какая касса лучше для интернет магазина
Как выбрать онлайн-кассу для интернет-магазина
Бывают разные онлайн-кассы: стационарные, мобильные и облачные. Какую выбрать, зависит от специфики работы вашего интернет-магазина. В статье — какая онлайн-касса подойдет в разных ситуациях.
Леонид Яковлев
Почти всем ИП и компаниям нужна онлайн-касса, если они работают с розничными покупателями — физлицами без статуса ИП. Льгот для онлайн-торговли нет.
В статье разбираемся, какая онлайн-касса подойдет для интернет-магазина.
Что такое онлайн-касса
Онлайн-касса — касса с фискальным накопителем. Фискальный накопитель хранит все операции и передает их в налоговую по интернету. Изменить информацию на накопителе нельзя, значит, и снизить налоги у предпринимателя или компании не получится. Так налоговая получает информацию о доходах бизнеса и понимает, сколько налогов он должен уплатить.
С 1 июля 2021 года онлайн-касса нужна почти всем ИП и компаниям, которые принимают оплату от физлиц. До этого у некоторых ИП были отсрочки, но они закончились.
Когда говорим «касса», представляем кассовый аппарат с кнопками, но в реальности все иначе. Онлайн-кассы бывают:
Выбор вида онлайн-кассы зависит от специфики бизнеса компании, которая ее использует.
Обратите внимание: интернет-эквайринг — это не онлайн-касса. Эквайринг — это возможность платить картой, но фискальный чек он не выдает и данные в налоговую не отправляет, а значит, не заменяет онлайн-кассу.
Если у вас не эквайринг от банка напрямую, а договор с платежным агрегатором, уточните, отправляет ли он фискальные чеки вашим покупателям, — у некоторых агрегаторов есть такая услуга. Если нет — нужно подключить онлайн-кассу.
Если не использовать онлайн-кассу при расчетах с покупателями, можно получить штраф для ИП или руководителя — от 25 до 50% от суммы каждого расчета, но не меньше 10 000 ₽; для организации — от 75 до 100%, но не меньше 30 000 ₽.
Когда интернет-магазину не нужна онлайн-касса
Если у вас интернет-магазин, можно обойтись без кассы в трех случаях:
Разберем каждую ситуацию подробнее.
НПД — налог на профессиональный доход. НПД можно применять только при продаже товаров собственного производства или оказании услуг своими силами. У ИП на НПД не может быть сотрудников, а доход не должен превышать 2,4 млн рублей в год.
ИП делает сумки, кошельки и ремни из кожи и продает через интернет-магазин. Он может применять НПД, и онлайн-касса ему не нужна.
Но если он будет покупать сумки у других производителей и перепродавать на своем сайте или наймет для пошива изделий работника по трудовому договору, то придется зарегистрировать онлайн-кассу.
ИП на НПД, можно работать без онлайн-кассы, а чеки — оформлять через приложение «Мой налог».
Клиенты оплачивают покупки в стороннем пункте выдачи или курьеру-посреднику. В таком случае чек о покупке выдает курьер или работник пункта выдачи.
Интернет-магазин продает товары с оплатой на почте. Он может работать без онлайн-кассы. Покупатель оплатит посылку и получит чек в почтовом отделении.
Принимаете деньги через платежный агрегатор. С их помощью можно принимать платежи разными способами: не только картами, через Apple Pay, Google Play, но и через терминалы и различные платежные кошельки — WebMoney, ЮMoney. Часто они берут на себя обязанность по выдаче чека, в таком случае онлайн-касса будет не нужна. Уточните это при заключении договора.
Во всех остальных случаях онлайн-касса нужна.
Какую кассу выбрать для интернет-магазина
Выбор онлайн-кассы зависит от того, в какой момент вы принимаете деньги от покупателей:
Оплата только на сайте. Подойдет только облачная онлайн-касса. Такая касса не сломается, будет работать круглосуточно, и ее просто подключить к любому сайту. Касса примет платеж и отправит покупателю чек в автоматическом режиме в любое время дня и ночи.
Оплата курьеру. Как мы писали выше, если доставкой занимается сторонняя компания и она же принимает оплату, то покупать кассу для таких расчетов не обязательно — обязанность выбивать чек будет лежать на курьерах.
А если у вас собственные курьеры, которые принимают оплату в момент доставки, нужно купить и зарегистрировать обычную онлайн-кассу.
Подойдут такие варианты:
Оплата в пункте выдаче. Если заказы выдаете в собственном офисе или пункте выдачи, можно выбрать обычную стационарную онлайн-кассу.
Какая именно онлайн-касса подойдет, зависит от схемы работы вашего магазина: возможно, вам понадобится сразу две онлайн-кассы.
Например, если в вашем магазине товар можно оплатить и на сайте, и вашему курьеру, и в офисе, нужно будет завести две кассы. Стационарную — для оплаты в пункте выдачи, и ее же подключить к приложению курьеров, и облачную — для тех, кто платит на сайте.
Со стационарной онлайн-кассой работа строится так же, как и в любом другом виде бизнеса — об этом написали отдельную статью.
Подробнее об облачной кассе расскажем дальше.
Касса для оплаты в онлайне
Онлайн-касса сразу после покупки должна прислать чек на электронную почту покупателя или в СМС. Клиент может оформить заказ на сайте когда угодно — днем или ночью. Значит, касса, так же как и сайт, должна работать круглосуточно, чтобы в любой момент принять платеж от клиента и отправить чек.
Обычные кассовые аппараты, которые используют в офлайне, не получится применить для интернет-торговли: они не умеют автоматически принимать платежи и отправлять чеки.
Для интернет-магазина подойдет только облачная онлайн-касса. Процесс такой: магазин берет в аренду кассу, которая подключена к серверу в дата-центре. Компания, которая предлагает такую услугу, отвечает за работу кассы: обеспечивает стабильное подключение к интернету и электричеству. Интернет-магазин фактически никак не взаимодействует с физической кассой, все происходит «в облаке».
Главные плюсы работы с облачными онлайн-кассами:
Подписку на облачную кассу можно оплачивать помесячно или сразу за более длительный период: чем дольше срок, тем ниже стоимость аренды за месяц.
Как начать работу с онлайн-кассой
Подробно о регистрации кассы мы рассказывали в отдельной статье, здесь кратко перечислим основные этапы.
Заключите договор с ОФД. Оператор фискальных данных — это компания-посредник между предпринимателем или компанией и налоговой. Чеки сначала поступают к ОФД, а он передает их налоговой. Начните работать с любым ОФД из официального реестра налоговой. Средняя стоимость — 3000 ₽ в год.
Если арендуете облачную кассу, уточните у поставщика, что входит в договор, — часто услуги ОФД уже включены. В этом случае не нужно заключать отдельный договор с ОФД и дополнительно оплачивать его услуги.
Оформите электронную подпись. Для регистрации кассы через интернет понадобится квалифицированная электронная подпись. Руководитель ООО или ИП может получить подпись бесплатно в налоговой. Если КЭП уже есть, оформлять новую не надо.
Зарегистрируйте кассу в налоговой. Для регистрации нужно подать заявление на сайте налоговой. Заполнить все сведения о кассе: адрес установки, адрес сайта, модель и номер ККТ и фискального накопителя. С этим обычно помогают компании, у которых берут в аренду облачную кассу. После регистрации получите карточку регистрации ККТ, она будет храниться в личном кабинете на сайте налоговой.
Какая онлайн-касса подойдёт для интернет-магазина?
Схема продажи онлайн-магазина по ФЗ-54
Помните, что согласно п. 5 статьи 1.2 54-ФЗ чеки отправляет не платежная система, а продавец.
К счастью, эта функция давно разработана во всех популярных CMS интернет-магазинов. Остается только привести эту форму в надлежащий вид в соответствии с новым законом.
Какому интернет-магазину не нужна онлайн-касса
Существуют исключения, позволяющие отдельным интернет-магазинам не использовать онлайн-кассы. К ним относятся.
Обратите внимание! «Почта России» и иные организации могут взять на себя функции платежного агента, избавив от необходимости приобретения онлайн-кассы.
При этом помните, что не каждый посредник в состоянии вас избавить от необходимости выдачи чека. Рассмотрим их поподробнее…
Различия между платежным сервисом и платежным агентом
С юридической точки зрения это два совершенно разных понятия.
Платежный сервис — это технически оснащенный канал связи для передачи электронных средств от покупателя к продавцу. Своего рода посредник, не имеющий прямого доступа к деньгам, всего лишь осуществляющий трансфер. Платежные сервисы предоставляются финансово-кредитными организациями, а потому не используют онлайн-кассы.
Платежный агент — это организация, реализованная в любом формате, которая берет наличные денежные средства у покупателя — физического лица, зачисляет их на свой расчетный счет, а потом переводит их продавцу, удерживая агентское вознаграждение. Такие посредники обязаны выдавать чеки от имени продавца, а значит, должны использовать онлайн-кассы.
Что должно быть в чеке интернет-магазина
Ознакомиться с требованиями к фискальному чеку можно в статье 4.7 54-ФЗ. Согласно закону, он должен содержать такие данные, как:
Иногда к нему прикладывается ссылка на файл с QR-кодом, впрочем, эта процедура необязательна.
Порядок регистрации онлайн-кассы интернет-магазина в ОФД и ФНС
Процесс регистрации кассы электронной коммерции практически не отличается от регистрации онлайн-кассы офлайнового бизнеса. Необходимо проделать аналогичные шаги.
Каждый этап достаточно прост и понятен в том случае, если вы имеете физический доступ к кассе. Однако многие интернет-магазины могут работать по схеме аренды, когда фактически касса будет находиться в обслуживающей компании. В этом случае проделывается описанная выше процедура, за исключением того, что вводить регистрационные данные в кассу будут сотрудники сервиса.
Для работы с онлайн-кассой необходимо подключить ее к конкретному интернет-магазину, то есть к программе, управляющей CMS сайта. Для выполнения этой задачи разработаны специальные модули интеграции. Если ваша CMS не поддерживает работу с готовыми модулями, придется нанять программиста для составления индивидуального кода.
Как выбрать онлайн-кассу для интернет-магазина
Первое, от чего стоит отталкиваться, — это понимание того, что единого решения для всех магазинов не существует. Поэтому выбирать онлайн-кассу следует из особенностей вашего бизнеса. Условно все существующие интернет-магазины можно разделить на несколько видов по способу реализации товаров и приему платежа.
Теперь давайте рассмотрим каждый из вариантов более подробно.
Прием оплаты только в пункте выдачи
Работа такого онлайн-сервиса выглядит следующим образом. Интернет-магазин принимает заявки, резервирует товар, менеджеры согласовывают заказы. Далее товары доставляются в пункт выдачи, куда приходит покупатель и где происходит расчет. В этом случае онлайн-касса ставится в точке, а сам расчет проходит по общим правилам.
Таким организациям подойдёт онлайн-касса для малого бизнеса, например Дримкас-Ф. Часто с такими кассами в комплекте идут фискальный накопитель и годовое обслуживание ОФД.
Стоимость оборудования начинается от 20 000 рублей.
Прием оплаты через собственных курьеров
В этом случае принимает деньги и выдает чек ваш сотрудник-курьер, доставляющий товар. Поэтому ему понадобится мобильная онлайн-касса с подключением к интернету. У каждого сотрудника должен быть свой аппарат. Организовать расчет можно одним из способов.
Недостатки ФР в том, что он достаточно быстро разряжается, преимущества — меньше везти. Портативная онлайн-касса, наоборот, подходит для длительной работы, но намного тяжелее и больше ФР.
Стоимость фискального регистратора начинается от 20 000 рублей, портативных касс с фискальным накопителем — от 17 500 рублей.
Прием оплаты через аутсорсинговую курьерскую службу
Вспомните, что мы писали о платежных агентах, — этот как раз из таких случаев. Курьерская компания сама выдает чек при получении денег, а затем переводит средства на счет интернет-магазина безналом. Таким образом, фискализация входит в обязанности сторонней курьерской службы, их сотрудники носят мобильные кассы и выдают чеки покупателям.
Важно! Несмотря на то что курьерская служба выступает в качестве платежного агента, она должна отражать в чеке вас как конечного получателя платежа.
Прием оплаты на сайте при аренде онлайн-кассы
Для приема оплаты онлайн вам придется покупать, устанавливать и подключать кассу в своем офисе либо заключать договор на аренду с организацией, оказывающей такие услуги. При последнем варианте вы приобретаете у компании фискальный накопитель, он подключается к кассе, к которой вы не имеете физического доступа. Ремонт и обслуживание проводят сотрудники сервиса аренды. При регистрации кассы в ФНС ввести данные за вас может сервисный инженер.
Передача данных может производиться двумя способами: онлайн-касса подключается к интернет-магазину либо к платежной системе. Для подключения ККТ напрямую к сайту используют готовые модули интеграций, разработанные для всех популярных CMS. Для интеграции с платежными системами потребуются услуги программиста. Для подключения к другой платежной системе и/или оператору придется перерегистрировать онлайн-кассу или арендовать ККТ у другой организации.
Помните! Вам принадлежит только накопитель, переставлять его в другое оборудование запрещено законом.
Стоимость годового обслуживания колеблется от 26 000 до 42 000 рублей в год, словно вы ежегодно покупаете новую онлайн-кассу.
Интернет-магазин осуществляет расчеты несколькими способами
Выбрать один способ расчетов с клиентами — значит ограничить их в выборе и снизить свою конкурентоспособность. Крупные интернет-магазины обычно не испытывают проблем с реализацией нескольких способов проведения расчетов с покупателями. Получается, что новый закон существенно ограничивает лишь мелкий бизнес, которому приходится искать альтернативные пути решения своих проблем.
Таким образом, можно подытожить и вынести рекомендации владельцам интернет-магазинов, желающим сэкономить и не потерять клиентов и прибыль. Сложность заключается в том, что онлайн-кассы для обычной, стационарной или передвижной торговли и кассы для интернет-магазинов имеют различное техническое устройство, в законе требования к ним также различны. Когда покупатель забирает и оплачивает товар в магазине или пункте выдачи, ему обязательно выдается бумажный чек и, по требованию, электронный. Поэтому кассовый аппарат имеет встроенный принтер. При онлайн-расчетах на сайте отсылается только электронная форма чека, при этом онлайн-касса интернет-магазина работает без присмотра сотрудников в автоматическом режиме круглые сутки, а, следовательно, ее программная часть устроена иначе.
Согласно 54-ФЗ, нельзя подключить принтер чеков к облачной кассе, предназначенной только для работы в интернете. В этом случае вам потребуется как минимум две кассы: облачная и обычная. Есть смысл отказаться от облачных решений, купив специальную кассовую технику для интернет-магазинов. Например, это может быть аппарат Эвотор, МодульКасса или их аналог. Это оборудование можно подключить к платежному шлюзу интернет-магазина, а также печатать бумажные чеки для покупок, оформленных вручную. Поскольку онлайн-платежи проходят без участия человека, кассир, отбивающий в настоящий момент чек для покупателя, пришедшего в пункт выдачи, даже не увидит, что касса одновременно оформляет покупку для пользователя интернет-магазина и отправляет данные в ОФД. При формировании очереди фиксации продаж преимущество остается за онлайн-покупками.
Стоит также подчеркнуть и другие преимущества онлайн-кассы Эвотор.
Таким образом, онлайн-касса Эвотор на сегодняшний момент является лучшим и наиболее экономичным решением для интернет-магазинов. Она позволяет использовать несколько способов приема платежей как через сайт, так и за наличные деньги.
Какие интернет-магазины могут отсрочить переход на онлайн-кассы
Впрочем, если вы еще не готовы переходить на новые технологии, можете воспользоваться отсрочкой. Она предоставляется тем интернет-магазинам, которые подходят под следующие условия.
Однако если вы хотите иметь полноценный интернет-магазин и зарабатывать на нем, а не продвигать свой офлайн-бизнес, то не существует иного выхода или отсрочки от подключения к онлайн-кассе.
Для выбора оборудования, подходящего под вашу схему продаж, проконсультируйтесь со специалистами.
Какая касса лучше для интернет магазина
10 МИН
Как выбрать онлайн-кассу и помочь своему бизнесу
Онлайн-кассы — «страшилка» для небольших предприятий: мол, они только усложняют ведение бизнеса, стоят огромных денег и вообще бесполезны. Разобрались, кому и зачем они нужны и как могут помочь бизнесу.
Что такое онлайн-касса и зачем она нужна
Обычные кассовые аппараты выбивают чеки и сохраняют данные о них в специальном блоке памяти. В отличие от них онлайн-кассы не только печатают чеки и сохраняют информацию на специальном накопителе данных, но также шифруют эти данные и передают их оператору фискальных данных (ОФД), который онлайн отправляет эту информацию в налоговую службу.
Чем полезны онлайн-кассы
Прямая передача данных о чеках выгодна как Федеральной налоговой службе (ФНС), так и добросовестному бизнесмену.
Меньше бумажной отчётности и налоговых проверок
Налоговикам проще отслеживать правильность уплаты налогов — данные передаются напрямую, и их нельзя подделать.
Можно отслеживать продажи и контролировать сотрудников
Налоговикам проще отслеживать правильность уплаты налогов — данные передаются напрямую, и их нельзя подделать.
При этом процедура подключения новой кассы легче, чем старых кассовых аппаратов. Для этого даже не надо посещать налоговую, достаточно оформить онлайн-заявление в личном кабинете на сайте nalog.ru.
Кто может обойтись без онлайн-кассы
Рано или поздно кассу с фискальным накопителем придётся установить большинству предпринимателей: ФНС уверенно переходит на «цифру» и требует от бизнеса того же. С 1 февраля 2017 года в налоговой можно зарегистрировать только онлайн-кассы.
Отсрочки
1 июля 2019 года закончились отсрочки для ИП на ЕНВД и патенте, у которых есть наёмные работники. Ещё на 2 года продлили отсрочку для ИП без сотрудников, которые продают товары собственного производства. Они могут работать без онлайн-касс до 1 июля 2021 года.
К примеру, если вы продаёте кофе навынос или булочки, которые печёте сами, онлайн-касса пока не нужна. Однако вы обязаны её установить, если кофе продаёт нанятый бариста, а булочки испёк кто-то другой.
Постоянные льготы
Вообще без онлайн-кассы могут обойтись лишь некоторые ИП. Например, собственники, сдающие в аренду квартиры с машиноместами, пункты ремонта обуви, продавцы бахил, мороженого, сезонных овощей (см. п. 2 ст. 2 54-ФЗ).
Без онлайн-касс могут обойтись ТСЖ, образовательные и спортивные организации, библиотеки и центры культуры и досуга, если получают деньги от ООО или ИП с помощью банковского перевода (см. п. 13 ст. 2 54-ФЗ).
Исчерпывающий список исключений (случаев, в которых можно не использовать онлайн-кассы) прописан в законе. Если ваш бизнес таким исключением не является, онлайн-кассу придётся установить. Однако за изменениями в законодательстве придётся следить, даже когда предприятие подпадает под отсрочки и исключения: в закон о применении контрольно-кассовой техники (54-ФЗ) регулярно вносят поправки.
Какими бывают онлайн-кассы
Онлайн-кассы отличаются по размерам, функциональности и цене. На сайте ФНС опубликован реестр кассовых аппаратов, которые соответствуют требованиям закона. Перед покупкой и установкой онлайн-кассы проверьте, есть ли она в этом реестре, иначе у налоговой могут возникнуть вопросы к вашей компании. Список регулярно дополняется, сейчас в нем 168 моделей оборудования.
Онлайн-кассы можно поделить на несколько категорий:
Сколько стоят онлайн-кассы
Главный недостаток онлайн-касс — дороговизна. Затраты на установку нового оборудования не ограничатся расходами на покупку. Кроме этого, придётся регулярно платить оператору фискальных данных за обработку и пересылку их в налоговую, а также вкладываться в обеспечение бесперебойного доступа в интернет, иначе касса не сможет отправлять чеки.
Самый дешёвый вариант — это автономные кассы: 12–20 тысяч рублей. Фискальные регистраторы стоят дороже, 15–40 тысяч рублей. Самые дорогие моноблоки, цены на них могут сильно отличаться в зависимости от функций.
Однако при выборе онлайн-кассы следует не ориентироваться на цену, а исходить из специфики бизнеса: касса должна соответствовать его объёмам, отвечать требованиям закона и не содержать ненужные вашей компании функции.
Что влияет на выбор онлайн-кассы
Вид бизнеса 
Если у вас небольшая торговая точка без подключения к стационарной сети, то вам подойдёт автономная касса: она небольшая и работает от аккумулятора. Если открываете ресторан, то будет удобнее приобрести стационарный моноблок с большим экраном, к которому можно подключить бухгалтерскую и управляющую программы, а также несколько терминалов эквайринга.
Важность автоматизации
Также перед покупкой онлайн-кассы нужно решить, должна ли она помогать автоматизировать бизнес. Некоторым компаниям касса действительно нужна только для выбивания чеков, поэтому нет смысла переплачивать за лишние функции. Если же организация уже пользуется какой-либо управляющей системой, то интеграция с онлайн-кассой ускорит автоматизацию процессов.
Поток клиентов
Стоит также проанализировать поток клиентов, от которого зависит, какое количество чеков понадобится выбивать ежедневно. При выборе кассы обратите внимание на наличие автоотреза и скорость печати. Если покупательский поток большой, это играет важную роль. В зависимости от номенклатуры товаров надо установить размер чека: если он должен содержать много информации, то лучше брать модели с настраиваемой шириной, потому что узкие чеки печатаются дольше.
Программное обеспечение
Софт для кассы должен быть совместим с ПО на остальном оборудовании (терминал эквайринга, весы, сканер штрихкодов), а если вы собираетесь продавать алкоголь, то касса должна быть интегрирована с Единой государственной автоматизированной информационной системой (ЕГАИС). При несовместимости кассы и прочего оборудования печатать корректные чеки со всеми необходимыми данными или отправлять информацию в налоговую будет невозможно. Сразу стоит задуматься о ремонте или перенастройке кассы: есть ли смысл держать в штате специального человека или стоит заключить соответствующий договор с поставщиком.
Как выбрать подходящую модель онлайн-кассы
На примере многофункциональных терминалов «Эвотор» сравним онлайн-кассы по ключевым параметрам и рассмотрим преимущества и недостатки. Все кассы имеют встроенный товароучёт, статистику продаж и управление через личный кабинет. Бесплатная интеграция с большинством терминалов эквайринга.
Эвотор 5
Подходит для торговли в небольших магазинах или на рынке, курьерской доставки, продажи напитков и еды навынос, сувенирных лавок.
Эвотор 7.2
Подходит для торговли в стационарных торговых точках.
Эвотор 7.3
Подходит для торговли в стационарных торговых точках с возможностью автономной работы.
Эвотор 10
Подходит для кафе, баров и ресторанов.
SmartPOS
Универсальна, компактна и подходит как для торговых точек, так и для, например, курьерской доставки