Общение с бухгалтерами: как сделать так, чтобы у вас не болела голова
Часто мы слышим разные обвинения в адрес бухгалтерии, мол, задерживают зарплату, долго делают документы и т.д. Обидно, когда обычный, по сути, отдел называют «самым девчачьим коллективом». А некоторые бизнес-тренеры называют бухгалтерский коллектив «эмоционально-математическим», скрывая под этим названием целую смесь характеристик: от пристрастия к канцелярным порядкам до иррациональности. Отсюда все возможные стереотипы вроде постоянных сплетен, женского соперничества и, как следствие, обвинения в том, в чем бухгалтеры не виноваты.
Я просмотрел все возможные тренинги, в том числе зарубежные, в поисках ответа на этот вопрос. Оказывается, все довольно просто: нужно спокойное общение, оперативная реакция и общее желание работать над проблемами. В этой статье я поясню, как добиться идеальной коммуникационной среды среди бухгалтеров.
Согласованность
В бизнесе бухгалтерская отчетность и бухгалтерия являются одним из важнейших центров взаимодействия как внутри, так и вне организации. Это основа деловой репутации и источник уважения к компании. И здесь же находятся корни правильного отношения к бухгалтерии, как к отделу в целом. Потому информация, которая исходит от бухгалтера, должна быть согласована с генеральной линией вашей организации.
Например, если в отчете у вас стоит одна цифра, а в ведомости другая, а в руках у руководства совсем иная, то это серьезно может повлиять на отношение к вам и партнеров и сотрудников компании. Поэтому наиболее четко работайте с фактической информацией (особенно с цифрами) прежде, чем передавать ее сотрудникам или контрагентам. Если вы их убедите, что абсолютно всегда предоставляете полную и правдивую информацию, то сможете в дальнейшем добиться от них симпатий и большего желания общаться.
С кем общаться
Круг общения бухгалтера должен быть конкретным и четко обозначенным. Всегда знайте, с кем вам необходимо общаться и какую информацию вы будете предоставлять. Вам придется работать с разными руководителями и их подчиненными, клиентами, контролирующими органами, профсоюзами, кредиторами или инвесторами. Для каждой группы контактов должен существовать свой способ информирования, оказания услуг и продвижения интересов бухгалтерии – личное общение, рассылки, объявления или внутренний чат. Это позволит сформировать выгодное вам представление и донести вашу идею именно для этого типа публики.
Выберите способ общения
Бухгалтеру необходимо иметь представление о взглядах и о реальности каждой категории контактов. Обязательно уточните у клиентов, что и в каком виде они хотели бы видеть в отчетности, составьте выборку их пожеланий и примите решение, исходя из наибольшего количества одинаковых пожеланий.
Например, если речь идет об обмене документами, в первую очередь уточните, в каком виде идет обмен. Если в электронном – узнайте, с каким оператором обмена электронными документами работает контрагент. Совпадает ли он с вашим, нужен ли роуминг. Узнайте, в каком формате идет обмен, какие конкретные документы переведены в электронный вид.
Внутри компании этот вопрос также актуален. Некоторые будут готовы получать информацию в электронном виде или в формате системы внутреннего документооборота. Или, скажем, приглашение на получение зарплаты в виде электронного письма.
Делитесь информацией и мнением
Часто сотрудники компаний жалуются, что не могут наладить связь с бухгалтерией. Например, поползли слухи о том, что появились проблемы с налогами, они накручиваются, начинают нервировать вас и ваше руководство – и ваша запоздалая реакция приводит к усугублению негативного настроения. Поэтому необходима не только хорошая работа, но и эффективное донесение информации о результатах этой работы. Заведите себе привычку своевременно и в правильных пропорциях сообщать о делах бухгалтерии всем, кому это может быть важно.
А еще лучше знакомьте людей с хорошими делами вашего предприятия, бухгалтерии и вас лично. Создайте непрерывный поток правдивой информации, и ваша репутация будет на высоте. Безупречных предприятий и людей не бывает, поэтому для успешного противостояния атакам необходимо знать и умело применять технологию по связям с общественностью. Сведите к минимуму необходимость ваших потребителей вообще что-то выяснять в бухгалтерии и обеспечьте им максимальный сервис в получении информации и услуг.
Развивайте ритуалы
Традиции есть везде и это тоже своеобразные коммуникации. Если таковых еще нет, то создайте традиции сами, хотя бы в рамках отдела. Опишите правила поведения, сделайте их доступными. Например, простое требование, чтобы посетители бухгалтерии снимали верхнюю одежду и комфортно ждали приема, чтобы они имели возможность нормально общаться с вашими сотрудниками. Добейтесь, чтобы внешний вид и манеры поведения ваших сотрудников не вызывали раздражения и отторжения у окружающих.
Добавьте юмора в вашу работу, например, вешайте на двери смешные таблички, типа таких.
Общение, как бы ни казалось это банальным, главный помощник хорошего бухгалтера – при правильно выстроенных коммуникациях большинство проблем, с которыми вы сталкиваетесь, просто не возникают. Воспользуйтесь нашими советами, научитесь выстраивать коммуникации, и ваша бухгалтерия будет по-настоящему самым крутым отделом в организации!
Автор статьи: Павел Овчинников, руководитель проектов Synerdocs
Как общаться с «психованным» бухгалтером/клиентом?
Доброго, коллеги! Скажите, попадались ли вам в практике такие бухгалтера, которые уверены, что они круглые отличницы. Но естественно, как и у многих бывают ошибки, а кто-то очевидно халтурит. Когда «отличницам» на ошибки/халтуру указываешь, они начинают психовать разным образом, говорить не по делу, пытаться заговорить зубы, сбивать с толку. Вот у меня сейчас на проверке очередная такая «отличница». как вы не даете вестись им на поводу? и говорите ли что-то типа «успокойтесь», «ды причем тут уголовка, кто вам такое сказал», «не воспринимайте в штыки» и т.п.
поделитесь опытом, пожалуйста.
Два аспекта: психологический и практический. В психологическом плане просто ссылаться на нормативку неэффективно. Переубедить невозможно. Надо примерно так: «Вы такая умная, такая правильная, Ваш подход гениален. Но вот сейчас у власти в учете и налогах такие нехорошие люди и они думают вот это. «.
В практическом плане надо исходить из того, насколько аудитору вообще важно мнение бухгалтера. Если продолжение договорных отношений от него не зависит, то делайте так, как рассказала Татья на. Мнение ГБ при этом глубоко безразлично. Если же ГБ ключевая фигура при заключении договора, определите для себя что важнее. И помните, есть не ваш клиент, с которым никогда не сработаться. И ну его.
Но такой способ подойдет не всем. Мне, например, нужно конкретно себя распалить, чтоб общаться с людьми в подобном ключе. Хотя иногда и понимаешь, что стоило бы.
Пока живут на свете хвастуны, Мы прославлять судьбу свою должны!
Покуда есть на свете дураки, Обманом жить нам, стало быть, с руки.
Ну в первую очередь надо снизить собственную оценку проблемы до адекватной. Чтобы в учете не происходило, это в любом случае не вопрос «жизни и смерти». В учете нет ничего, что невозможно было бы исправить.
Я даю понять, что вообще то на одной стороне с бухгалтером, что знаю, что «не ошибается только тот, кто не работает»». Всегда демонстрирую уважение права бухгалтера иметь другое мнение. Напоминаю, что мы коллеги. Признаю, что сама тоже могу ошибаться.
Когда человек более-менее успокоился, начинаю объяснять, почему ей/ему самому выгодно делать по правилам, хотя, возможно, они и глупые. Обязательно обосновываю свою позицию, при этом очень важно использовать в том числе те источники, которые особенно авторитетны именно для этого бухгалтера (кто то считает более важными письма министерств и т.п., кто то федеральные законы, кто то судебную практику пытается изучать).
Психологические приемы в работе бухгалтера. Как найти душевное равновесие
Помимо знаний нормативной базы и аналитического склада ума, бухгалтерам, особенно на аутсорсе, необходимы навыки психолога. Конечно, не для того, чтобы лечить душевные раны клиентов. Бухгалтера лечат финансовое здоровье. Начнем с действующих и рабочих методов, как повысить продажи и всё успеть, а закончим приемами психологической разгрузки.
Понимание человеческой психологии помогает во многих сферах бизнеса и жизни. В каких бизнес-процессах бухгалтер использует психологические приемы:
На самом деле, достаточно много ситуаций, когда знание психологии спасает. Сегодня остановимся на трех и раскроем несколько полезных приемов.
Психологические фишки на первой встрече
А как вы насчет того, чтобы применять NLP на консультациях? Нейролингвистическое программирование — это не 25-ый кадр или гипноз. Используя вербальное и невербальное поведение, можно добиться заключения сделки. При этом в ход идут формы речи, движения глаз, позы тела, память. Бухгалтеру пригодятся такие приемы НЛП как эмоционально значимые слова и создание позитивных ожиданий.
При общении с клиентом важно заручиться его доверием, для этого используют:
Как призвать клиента к сотрудничеству:
Менеджеры для закрытия продажи применяют много методов. Вот парочка, которые подойдут и для продажи бухгалтерских услуг.
Ведите себя на переговорах уверенно, будьте внимательны к вашему клиенту и вычислите настоящие «боли». Это мостик к долгосрочному сотрудничеству.
Создание плодотворного микроклимата в коллективе
Если сотрудник при беседе с вами сидит в закрытой позе (руки и ноги скрещены), трудно требовать повышения эффективности труда. По каким-то причинам человек от вас закрывается и не хочет раскрывать истинных причин неуверенности. Например, боится рассказать об ошибке, т.к. вы слишком запугали коллектив санкциями — лишениями премий или даже увольнением.
Освоив метод отзеркаливания, позу можно открыть и беседовать уже более непринужденно. А для сплочения коллектива стоит попробовать современные способы тимбилдинга. Это когда устраивают совместные соревнования, выезды, завтраки и вечеринки. Пока, правда, общие встречи придется организовывать онлайн. Выбирайте для них такое время, которое не отнимет у сотрудников их законный отдых или обед, иначе реакцию получите отрицательную вместо позитивной.
Как тушить конфликты с заказчиками
Никуда от конфликтов и критики не спрятаться. Остается вести себя тактично и психологически грамотно. Всегда давайте оппоненту высказаться. Проявите интерес (или хотя бы сделайте вид) к его мнению. Предложите решить проблему совместно. Сдерживайте свое внутреннее негодование и уважайте противоположную точку зрения. Даже если клиент на 200% неправ, не унижайте, используйте нейтральные формулировки.
В споре применяйте различные приемы:
Но как бы вы хорошо не выучили психологические приемы, без внутреннего душевного равновесия добиться стопроцентного результата не удастся. Поэтому переходим ко второй составляющей нашей психологической темы.
Приемы психологической разгрузки
Как вы спускаете пар от ежедневных ЧП, ЧС, запар и авралов? Кто-то берет в руки любимую книжку, включит любимую музыку, заляжет в ванну с лепестками роз, съест тортик или наоборот запрется в спортзале. Любое занятие, приносящее вам удовольствие и отвлекающее от рабочих будней подойдет.
Есть один хороший прием, который позволит осознать свою внутреннюю уверенность и избавиться от низкой самооценки. В своей Школе бухбизнеса я использую технику «Я — молодец!»
Да, иногда нужно уметь разговаривать с самим собой. Если сложно делать это вслух — пишите, но не копите в себе. Мы не сошли с ума, так надо и это помогает.
Я советую выполнять следующие действия:
Как оказывается, нам надо, чтобы нас хвалили и одобряли наши поступки. Начните с себя — подружитесь с внутренним перфекционистом.
Попробуйте эти не хитрые психологические приемы или предложите свои в комментариях — поделитесь, как вы расслабляетесь после напряженного дня?
Записки неадекватного главбуха: про нервное начальство и одноклеточных в бухгалтерии
Если, не дай боже, какая-то ошибка или косяк, то вполне может прийти и вкрадчивым голосом спросить:
— Машенька, ты совсем дура или притворяешься? У тебя почему остаток основных средств отрицательный? В 1С посмотри, ага, тут. Видишь, программа как бы намекает вот этим минусом и красным цветом: «Одумайся, Маша! Так не должно быть! Глаза-то разуй!»
Да, я ошибаюсь иногда. Но все ошибаются! У нас шесть бухгалтеров, и нет ни одного, кто не делал бы ошибок. А иногда идешь советоваться с главбухом, а она говорит, чтобы я сама приняла решение, как делать. Я решаю, а потом оказывается, что так неправильно, и я получаю по полной программе.
БУХ.1С публикует записки молодого бухгалтера Марии
Мария работает в бухгалтерии из шести бухгалтеров и главбуха. Она находится в сложной ситуации и ищет помощи коллег.
Мария прислала нам письмо с рассказом, но просила не указывать никаких данных, которые могут помочь ее узнать.
P.S. Редакция будет рада, если вы напишете нам о своей жизни и работе. Самые интересные письма будут опубликованы в рубрикеЗаписки неадекватного главбуха, а автор получит гонорар.
Ждем ваши письма по адресу buh@1c.ru
Наш главбух мнит себя доктором Быковым из «Интернов». То биологическими отходами нас называет, то одноклеточными.
У нас хорошая зарплата для нашего региона. Но я каждое утро заставляю себя идти на работу. Я ненавижу ее, это постоянный стресс и крики.
Вчера одному бухгалтеру, она полная очень и пила чай с пирожками, главбух кричала, куда ей еще жрать-то, работать надо: «У тебя акты сверок с контрагентами не сделаны, платежи не разнесены, зато на чай и булки времени всегда хватает!»
А мне сказала, что у меня аттестация на следующей неделе, будет проверять пустоты моего мозга на наличие бухгалтерских знаний.
Я недавно работаю бухгалтером, понимаю, что знаю не все. И, конечно, у нашего главбуха опыта на 20 лет больше. Но невыносимо каждый день слушать, что я дура без извилин, мозги забыла, все бы в телефоне мне сидеть и т.п. А я в Инстаграм захожу только в обед, потому что я боюсь! Боюсь любое действие сделать, постоянно трясусь, что вдруг опять что-то не так сделаю или ошибусь и снова крики.
В прошлом году одна новенькая не выдержала всей этой атмосферы, записалась на прием к генеральному и все ему рассказала. Попросила поговорить с главбухом и урегулировать ее крики и отключить оскорбления.
А бухгалтера, которая жаловалась, потом уволили.
Что мне делать? При условии, что я не хочу увольняться, но и не хочу слушать крики и оскорбления?
Повышаем авторитет главбуха в глазах коллег и начальства
От чего убережет: руководитель больше не будет думать, что бухгалтерия зря получает зарплату.
В этой статье я собрал все самое важное, о чем мы говорили в течение года. В ней перечислены способы, с помощью которых главный бухгалтер может улучшить взаимопонимание со своим руководителем. Ведь любой директор хочет видеть в своей компании авторитетного и профессионального главбуха. А наша цель заключается в том, чтобы постепенно, день за днем повышать свой авторитет в его глазах.
Язык цифр вместо слов-паразитов
Чтобы исключить недопонимание с начальником, нужно всего лишь перевести ваши слова на язык цифр. Например, показать, что количество основных средств за год выросло в два раза. Поэтому необходимо либо выделить отдельного бухгалтера на этот участок, либо вложить деньги в автоматизацию. Тогда директор поменяет отношение к своему главбуху и осознает, что, если тот о чем-то просит, это не просто так, а действительно обоснованно.
Иногда спрашиваешь у главного бухгалтера, который только что говорил про «огромный объем работы», сколько у него исходящих платежек формируется за месяц. В ответ — пауза, а затем робкое: «Не помню… надо посмотреть…». Если главбух хочет, чтобы его воспринимали как профессионала, он должен знать все ключевые показатели своей работы. Чтобы в любой момент четко и авторитетно ответить на вопросы директора: сколько в день оформляется кассовых ордеров, платежных поручений, накладных, сколько у компании основных средств, каковы выручка и прибыль. И на текущий момент, и в динамике, то есть в сравнении с прошлыми периодами. Я, конечно, не призываю заучивать все вплоть до единицы, но порядок цифр («около 450 платежек в месяц») надо знать обязательно.
Самое интересное, что заставлять себя отказываться от слов-паразитов придется только первое время. Вы сами не заметите, как это войдет в привычку.
Чего хочет генеральный директор от бухгалтерии
По большому счету, гендиректор хочет трех простых вещей: чтобы бухгалтерия делала все, что ей поручено, вовремя и с минимальными издержками. Другими словами, «чтобы было счастье». А задача главного бухгалтера — уточнить, что именно шеф понимает под словом «счастье». Один директор будет счастлив, если его не станут вызывать в налоговую инспекцию: «Делай, что хочешь, плати любые налоги. Главное, чтобы меня туда никто не приглашал». Для другого начальника счастье — это когда налог на прибыль, рассчитанный в допустимых законодательством рамках, не превышает 5 млн руб в год. Так называемое счастье может состоять из одного пункта, а может и из двадцати. Когда вы убедитесь, что правильно друг друга понимаете, определяйте, сколько генеральному директору его счастье будет стоить. То есть какой должен быть бюджет на содержание бухгалтерии, учитывая возложенные на нее обязанности. И не забывайте, что генеральный директор может поручить бухгалтерии выполнение любой задачи, которую посчитает нужной. Поэтому в словарном запасе главного бухгалтера не должно быть слова «невозможно». Его место должны занимать слова «сколько это будет стоить».
«Я предупреждаю о последствиях» вместо «я запрещаю»
Возьмем НДС. Компания ежемесячно перечисляет поставщикам 30 млн руб. Из них НДС — 18 процентов, то есть порядка 5 млн руб. Если совсем не учитывать первичные документы, то мы не сможем принять налог к вычету и будем переплачивать эти 5 млн в бюджет. Либо зачтем НДС, но без документов. А это уже как минимум административное правонарушение. Поэтому три года мы будем сидеть как на иголках и ждать, пронесет — не пронесет, заметят — не заметят. Если не пронесет и придет налоговая проверка, то придется перечислить в бюджет и эту сумму, и штраф в размере как минимум 20 процентов. То есть еще миллион рублей за каждый месяц. И это только НДС, а ведь есть еще налог на прибыль в размере 20 процентов. То есть мы должны будем заплатить еще 6 млн руб., потому что без первичных документов отнести такие расходы на уменьшение налогооблагаемой прибыли нельзя.
Здесь я хочу подчеркнуть: как бы ни была для нас очевидна та или иная проблема, задача главного бухгалтера не запрещать, а предупреждать о последствиях. И только генеральный директор имеет право принять окончательное решение. Причем не всегда это решение будет совпадать с нашим мнением. Он вполне может сказать: «Да ладно, ерунда, это все несущественно». Нам же проще: не надо — не делаем. То есть те документы, которые в бухгалтерию успели прийти до 5-го числа, проводим, а те, которые не успели, не проводим. Насильно ведь мил все равно не будешь.
В этом случае главбуху надо набраться терпения и дождаться, когда генеральный директор все же изменит свою точку зрения. И способствовать тому, чтобы это произошло как можно скорее. Скажем, шеф увидит, какую огромную сумму налогов приходится платить в бюджет. Вызовет вас и спросит, есть ли возможность эту сумму уменьшить. А вы ему: «Конечно, есть, нужно просто более четко наладить работу по своевременной передаче в бухгалтерию входящих первичных документов». Другими словами, «клиент должен созреть», сам прочувствовать проблему. Желательно, конечно, не доводить до негативных последствий. И чем чаще директор будет понимать, что главбух его предупреждал не зря, тем больше он будет прислушиваться к его мнению в дальнейшем.
«Центр экономии затрат» вместо «центра затрат»
Если он не понимает, чем занимается бухгалтерия, ему будет жалко и 300 руб. премии выплатить. А необходимость в любом дополнительном сотруднике нужно будет очень долго и муторно обосновывать.
Цель главного бухгалтера — показать, как деятельность бухгалтерии помогает компании. Если директор увидит, что в результате оптимизируются налоги, снижается дебиторская задолженность, рационально используются кредитные ресурсы, то картина станет совершенно другой. Когда главный бухгалтер придет и попросит еще одну штатную единицу с окладом в 25 000 руб., шеф не глядя подпишет эту служебную записку.
Необходимо из «бухгалтерии — центра затрат» превратиться в «бухгалтерию — центр экономии затрат». Коммерческий отдел — молодцы, они обеспечивают выручку. Но кому эта выручка нужна, если она потом съедается из-за неэффективного налогообложения, высокого уровня дебиторской задолженности и нерациональных расходов? Поэтому главный бухгалтер должен обяснить директору, что главное не выручка, а финансовый результат, «доходы минус расходы».
И как раз в формировании финансового результата правильно ориентированная бухгалтерия принимает непосредственное участие. И роль бухгалтерии такая же важная, как и роль продавцов. Одни отвечают за оптимизацию доходов, а другие — за оптимизацию расходов.
Работа с «миллионами» вместо поиска «копеек»
Чтобы результаты вашей работы наконец-то стали видны, нужно строго ограничить потери времени. А сэкономленные часы и минуты посвятить конкретным делам. Одновременно необходимо перестать заниматься мелкими копеечными вопросами и перейти к решению действительно серьезных, с точки зрения генерального директора, задач.
В частности, не стоит тратить время на вредного поставщика, который никак не может прислать счет-фактуру на 5831 руб. 62 коп. Лучше разработать и утвердить у директора систему мотивации менеджеров за своевременную передачу документов в бухгалтерию. То есть решать не частные вопросы, а проблему в целом.
Повышайте ценность решаемых вами вопросов и задач, а копеечные дела поручайте своим подчиненным. И если генеральный директор будет видеть, что его главный бухгалтер не занимается ерундой, а действительно помогает бизнесу, то общаться и решать текущие вопросы будет намного проще.
Эффективное делегирование вместо единоличной работы на износ
На самом же деле бухгалтерия все успевает лишь благодаря двадцатичасовому рабочему дню главного бухгалтера, который трудится буквально на износ. И чем больше у него в подчинении сотрудников, тем острее стоит проблема эффективного делегирования.
Допустим, в бухгалтерии числятся семь человек. Тогда главбух может использовать 1120 человеко-часов (из расчета 160 часов на человека) в месяц. Сложность в том, что каждый из этой семерки имеет свои профессиональные и личностные особенности, поэтому правильное распределение работы между ними становится очень непростой задачей. Но это не значит, что нужно делать все за своих подчиненных.
Генеральный директор хочет видеть во главе каждого подразделения, в том числе и бухгалтерии, прежде всего эффективного руководителя. И чем лучше главный бухгалтер управляет своими сотрудниками, тем профессиональнее он выглядит в глазах начальства.
Ко всему, что было сказано выше, есть еще одно небольшое, но важное дополнение. Директор, как правило, человек очень занятой, поэтому многих позитивных изменений, происходящих в бухгалтерии, он может просто не замечать. Главному бухгалтеру не нужно стесняться или тем более жалеть времени на то, чтобы рассказывать о своих успехах. Здоровый ненавязчивый пиар нужен обязательно.
А о том, какие изменения произойдут в бухгалтерском и налоговом учете в 2013 году, читайте в специальной статье на сайте.
СРОЧНО!
Успейте разобраться в ФСБУ 5/2019 «Запасы», пока вас не оштрафовали. Самый простой способ – короткий, но полный курс повышения квалификации от гуру бухгалтерского учета Сергея Верещагина
БУХ.1С публикует записки молодого бухгалтера Марии