена на принципе первичности оперативного управления. В ERP Регламентированный учёт транслируется на основании правил соответствия видам операций. С определёнными оговорками можно сказать, что в УПП всё «крутится» вокруг бухгалтерии, а в ERP – вокруг отражения плана и факта операций основного (закупки, производство и продажи продукции), вспомогательных и иных процессов предприятия.
Важный фактор в пользу ERP – она имеет механизм формирования полноценной управленческой модели, расширенные возможности создания модели и управления процессами подсистемы бюджетирования, а также финансового анализа. В то время как в УПП имеется сильно упрощённый механизм бюджетирования, не смотря на его существенную важность в общей цепочке управления.
Важный плюс ERP – для её внедрения с учётом особенностей и специфики предприятия в большинстве случаев нужны не программисты, а методологи. ERP имеет функционал «с запасом», который предусматривает большую часть потребностей производственного предприятия и требует лишь грамотной настройки.
Существует ещё масса и технических преимуществ ERP перед УПП. Кому интересно, посмотрите Приложение.
Похожая ситуация возникает с использованием программ собственной разработки, разработок приглашённых программистов или продукции небольших IT фирм. В таких случаях есть серьёзные риски, связанные с сопровождением, обновлением, а порой и потерей возможности техподдержки и доработки программы, в случае ухода «эксклюзивного» специалиста или компании.
Существует ещё одна, довольно большая «категория» предприятий, где внедрение ERP прошло неудачно или было остановлено (система не используется или используется частично). Они стоят перед выбором: оставить всё как есть или найти возможности получить качественное внедрение.
Исходя из всего вышесказанного, можно увидеть определенное разнообразие в степени «вооруженности» российских компаний в части автоматизации бизнеса. На всё это также накладываются различия в возможностях и понимании места и роли автоматизации в управлении предприятием.
В этой непростой ситуации для определенных выше категорий российских компаний можно выделить следующие три альтернативы, связанные с автоматизацией:
ERP-система
Создайте рассылку в конструкторе за 15 минут. Отправляйте до 1500 писем в месяц бесплатно.
Отправить рассылку
ERP (от англ. Enterprise Resource Planning — планирование ресурсов предприятия) — это программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов компании. Системы ERP работают на основе единой базы данных и помогают управлять более эффективно. Проще говоря, ERP — информационная система управления предприятием.
Структура и функционал ERP-систем
В структуре ERP выделяют элементы базового и расширенного типа.
Базовые элементы системы предназначены для автоматизации управления производством, которое включает:
Расширенные элементы ориентированы на функции, которые обеспечивают работу производства. Чаще всего их реализуют в формате независимых модулей. К расширенным элементам относят модули управления:
Виды ERP-систем
В зависимости от разработчика и потребностей предприятия архитектура элементов программы ERP варьируется. Так, по типу лицензии различают проприетарные и open-source системы. Первые являются готовым решением, например, SAP Business One, Sage ERP X3. Вторые имеют открытый исходный код и их можно доработать с учётом потребностей компании, например, MyCompany, Odoo.
Также ERP-система может быть единым решением либо совокупностью нескольких независимых модулей (программ). В модульных ERP каждый отдельный модуль автоматизирует определённую сферу работы предприятия. Выбирая такую систему, компании могут внедрить только нужный для них функционал, а потом при необходимости расширить его, докупив остальные модули.
Реже встречаются системы с единой архитектурой. Чаще всего это самописные решения. Такие ERP просты в установке и представляют собой готовый неделимый инструмент. Все их компоненты максимально продуманы и защищены. Но адаптировать подобный продукт под себя гораздо сложнее. Недостаток этих систем в том, что частичное отключение функционала нередко ведёт к сбою всей программы.
Главный принцип ERP
Основополагающий принцип ERP — это централизованный сбор информации. Все значимые сведения с помощью ERP объединяют в единое безопасное хранилище.
При необходимости любой пользователь системы может получить точные, полные и актуальные данные в считанные минуты. Система минимизирует вероятность ошибок из-за человеческого фактора и способна собирать информацию в реальном времени.
Использование общей базы стандартизирует данные предприятия. Это устраняет недопонимание между отделами, предотвращает дублирование и неверную трактовку данных, упрощает взаимодействие пользователей и систем. То есть ERP обеспечивает эффективную интеграцию людей, процессов и технологий в масштабе предприятия.
Назначение ERP — повышать эффективность производственной деятельности предприятия, сокращать внутренние информационные потоки и снижать затраты на их обеспечение.
Преимущества от внедрения ERP
Полная прозрачность. Любой бизнес-процесс любого отдела или филиала компании можно отследить 24/7 в режиме реального времени. Это позволяет руководству контролировать работу компании, принимать решения, основанные на актуальных данных.
Экономия на ИТ-решениях. Одна ERP-система способна заменить десятки самостоятельных программ, каждая из которых предполагает обучение сотрудников, лицензирование, техническую поддержку. При разработке с нуля можно создать систему под индивидуальные запросы организации.
Защита данных. При использовании большого количества разных программ повышается риск утечки данных. ERP-система обеспечивает централизованное хранение информации, общие стандарты ввода/вывода данных и доступа к ним. Кроме того, в системе можно настроить разные уровни доступа для сотрудников, чтобы повысить информационную безопасность.
Автоматизация отчётности. Унификация отчётности и введение единых стандартов позволяет создавать отчёты в кратчайшие сроки. Нет необходимости тратить время на ручной сбор и обработку информации.
Улучшение планирования. ERP-система позволяет провести более качественный анализ данных, сравнить множество показателей и найти неочевидные закономерности.
Повышение качества обслуживания клиентов. Система хранит всю историю взаимодействия с клиентами. Сотрудники могут в любой момент получить необходимые сведения, чтобы дать подробный ответ на любой вопрос клиента и сделать общение с ним более персональным.
Рост продуктивности. Благодаря автоматизированному доступу к данным многие рутинные процессы передачи информации становятся не нужны, коммуникации ускоряются. Единые стандарты и одинаковый интерфейс всех внутренних систем упрощает работу.
Компании, которые занимаются внедрением ERP, часто публикуют у себя на сайтах кейсы. Из них можно узнать о ходе подобных проектов и о результатах внедрения ERP для бизнеса
Условным преимуществом можно считать тот факт, что в случае каких-то изменений систему ERP можно оптимизировать. Например, при внедрении новых процессов, запуске нового продукта, масштабировании бизнеса можно дополнить систему нужными модулями. Однако важно учитывать, что возможность доработки программы зависит от поставщика. Готовое решение не всегда предусматривает глобальные изменения.
Недостатки систем ERP
Как у любого ИТ-решения, у ERP-системы есть ограничения по применению и недостатки, которые связаны с её функционалом или условиями использования.
Высокая стоимость. Внедрение полноценной ERP-системы обходится дорого. Деньги уходят на оплату программного и аппаратного обеспечения, интеграцию, настройку, адаптацию, обучение сотрудников, сервисное обслуживание. Для корректной работы системы иногда приходится менять оборудование.
Долгое внедрение. Чтобы автоматизировать все бизнес-процессы, требуется немало времени. У крупных компаний на это может уйти несколько лет. Причём самостоятельно установить ERP-систему вряд ли получится. Обычно в таких случаях обращаются в компании, которые занимаются интеграцией конкретного решения и знают все нюансы его внедрения.
Необходимость доработки. При внедрении готового решения заложенная программа не всегда соответствует реальным процессам. В результате ERP-систему часто приходится дорабатывать, а значит, тратить дополнительные деньги и время.
Сложность освоения. У многих ERP-систем сложный интерфейс. Поэтому для успешной работы с системой придется заложить в бюджет расходы на обучение сотрудников.
Проблемы с переносом информации. В процессе настройки ERP сведения из обособленных систем переносят в единое хранилище. Чтобы успешно объединить данные, приходится их дополнительно обрабатывать и стандартизировать.
Зависимость от интегратора. При использовании практически любого решения компания вынуждена привлекать специалиста для сопровождения системы.
Основные минусы ERP-системы — это значительные затраты на ее внедрение и трудности с настройкой. Но такие недостатки свойственны практически любому сложному программному обеспечению. Кроме того, при успешном внедрении расходы на систему окупятся. ERP повышает эффективность бизнес-процессов предприятия, что обычно приводит к снижению затрат или росту прибыли.
Как понять, когда компании нужна ERP-система
Из практики применения ERP можно выделить несколько признаков, которые указывают на то, что компании пора внедрить систему управления:
Несмотря на все плюсы, ERP-система нужна не всякому бизнесу. Прежде чем принимать решение о начале проекта, следует оценить объемы обрабатываемой информации, уровень компетентности сотрудников, возможность формализации текущих процессов.
ERP-системы, которые наиболее популярны в России:
Внедрять или не внедрять ERP
Прежде чем окунуться с головой в проект внедрения ERP, ответьте себе на два вопроса:
Ответ на первый вопрос поможет понять, действительно ли ERP-система нужна бизнесу прямо сейчас или поставленные задачи можно решить более простым способом. Точно сформулировав цели, вы сможете определить набор требований к функционалу системы.
Ответ на второй вопрос позволит соотнести план развития ERP-системы и долгосрочную стратегию развития предприятия. Например, можно прикинуть затраты на программное обеспечение и его внедрение, чтобы спрогнозировать окупаемость проекта. Также оценка результатов в перспективе поможет скорректировать требования к системе.
ERP-система: что это, для чего внедрять и нужна ли вашей компании
При внедрении готовых ERP-систем 53 % компаний испытывают серьезные трудности, которые требуют изменения бизнес-процессов и организационных подходов, и 44 % компаний сталкиваются с существенными техническими проблемами. В серии статей раскладываем по полочкам, что такое ERP-система, чем она выгодна, как определить необходимость ее внедрения, что нужно знать при выборе поставщика платформы и как ее внедрить.
Понятие ERP-системы пришло из США и дословно переводится как планирование ресурсов предприятия — Enterprise Resource Planning. Академически это выглядит так: «ERP — это организационная стратегия интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного программного обеспечения (ПО), обеспечивающего общую модель данных и процессов для всех сфер деятельности».
Каждый поставщик может понимать разработанную им систему по-своему, исходя из ее направленности и решаемых задач. Например, одна ERP-система больше подойдет для ритейла, но не подойдет для нефтеперерабатывающего предприятия. Более того, каждая компания и ее сотрудник, который пользуется платформой, представляют ее по-своему, исходя из той части, с которой они соприкасаются в работе.
В своей сути ERP – это информационная система для управления всеми бизнес-процессами и ресурсами компании на основе единой базы данных.
Для чего нужна ERP-система
Как и любая информационная система, ERP работает с данными. Каждый сотрудник и отдел постоянно создают сотни мегабайт информации. В небольшой организации руководитель обладает непосредственным доступом ко всем сведениям и временем для отслеживания процессов. Если большой объем данных создается в рамках одного-двух бизнес-процессов, то руководителю достаточно цифровизовать их точечными ИТ-решениями. Как правило, организация покупает ПО для бухгалтерии и, например, CRM.
С ростом компании те отдельные процессы, управление которыми раньше занимало минимум времени, трансформируются в большие объемы информации. В связке с другими бизнес-процессами разрозненные информационные потоки требуют огромного административного штата для их объединения и анализа. Поэтому ERP-система требуется не малому, а среднему и крупному бизнесу.
Как понять, что компании нужна ERP-система
Обычная история наших заказчиков выглядит следующим образом. В какой-то момент становится ясно, что все основные процессы автоматизированы, а эффективность работы не повышается.
Выясняется, что каждый процесс находится в своей отдельной информационной системе. Для их связки сотрудники вручную вводят данные в каждую систему, а затем руководство вручную собирает продублированные данные для анализа деятельности всей компании. В принципе, такая механика работы продуктивна до определенного момента. Главное – определить момент достижения максимальной эффективности до его наступления, а не тогда, когда менять механизмы процессов нужно будет в режиме аврала.
Ни одна из информационных систем никогда не сообщит, что настал момент, когда компания доросла до того уровня, когда нужна ERP-система. Мировой опыт показывает 4 основных признака, которые позволят это понять:
Данных для принятия взвешенного управленческого решения становится недостаточно.
Любое решение в бизнесе имеет последствия, которые в конечном итоге выливаются в финансовые потери или, наоборот, в доходы. Качество решения зависит от информации, на которой оно основывается. Если данные устаревшие, неполные или некорректные, решение будет неправильным или несбалансированным.
Основные причины противоречивости информации:
критически важная информация разбросана по отдельным сотрудникам и отделам;
отсутствуют регламенты для сбора данных;
сбор информации проводят сотрудники с различными ролями и в разное время.
При наличии ERP-платформы, подходящей под ваши бизнес-процессы, вы можете централизовать все данные. Вся информация создается каждым сотрудником и отделом в единой системе в режиме реального времени. Это означает, что данные, которые могут понадобиться вам и кому-либо еще в компании, всегда являются максимально точными и актуальными.
Недостаток интеграции между ИТ-системами приводит к сбоям в работе и мешает росту компании.
Каждая ИТ-система предъявляет свои требования к формату данных, построена в разное время и на различных технологиях, принципах и языках программирования. Это отражается на работе сотрудников, которые взаимодействуют словно на разных языках, и на скорости взаимодействия.
ERP-система объединяет отдельные функции в одном интегрированном и понятном пространстве. ERP-система работает как переводчик, говорящий на нескольких языках программирования, чтобы обеспечить совместную работу и согласованность.
Ваши клиенты недовольны обслуживанием.
Если клиенты жалуются или уходят, стоит задуматься об эффективности. Это связано со спросом, перевешивающим предложение, поздними поставками, медленным обслуживанием или просто общим ощущением, что у бизнеса нет ресурсов или времени, чтобы заботиться о каждом клиенте.
Когда бизнес вырос до уровня среднего или крупного, ERP превращает недовольных клиентов в лояльных. Клиенты начинают чувствовать улучшение обслуживания и проживают изменения вместе с компанией.
Вы используете устаревшие системы.
Согласно исследованию Veeam 2020 Data Protection Trends Report, главным барьером цифровой трансформации бизнеса являются устаревшие технологии. Если компания все еще работает с системами ручного ввода или бумажными документами, то в постпандемический период она точно окажется за бортом.
Кроме того, ИТ-системы в компании могут быть довольно современными, но дезинтегрированными. В таком случае каждый отдел создает свой информационный бункер, данные из которого выходят дозированно или некорректно. Если интеграция отдельных систем крайне затратна или невозможна, то необходимо менять их на единую ERP-систему.
Какие выгоды ERP-система дает бизнесу
ERP-система – это продукт, который компания приобретает за свой счёт. Ее внедрение рассматривается как инвестиция, которая должна принести прибыль. Ни один производитель ERP-системы не гарантирует, что она принесет компании рост доходов. И это касается не только ERP-систем, но и любых ИТ-решений. Однако все плюсы внедрения опосредованно влияют на прибыль:
Экономия на ИТ-системах
Вместо того чтобы тратить ресурсы на несколько разрозненных систем, каждая из которых нуждается в специализированной поддержке, инфраструктуре, лицензиях, обучении сотрудников, можно сосредоточить все затраты на одной ERP-платформе. Она состоит из модулей, которые заменяют разрозненные системы на интегрированные части.
Если ERP-систему разрабатывать с нуля под запросы конкретной компании, в нее можно включить сторонние системы и сервисы, с которыми будет удобно работать бизнес-партнерам, поставщикам, клиентам и иным контрагентам.
Полная прозрачность
ERP обеспечивает руководству полный доступ к каждому бизнес-процессу любого подразделения 24/7. Например, можно ежедневно отслеживать запасы, включая запланированные поставки и поставки, находящиеся в пути. Имея полную картину об объемах запасов, можно точнее контролировать оборотные средства.
Автоматизация отчетов и сильное планирование
ERP создает единую унифицированную систему отчетности для всех процессов. Она автоматически генерирует полезные отчеты и аналитику в любое время. С ней руководству не придется вручную собирать электронные таблицы и письма.
Таким образом, платформа освобождает время на стратегическое планирование, более качественный анализ и сравнение показателей отделов. ERP-система помогает найти в аналитике те тенденции, которые раньше не замечали и даже не имели шанса заметить.
Рост эффективности
Сама по себе ERP – не панацея. Важно не только соответствие специфике бизнеса, но и правильное внедрение. Согласно исследованию 315 поставщиков готовых ERP-систем, доля внедрений, успех которых был лишь частичным, оценивается на уровне от 25 до 41 процентов в зависимости от отрасли. Подходящая ERP существенно сокращает затраты времени и усилий на рутину.
Обслуживание клиентов
Обслуживание клиентов – это ключевая часть бизнеса. ERP-система переводит фокус внимания сотрудников с ведения реестров клиентов на построение и поддержание отношений с клиентами.
Как показывает статистика, 84 процента клиентов разочаровываются в компании, если не получают достаточно ответов на запросы. ERP дает сотруднику все необходимые сведения и историю клиента прямо в момент обращения. С ней сотрудники занимаются не бюрократией, а привлечением и удержанием клиентов. Клиенты чувствуют преимущества ее внедрения, даже не зная об изменениях в компании.
Защита данных
Едва ли найдется информационная система, которая может дать абсолютную гарантию безопасности данных. Персональные данные клиентов и сотрудников, электронные письма, интеллектуальная собственность, финансовые данные, счета, контракты – чем больше систем обрабатывают эту информацию, тем сложнее отследить риски. ERP-система вводит единые стандарты доступа, ввода и вывода данных и централизованное хранение информации.
Однако чем больше доля рынка готовой ERP-системы, тем чаще она подвергается хакерским атакам. Предпочтительнее будет разработка собственной ERP-системы, доступ к кодовой базе которой будет только у вас. Если ERP-система для вашей компании разработана с нуля, хакеры не смогут найти копии системы, чтобы предварительно проверить ее на уязвимости.
Продуктивность совместной работы
Часто интерес к совместной работе отделов или сотрудников угасает, поскольку передача данных требует множества рутинных операций или по причине психологического климата в компании. Единая система автоматизирует доступ к информации, устраняет негативный опыт человеческого фактора и ускоряет коммуникацию внутри компании.
Единые бизнес-процессы
Готовые ERP-системы разрабатываются в соответствии с лучшими отраслевыми практиками. Это позволяет предприятиям стандартизировать свои собственные процессы.
Однако на деле предприятию приходится делать сложный выбор: либо долго и затратно настраивать и дорабатывать ERP-систему под стандарты предприятия, либо с болью настраивать собственные бизнес-процессы под стандарты ERP-системы.
Существует третий путь – изначально разрабатывать систему под собственные бизнес-процессы.
Масштабируемость
Независимо от того, расширяете ли вы свою клиентскую базу, выходите на новые рынки, внедряете новые процессы, отделы или продукты или иным образом масштабируете свой бизнес, при правильном выборе поставщика ERP-платформа подстраивается под изменения.
Поскольку ERP-система внедряется во все процессы компании, список преимуществ может увеличиваться в зависимости от специфики. На рынке разработаны десятки и сотни готовых решений, которые загоняют покупателей в рамки подписок, скорости обновлений и поддержки, закрытого функционала и архитектуры – в рамки одного поставщика. Только разработка собственной ERP-системы дает максимальные возможности без каких-либо ограничений.
О том, как выбрать производителя ERP-системы, какие вопросы ему задать, чтобы не потерять деньги, и что стоит учесть при планировании внедрения, читайте в следующих статьях.