О дне начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за

Как уведомить работника о начале отпуска?

skypistudio / Depositphotos.com

Роструд напомнил работодателям об установленной ст. 123 Трудового кодекса обязанности известить каждого работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели. В ведомстве отметили, что работодатель обязан довести до сведения всех работников утвержденный график отпусков, однако это не освобождает от необходимости еще и отдельно проинформировать каждого работника в отдельности о дате начала его отпуска. По мнению чиновников, для этого работодатель должен предоставить сотруднику уведомление за 14 суток до начала положенного отдыха. Данный документ может быть сформирован в свободной форме (Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 24 декабря 2020 г. № ПГ/59245-6-1).

Отметим, что данная позиция идет вразрез с более ранними разъяснениями ведомства. Так, например, в письме от 30 июля 2014 г. № 1693-6-1 чиновники указывали на возможность исполнить обязанность по уведомлению работников о дате начала отпуска различными способами, в том числе через ознакомительные ведомости и даже с помощью графика отпусков, что в новом письме считается недостаточным.

Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться

В письме от 24 декабря 2020 г. № ПГ/59245-6-1 также указывается, что обязанность по уведомлению работника о дате начала отпуска «должна быть исполнена не только для тех, кто уходит в очередной отпуск по графику, но и для работников, которые решили взять дополнительный отдых». О каком «дополнительном отдыхе», который не отражен в графике отпусков, идет речь, не вполне ясно. Но если подразумевается предоставление отпуска в сроки, отличные от указанных в графике, то справедливость этого тезиса вызывает сомнения, поскольку в такой ситуации определение даты предоставления отпуска происходит по соглашению сторон, то есть работнику данная дата априори известна.

Источник

Статья 123 ТК РФ. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. По желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя.

Комментарии к ст. 123 ТК РФ

При нарушении этого порядка отпуск по заявлению работника переносится на другой срок.

2. Использовать ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное для работников время могут лишь работники, специальное право которых закреплено в комментируемой статье и других нормативных актах. Это следующие категории лиц:

работники моложе 18 лет (ст. 267 ТК);

Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15 января 1993 г. N 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»);

Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 9 января 1997 г. N 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»);

инвалиды войны (подп. 17 п. 1 ст. 14 Закона «О ветеранах»);

ветераны боевых действий (подп. 11 п. 1, подп. 4 п. 2 и подп. 3 п. 3 ст. 16 Закона «О ветеранах»);

военнослужащие, проходившие военную службу в воинских частях, учреждениях, военно-учебных заведениях, не входивших в состав действующей армии, в период с 22 июня 1941 г. по 3 сентября 1945 г. не менее 6 мес., военнослужащие, награжденные орденами или медалями СССР за службу в указанный период (п. 9 ст. 17 Закона «О ветеранах»);

лица, награжденные знаком «Жителю блокадного Ленинграда» (подп. 9 п. 1 ст. 18 Закона «О ветеранах»);

лица, работавшие в период ВОВ на объектах противовоздушной обороны, местной противовоздушной обороны, строительстве оборонительных сооружений, военно-морских баз, аэродромов и других военных объектов в пределах тыловых границ действующих фронтов, операционных зон действующих флотов, на прифронтовых участках железных и автомобильных дорог (подп. 10 п. 1 ст. 19 Закона «О ветеранах»);

граждане, получившие суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр) (п. 15 ст. 2 Федерального закона от 10 января 2002 г. N 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне»). Имеют право на получение дополнительного оплачиваемого отпуска продолжительностью 14 календарных дней:

граждане, получившие или перенесшие лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с радиационным воздействием вследствие чернобыльской катастрофы или с работами по ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС, и инвалиды вследствие чернобыльской катастрофы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15 мая 1991 г. N 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»);

Супругам военнослужащих отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих. При этом продолжительность отпуска супругов военнослужащих может быть по их желанию приравнена к продолжительности отпуска военнослужащих. Часть отпуска супругов военнослужащих, превышающая продолжительность ежегодного отпуска по основному месту их работы, предоставляется без сохранения заработной платы (п. 11 ст. 11 Федерального закона «О статусе военнослужащих»).

Работодатель обязан предоставить ежегодный отпуск по требованию работника независимо от графика:

женщине, которая пожелала уйти в отпуск перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК);

лицу, работающему по совместительству, при уходе в ежегодный оплачиваемый отпуск по основному месту работы (ст. 286 ТК);

по просьбе одного из работающих родителей (опекуна, попечителя) ребенка в возрасте до 18 лет предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения несовершеннолетнего ребенка, поступающего в образовательные учреждения среднего или высшего профессионального образования, расположенные в другой местности. При наличии 2 и более детей отпуск для указанной цели предоставляется 1 раз для каждого ребенка (ст. 322 ТК).

3. Если работник не может по уважительным причинам использовать отпуск в срок, указанный в графике, он имеет право обратиться к работодателю с письменным заявлением, в котором указывает причины переноса отпуска на другой срок. По договоренности с работодателем срок использования отпуска работником может быть перенесен на другое время.

При перенесении срока использования отпуска на другое время по причинам, указанным в ст. 124 ТК, либо по другим причинам, когда по соглашению сторон трудового договора время использования отпуска изменено, в график отпусков вносятся изменения.

В тех случаях, когда работник имеет право на выбор времени использования отпуска, при составлении графика целесообразно предложить ему написать заявление о том, в какое время он хотел бы получить отпуск.

4. При изменении графика использования очередного отпуска следует иметь в виду, что, как правило, отпуск можно переносить только в рамках того рабочего года, за который он предоставляется, и нельзя менять время использования отпуска тем работникам, которым законодательством в качестве льготы установлено право на получение отпуска, например, в летнее время.

5. Форма Т-7 «График отпусков» утв. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством РФ, на основании документа, составленного в произвольной форме.

Источник

Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. По желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя.

Комментарий к ст. 123 TК РФ

1. Ежегодные оплачиваемые отпуска могут предоставляться работникам в любое время в течение года в соответствии с графиком отпусков, который должен предусматривать равномерное распределение времени отправления работников в отпуск, чтобы не нарушать нормальное функционирование деятельности работодателя.

2. При составлении графика отпусков, обязательного для работника и работодателя, необходимо учитывать право отдельных категорий работников на предоставление отпуска в удобное для них время (см. комментарий к ст. ст. 260, 267 ТК).

Судебная практика по статье 123 TК РФ

частей второй и третьей статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации, согласно которым график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника; о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала;

При указанных обстоятельствах суды, руководствуясь положениями статей 93, 106, 107, 114, 122, 123, 124, 125, 136, 260 Трудового кодекса Российской Федерации, статьей 11.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», а так же разъяснениями, изложенными в пункте 20 постановления пленума Верховного Суда Российской Федерации от 28.01.2014 N 1 «О применении законодательства, регулирующего труд женщин, лиц с семейными обязанностями и несовершеннолетних», пришли к выводу, что одновременное использование двух и более отпусков трудовым законодательством Российской Федерации не предусмотрено, и фондом правомерно отказано обществу в принятии к зачету необоснованно произведенных им расходов на выплату пособий по уходу за ребенком за время нахождения названных работников в очередном основном отпуске.

1. В своей жалобе в Конституционный Суд Российской Федерации гражданин Ю.Н. Орлов оспаривает конституционность части второй статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации, согласно которой график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.
По мнению заявителя, оспариваемое законоположение противоречит статьям 2, 6, 7, 15, 17, 18, 37 и 45 Конституции Российской Федерации, поскольку по смыслу, придаваемому ему правоприменительной практикой, обязывает работника обращаться с письменным заявлением к работодателю о предоставлении отпуска.

Что же касается вопроса о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска по заявлению работника, то, как отмечал Конституционный Суд Российской Федерации в Определении от 29 сентября 2015 года N 1833-О, предусмотренное статьей 123 Трудового кодекса Российской Федерации правило во взаимосвязи с положениями статьи 21 данного Кодекса, закрепляющими обязанность работника добросовестно выполнять свои трудовые обязанности и соблюдать трудовую дисциплину, предполагает согласование сторонами трудового договора календарного периода отпуска и, как следствие, издание приказа работодателя о предоставлении работнику такого отпуска, чем обеспечивается возможность реализации субъективного права работника на ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для него время, а работодателю предоставляется возможность максимально эффективно использовать труд своих работников и имеющееся у него имущество в целях ведения предпринимательской либо иной не запрещенной законом экономической деятельности (статья 34, часть 1, Конституции Российской Федерации).

2.1. В соответствии со статьями 96 и 97 Федерального конституционного закона «О Конституционном Суде Российской Федерации» Конституционный Суд Российской Федерации по жалобам граждан на нарушение конституционных прав и свобод проверяет конституционность закона, примененного в конкретном деле, рассмотрение которого завершено в суде, при этом жалоба должна быть подана в срок не позднее одного года после рассмотрения дела в суде; к жалобе должна быть приложена копия официального документа, подтверждающего применение оспариваемого закона в деле заявителя. Между тем М.С. Тарачи не представлены документы, подтверждающие применение в ее деле статей 114, 122 и 123 Трудового кодекса Российской Федерации (что указано в самом обращении).

1) в нарушение части 3 статьи 123 Трудового кодекса Российской Федерации работники не извещаются под роспись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала;
2) А. предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 7 апреля 2008 г., заработная плата за время отпуска выплачена с задержкой 11 календарных дней, что является нарушением части 9 статьи 136 Трудового кодекса Российской Федерации;

Из материалов дела усматривается, что в период с 15 по 22 июля 2010 года на основании распоряжения руководителя государственной инспекции труда в Ленинградской области от 1 июля 2010 года в отношении ЗАО «Веда», расположенного по адресу: Ленинградская область, г. Кингисепп, ул. Театральная, 13, проведена плановая выездная проверка соблюдения требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. В ходе указанной проверки были выявлены, следующие нарушения: не обеспечена за счет предприятия стирка, сушка, а также ремонт специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты (статья 221 Трудового кодекса Российской Федерации); не утвержден график предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в 2010 году (статья 123 Трудового кодекса Российской Федерации); не определены и не согласованы с местным органом Роспотребнадзора контингент и списки работников, подлежащих обязательному периодическому медицинскому осмотру в текущем календарном году (пункт 7 Порядка проведения предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на вредных работах и на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами, утвержден приказом Министерства здравоохранения и социального развития России от 16.08.2004 г. N 83); руководящему составу не организовано обучение с последующей аттестацией (в соответствующих учебных центрах, учреждениях) на знание требований охраны труда (статья 225 Трудового кодекса Российской Федерации, пункты 1.5, 2.3, 3.2 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержден совместным постановлением Министерства труда и Министерства образования Российской Федерации от 13.01.2003 г. N 1/29).

Решением судьи Новгородского районного суда Новгородской области от 5 августа 2015 г., оставленным без изменения решением судьи Новгородского областного суда от 14 марта 2016 г. и постановлением и.о. председателя Новгородского областного суда от 8 августа 2016 г., постановления должностного лица Инспекции от 2 апреля 2016 г. N 4-85-15-ППР/87/8/2, N 4-88-15-ППР/87/6/2, N 4-86-15-ППР/87/5/2, N 4-87-15-ППР/87/7/2 изменены: из указанных актов исключены выводы о виновности генерального директора общества Тяна И.В. в нарушении требований статей 140, 236 ТК РФ, выразившемся в том, что в день увольнения не произведен расчет и не выплачена соответствующая денежная компенсация уволенным работникам Р. А. Х. И. Б. С., а также выводы о виновности в нарушении требований статьи 123 ТК РФ, выразившемся в том, что за две недели до начала отпуска не извещены и с приказами о предоставлении отпуска не ознакомлены работники К., М., К. Р., А. за совершение указанных выше административных правонарушений генеральному директору общества Тяну И.В. назначено административное наказание с применением части 2 статьи 4.4 КоАП РФ в пределах санкции части 3 статьи 5.27.1 данного Кодекса в виде административного штрафа в размере 15 000 рублей; в остальной части постановления должностного лица Инспекции от 2 апреля 2016 г. N 4-85-15-ППР/87/8/2, N 4-88-15-ППР/87/6/2, N 4-86-15-ППР/87/5/2, N 4-87-15-ППР/87/7/2 оставлены без изменения.

Источник

Как предоставить отпуск

эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства

Несмотря на то что оформлением ежегодных оплачиваемых отпусков организации занимаются постоянно, проверки ГИТ редко остаются без претензий. Предлагаем пошаговый алгоритм, который поможет без ошибок подготовить документы

Три общих правила

Эти правила определены гл. 19 ТК РФ. О них часто забывают, между тем при проверке это может стать поводом для взыскания.

Правило 1. Работодатель обязан предоставлять сотрудникам оплачиваемый отпуск ежегодно (ст. 122 ТК РФ)

В нарушение этого правила руководители зачастую идут на поводу у сотрудников и предоставляют отпуск, только когда человек сам попросит. Если хотите соблюдать трудовое законодательство, варианта «работник не хочет идти в отпуск, переносит на следующий год» просто не должно быть.

Правило 2. Отдельным категориям сотрудников работодатель обязан предоставлять оплачиваемый отпуск в удобное для них время

К таким категориям относятся несовершеннолетние работники, почетные доноры России, родители трех и более детей в возрасте до 18 лет и пр. Когда будете составлять график отпусков на следующий год, возьмите с них заявление с пожеланием удобного времени отдыха. Но будьте готовы, что даже при наличии заявления сотрудник в любой момент может передумать и попросить отпуск в другое время.

Вопрос. Сотрудник — ветеран боевых действий попросил дать ему ежегодный отпуск с завтрашнего дня. Можно ли отказать со ссылкой на невозможность выплатить отпускные за три дня до начала?

Ответ. Работодатель обязан удовлетворить просьбу работника, так как законодатели не предусмотрели никаких исключений в порядке предоставления отпуска такой категории работников. Это подтверждает судебная практика (Определение Санкт-Петербургского городского суда от 13.02.2012 № 33-1972/2012, Апелляционное определение Московского городского суда от 14.05.2015 по делу № 33-8626).

Правило 3. Право на отпуск за первый год возникает после шести месяцев непрерывной работы у работодателя (ст. 122 ТК РФ). По этой причине не включайте в график на текущий календарный год сотрудников, которые только поступили на работу. Чтобы отпустить новичка в отпуск после шести месяцев работы, вам потребуется только взять с него заявление. Впрочем, по договоренности с работодателем сотрудник может отдохнуть и раньше.

Алгоритм предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска по графику отпусков

Составить и утвердить график отпусков

Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяет ежегодный график отпусков. Работодатель утверждает документ с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Если профсоюза нет — единолично. График нужно утвердить не позднее чем за две недели до начала календарного года. Вы можете использовать унифицированную форму Т-7 или разработать свою.

Заявление должно быть оформлено до даты утверждения графика отпусков. Это важно, потому что понятия «ознакомлен» и «согласен» влекут за собой разные правовые последствия. График отпусков — это локальный акт, который работодатель утверждает в одностороннем порядке. Недостаточно просто ознакомить с ним сотрудника, важно заручиться его согласием до утверждения графика.

Заявление от работника о предоставлении части ежегодного отпуска и дальнейшее ее предоставление работодателем рассматривается судьями как доказательство соглашения между работником и работодателем (Решение Пермского краевого суда от 19.04.2017 по делу № 7-674-2017(21-421/2017).

Чек-лист. На что обращают внимание инспекторы ГИТ при проверке графика отпусков:

Ознакомить сотрудников с графиком отпусков под роспись

С одной стороны, в ТК РФ нет нормы, обязывающей работодателя знакомить работников с графиком отпусков под роспись. С другой, специалисты Роструда в Письме от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1 квалифицировали график отпусков как локальный нормативный акт и потребовали выполнения нормы ст. 22 ТК РФ. Актуальная инспекционная и судебная практика подтверждают такой подход: Постановление Верховного Суда РФ от 01.11.2018 № 3-АД18-7, Постановление Калининградского областного суда от 22.04.2016 № 4А-170/2016, Решение Белгородского областного суда от 29.08.2016 по делу № 7(2)-382/2016.

Как можно ознакомить с графиком отпусков:

Известить сотрудника о времени начала отпуска

Форма извещения трудовым законодательством не уточнена, но определены два условия (Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Сотруднику нужно сообщить о начале отпуска:

При этом форма документа может быть любая:

Главное, при выборе способов извещения понимать, что если вы не выполните два основных условия, организацию могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Издать приказ о предоставлении отпуска и ознакомить с ним работника под роспись

В настоящее время нет ни одного нормативного правового акта, обязывающего работодателей издавать приказ на отпуск. Но на практике большая часть компаний его оформляют. К этому привыкли и проверяющие из ГИТ. Известны случаи, когда работодателей привлекали к ответственности за отсутствие приказа на отпуск или за неознакомление с ним работника. Нельзя сказать, что такая практика правомерна, но она существует (Решение Московского городского суда от 08.02.2019 по делу № 7-648/2019, Решение Верховного Суда РФ от 01.03.2017 № 84-АД17-1).

Поэтому если вы решили оптимизировать кадровое делопроизводство и исключить приказ о предоставлении отпуска из документооборота, учитывайте и такой вариант развития событий.

Для оформления и учета отпусков есть унифицированные формы № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» и № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам» ( Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 №1), но вы можете разработать свою форму.

Основанием для приказа является сам график отпусков. В приказе укажите номер и дату, табельный номер, ФИО, должность работника, структурное подразделение, рабочий год, за который предоставляется отпуск.

Рабочий год исчисляется с даты приема на работу, но всегда проверяйте себя: могут быть периоды, которые сдвинут окончание рабочего года.

Вопрос. Если работник принят на работу 1 июня 2020 года, в декабре 2020-го он находился 20 дней в отпуске без содержания, как определить рабочий год для исчисления ежегодного оплачиваемого отпуска?

Ответ. Если работнику предоставлялось 20 дней отпуска без сохранения заработной платы в декабре, то окончание первого рабочего года сдвинется на 6 дней: из 20 дней отпуска без сохранения в рабочий год включаются 14 дней, а окончание отпуска сдвигается на 6 календарных дней (ч. 1 ст. 121 ТК РФ, Письмо Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1). Таким образом, первый год закончится не 31 мая, а 6 июня 2021 года. Соответственно, второй рабочий год начнется с 7 июня 2021 года и закончится 6 июня 2022 года.

Срок издания приказа на отпуск законодательством не установлен. Учитывайте время, необходимое для подписания, передачи в бухгалтерию и пр.

Оформить записку-расчет о предоставлении отпуска работнику

Записка-расчет — необязательный документ, но зачастую она необходима для расчета причитающихся работнику отпускных. Решая вопрос, надо или нет составлять ее, ориентируйтесь на внутренние правила своего работодателя.

Вы можете использовать унифицированную форму
№ Т-60 (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) или разработать свою. Важно оформить записку-расчет заранее, чтобы бухгалтерия успела выплатить отпускные работнику в срок — не позднее чем за три дня до начала отпуска.

Работники кадровых служб заполняют только первый лист записки-расчета, вносят номер и дату составления записки-расчета, табельный номер, ФИО, должность работника, структурное подразделение, в котором он работает, и период работы, за который предоставляется отпуск. Второй лист содержит расчет оплаты отпуска, начислений и удержаний, а также общей суммы к выплате и заполняется бухгалтерией.

Записка-расчет — это внутренний документ, который необходим только для взаимодействия кадровой службы и бухгалтерии. Ее не нужно выдавать работнику, поэтому оформлять можно только в электронном виде.

Выплатить работнику отпускные

В соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Речь идет именно о календарных днях. Если отпуск начинается в понедельник, последний день для выплаты отпускных — четверг (Письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1, Письмо Минтруда России от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157).

Внести сведения об отпуске в личную карточку работника

После 1 сентября 2021 года вопрос, вести или нет личные карточки Т-2 для кадрового учета, работодатель может решить самостоятельно. Единственный нормативный правовой акт, обязывающий вести личные карточки на бумажном носителе, — Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 — с 1 сентября утрачивает силу в связи с Постановлением Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250.

Обратите внимание: личная карточка — это единственный документ в кадровом делопроизводстве для учета сведений о предоставляемых отпусках.

Если вы продолжаете их заполнять, то в разделе VIII указывайте вид отпуска — «ежегодный основной оплачиваемый», период работы, за который он предоставляется, количество календарных дней, даты начала и окончания, а также основание — реквизиты приказа об отпуске. С записью в личной карточке знакомить сотрудника не нужно.

Работодатели должны продолжать вести личные карточки Т-2 для целей воинского учета. Минобороны пока не утвердил новую форму.

Внести сведения об отпуске в табель учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет фактически отработанного сотрудниками времени (ст. 91 ТК РФ). Если для этого вы используете унифицированные формы № Т-12 или № Т-13, дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска работника отметьте буквенным кодом «ОТ» или цифровым «09».

Внести в график отпусков данные о фактически использованных днях отпуска

Если вы используете унифицированную форму графика отпусков № Т-7, дату фактического начала отпуска ставьте в графе 7. Не надо ждать окончания года, заполняйте в режиме реального времени.

Если фактическая дата отличается от планируемой, обязательно в графе 8 укажите документ, на основании которого отпуск переносится, а в графе 9 — дату переноса отпуска.

Даты могут отличаться только по причинам, названным в ст. 124 ТК РФ, и в случае, когда работник просит предоставить часть отпуска (ст. 125 ТК РФ).

Вместо заключения

Предоставление отпуска требует от кадрового сотрудника знания трудового законодательства и соблюдения определенной последовательности действий.

Главное правило: нельзя нарушать обязательные требования, предусмотренные законодательством. Серьезными нарушениями будет отказаться от графика отпусков или утверждать его позже чем за две недели до начала календарного года, не извещать сотрудников о начале отпуска или не предоставлять отпуск в полном размере. В этих случаях работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Подробная инструкция поможет оформлять ежегодные отпуска без ошибок, а приведенный ниже чек-лист — проверить себя.

Порядок предоставления основного оплачиваемого отпуска согласно графику

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

График отпусков 55 КБ

Заявление на деление отпуска на части 658.6 КБ

Источник