какая модель отражает существующее на момент обследования положение дел в организации

Автоматизация сегодня – вклад в развитие вашего предприятия завтра

На сегодняшний день внедрение программных продуктов является одной из движущих сил роста компании. Использование информационных технологий помогает осуществлять деятельность предприятия более эффективно, минимизировать расходы, а также контролировать и управлять как бизнесом в целом, так и его отдельными процессами. Большинство российских компаний уже успешно используют программные продукты 1С, хотя некоторые сейчас только задумываются об их внедрении. Важно подобрать и использовать те решения и инструменты, которые подойдут вашему бизнесу с учетом всех уникальных особенностей.

Автоматизация сегодня – это толчок к развитию предприятия в ближайшем будущем. Чем крупнее становится предприятие, тем сложнее «вручную» контролировать все основные и обеспечивающие процессы, обрабатывать большие потоки информации и управлять человеческими ресурсами.

Если вы интересуетесь автоматизацией на своем предприятии, то предлагаем ответить на несколько вопросов:

Если хотя бы на один вопрос из списка вы ответили – «Нет», либо есть сомнения в качестве текущего состояния, то мы рекомендуем рассмотреть вариант внедрении программных продуктов 1С.

Важно отметить, что автоматизация на крупных производственных или торговых предприятиях – это отдельный проект, результатом которого является отлаженная работа программы, отвечающая всем требованиям бизнеса.

Любой проект включает в себя несколько этапов, а именно:

Предпроектное обследование – это первый этап начала изменений. Эта статья раскрывает основные вопросы, с которыми мы, как внедренцы, сталкиваемся при работе с Заказчиками:

Что такое предпроектное обследование и какие задачи решает?

Первым шагом на пути к автоматизации является комплексное обследование предприятия. Предпроектное обследование (ППО) необходимо для определения целей будущей автоматизации и критериев их достижения. Перед проведением работы с Заказчиком обсуждаются границы ППО: могут быть обследованы все бизнес-процессы предприятия, либо проведен аудит отдельных функциональных блоков (например, только производство, торговля, бухгалтерский учет, зарплата и т.д.).

Каждое отдельное предприятие – это уникально работающий механизм. На предпроектном обследования важно проанализировать все составляющие работы этого механизма. Основными задачами, решаемыми в рамках проведения ППО являются:

Как мы работаем с Заказчиком?

При проведении ППО специалисты нашей компании применяют процессный подход. Такая методика позволяет четко разделять процессы компании на отдельные этапы.

Процессная модель еще до старта внедрения позволяет оценить объем требуемых доработок, дает четкое представление о проблемах бизнес-процессов и необходимости их оптимизации. Позволяет подобрать для каждого Заказчика оптимальный выбор ИТ- решения и общую архитектуру информационной системы.

Таким образом, в своей работе мы придерживаемся принципа – работа на опережение. На данном этапе важно выявить риски для сокращения затрат Заказчика на доработку и настройку новой системы, предлагая типовые механизмы программ 1С. В случае, если бизнес-процессы «не ложатся» на типовую систему и их невозможно изменить, то, исходя их нашего опыта, мы вырабатываем лучшие решения по доработке типовой системы с наименьшими потерями и ограничениями для Заказчика.

Как проходит предпроектное обследование?

На первом этапе ППО наши специалисты проводят глубокие интервью с вашими сотрудниками. Основная задача – максимально подробно описать существующие бизнес-процессы, найти разрывы в информационной системе (если они есть) и подробно выяснить желаемое состояние. Мы опрашиваем владельцев бизнес-процессов. Список ключевых сотрудников создается совместно с Заказчиком.

В обычной практике интервью проходит в очном формате на территории Заказчика. Мы также готовы проводить интервью дистанционно, и всегда выберем оптимальный канал связи, при этом оставляя качество выполняемых работ на высоком уровне. Отметим, что при таком формате интервью, половину успеха обследования обеспечивает высокий уровень вовлеченности в работу со стороны Заказчика, а также настроенная техническая инфраструктура удалённых средств связи (веб-мессенджеры, трансляция экрана компьютера, сотовая связь или проч.). В случае необходимости мы всегда готовы предоставить помощь в организации данного процесса.

Какие выгоды получает Заказчик от дистанционного проведения работ? Первое преимущество – возможность сэкономить затраты на ППО. Если Заказчик находится в другом городе, то в бюджет не закладываются расходы на выезд и проживание наших специалистов. Также на проведение интервью потребуется меньше времени. Получив необходимую информацию, специалисты смогут быстрее приступить к написанию отчета на своих рабочих местах. В дополнение, сотрудники Заказчика будут меньше отвлекаться от текущей работы, дистанционное интервью не требует дополнительных работ, например, организация помещения или рабочих мест для наших специалистов.

В ходе проведения интервью опрашиваются сотрудники, принимающие непосредственное участие в бизнес-процессах.

Интервьюирование включает в себя следующий список вопросов:

В результате интервью мы получаем детальную картину работы предприятия: не отдельных рабочих мест, а то, как они взаимодействуют между собой, как двигаются потоки информации внутри и между бизнес-процессами компании. При использовании процессного подхода удается выявить «узкие» и сложные места в бизнес-процессах, а также понять причины их возникновения и предложить пути устранения.

Далее проанализировав полученную информацию, мы разрабатываем несколько вариантов концепции будущей информационной системы, подходящих под критерии конкретного предприятия: подбираем типовые продукты 1С, которые наилучшим образом подойдут для работы; понимаем, какие изменения необходимо будет внести в типовую программу для обеспечения всех уникальных особенностей ваших бизнес-процессов.

Отчет о предпроектном обследовании

По завершению работ ППО Заказчик получает отчет, который включает описание в приведенных ниже разделах:

1. Описание текущей информационной системы – в нотации «Как есть», AS-IS модель;

2. Архитектура будущей информационной системы – в нотации «Как будет», TO-BE.
Разрабатываются несколько оптимальных вариантов структуры информационной системы с учетом всех выявленных особенностей. Для каждого из вариантов приводится перечень основных реализуемых задач, особенности, возможные плюсы и минусы. В дополнение прилагаются описания бизнес-процессов после внедрения (пример фрагмента BPMN-диаграммы представлен на рисунке ниже).

3. Требования к будущей информационной системе.
Формируется индивидуальный состав программного и аппаратного обеспечения с указанием их стоимости, а также необходимость дополнительных затрат на настройку и сопровождение инфраструктуры;

4. Описание существующих сегодня бизнес-процессов.
Предоставляется описание процессов по результату интервью с сотрудниками Заказчика. Также в данном разделе представлены требования и пожелания Заказчика к функциям и работе будущей системы;

5. Определение целей, задач и границ проекта.
Постановка целей проекта и критериев успешности, фиксация границ проекта;

6. Подходы к внедрению.
Предлагаются варианты подходов ведения проекта;

7. Бюджет и план-график проекта.

ТОП-3 возражений Заказчиков

В некоторых деталях мы рассмотрели, что же представляет собой этап предпроектного обследования, какую работу и результат мы готовы предложить Заказчикам. Пришло время принять решение: вы готовы на ППО или еще остались сомнения?

Некоторые Заказчики пренебрегают ППО, считая это неважным этапом, лишней тратой средств и времени. На основании опыта ведения проектов мы сформировали ТОП вопросов от Заказчиков:

Выгода от ППО для Заказчика

Удачных Вам проектов!

Статью подготовила Младший консультант по внедрению 1С компании «ИнфоСофт» Боровикова Арина.

Источник

Спецификация функциональных требований к ИС

Результаты предпроектного обследования

Результатом предпроектного обследования является “Отчет об экспресс-обследовании предприятия”, структура которого приведена ниже.

Документы, входящие в отчет об обследовании, могут быть представлены в виде текстового описания или таблиц, примерная форма которых приведена ниже.

Описание документов бизнес-процесса

Проведение предпроектного обследования позволяет решить следующие задачи:

Источник

Методика проведения обследования бизнес-процессов компании

Методика позволяет собрать и систематизировать информацию о структуре компании и ее бизнес-процессах, причем, в не зависимости от области ее деятельности и дальнейших методов оптимизации.

1.1. Обследование общих закономерностей функционирования организации.

1.1.1. Цель этапа.

Зафиксировать (идентифицировать) структуру организации и общие закономерности ее деятельности.

1.1.2. Содержание работ.

1.1.2.1. Запрос документов регламентирующих деятельность организации в целом.

Более эффективным запрос может быть если сотрудникам заказчика будет передан “Список областей деятельности” по которым требуется регламентирующие документы.

Общие закономерности для построения такого списка:

1.1.3. Результат.

1.1.3.1. Систематизация информации.

Результатом систематизации информации полученной из регламентирующих документов должен стать отчет отражающий:

1.2. Обследование деятельности каждого автоматизируемого подразделения.

1.2.1. Цель этапа.

Выявить общую картину структуры бизнес-процессов организации, зафиксировать функции подразделений.

1.2.2. Содержание работ.

1.2.2.1. Предварительный запрос информации о функционировании подразделений.

Цель шага заключается в подготовке сотрудников организации к процессу обследования бизнес-процессов подразделений и структурировать основной объем информации связанный с общими условиями их функционирования. Запрос может проводиться высылкой в организацию запросных форм, где они должны быть выданы ключевым сотрудникам подразделений бизнес-процессы, которых автоматизируются. Или собственным заполнением форм путем проведения интервьюирования. Запросные формы должны содержать следующие вопросы в приведенной последовательности.

Примечание. Форма запроса данных приведена в приложении 1.

1.2.2.2. Составление отчета.

Полученные данные о функционировании подразделений должны быть систематизированы и представлены в обобщающем отчете по этапу, который должен содержать следующие разделы:

1.2.2.3. Подготовка положения о классификации бизнес-процессов.

Положение о классификации бизнес-процессов (далее Положение) отражает верхний уровень деления бизнес-процессов.

Все бизнес-процессы организации классифицируются на основные, обеспечивающие, развития, управления.

Основные бизнес-процессы 1.2.2.4. Уточнение полученной информации о функционировании подразделений.

Выполнение этого шага позволит определить на начальных стадиях обследования возможные неточности в представлении устройства организации сотрудниками, проводящими обследование, а также выявить действительную картину работы организации возможно искаженную в представлении ее сотрудников. Уточнение должно выполняться по данным составленного отчета и проводиться в виде интервью определяющего возможные неточности. Для повышения эффективности проведения интервью отчет может быть выслан сотрудникам организации заранее для предварительного изучения.

Результаты выполнения этапа должны быть внесены в отчет построенный по структуре приведенной в пункте 1.2.2.

1.2.3. Результат.

Отчет о деятельности подразделений построенный по форме приведенной в пункте 1.2.2.2.

Положение о классификации бизнес-процессов, систематизирующее информацию о бизнес-процессах.

1.3. Детальное обследование бизнес-процессов.

1.3.1. Цель этапа.

Зафиксировать необходимые детали выполнения бизнес-процессов.

1.3.2. Содержание работ.

1.3.2.1. Запрос данных о выполнении бизнес-процессов.

Запрос данных производится у владельца процесса в виде интервью по каждому бизнес-процессу с использованием формы приведенной в приложении 2. Последовательность действий выполнения бизнес-процессов (пункт 10 запросной формы) фиксируются на отдельном листе.

1.3.2.2. Подготовка положений о выполнении бизнес-процессов.

В положениях приводится полученная информация, описывающая выполнение бизнес-процессов в следующей форме:

Примечание. Для наглядного представления полученной информации о последовательностях выполнения бизнес-процессов они могут быть представлены в виде диаграмм деятельности, отражающих последовательность действий, и диаграмм взаимодействия, отражающих документооборот бизнес-процесса. Такое представление должно быть предварительно согласовано с заказчиком. Методика выполнения моделирования приведена в главе 2.

1.3.2.3. Документирование бизнес-процессов.

Средства документирования (фиксации информации):

1.3.2.4. Уточнение зафиксированной последовательности выполнения бизнес-процессов.

Формализованные данные о последовательности выполнения бизнес-процессов, с указанием соответствующего ему документооборота должны быть согласованы с сотрудниками заказчика. Согласование должно проводится в виде интервью с возможным предварительным представлением материалов по почте.

Полученные уточнения должны быть внесены в описание бизнес-процессов, после чего согласование должно повториться.

1.3.3. Результат.

Положения по бизнес-процессам.

Положение по “родительскому” бизнес-процессу.

Положение по документообороту.

Положение по деятельности Организации.

2. Моделирование.

Целью моделирования является систематизация знаний о компании и ее бизнес-процессах в наглядной графической форме более удобной для аналитической обработки полученной информации. Модель должна отражать структуру бизнес-процессов организации, детали их выполнения и последовательность документооборота.

Моделирование бизнес-процессов организации включает два этапа структурное и детальное.

Структурное моделирование бизнес-процессов организации может выполняться в нотации IDEF0 с использованием инструментария BPwin или на языке UML с использованием инструментария Rational Rose.

Детальное моделирование выполняется на языке UML.

2.1.1. Структурное моделирование.

На этапе структурного моделирования в модели должны быть отражены:

Подготовленная модель должна быть согласованна архитекторами и ведущими программистами, подтверждая, что структура бизнес-процессов понятна.

2.1.2. Детальное моделирование бизнес-процессов.

Детальное моделирование ключевых бизнес-процессов выполняется в той же модели и должно отражать требуемую детализацию и должна обеспечить однозначное представление о деятельности организации.

Детальная модель бизнес-процесса должна включать:

Модели должны быть согласованы с ведущими специалистами организации обладающими необходимыми знаниями.

В случае если после построения моделей согласование не было достигнуто ” в модель должны быть внесены необходимые уточнения и коррективы. Процесс итерации (согласование, внесение корректив и уточнений) должен повторяться до момента полного подтверждения, что модель понятна и однозначно представляет детали бизнес-процессов.

Форма передается для заполнения руководителям подразделений.

Заполнение может выполняться в свободной форме на отдельном листе.

8. Возникают ли проблемы при выполнении процесса” И если да то каковы они:

9. Время выполнения процесса:

10. Последовательность действий выполнения процесса.

Система кодирования и регистрации документов:

Состав документов Положения по документообороту

Табель документооборота

Альбом форм документов

Таблица соответствия форм и документов

Графическая схема документооборота

Состав документов Положения по управлению

Положение по структурному подразделению (данные для разработки)

Матрица процесс-отдел

Положение по организационной структуре

Графическое представление оргструктуры.

Состав документов Регламент бизнес-процессов

Принципиальная схема бизнес-процесса (графич.)

Иерархическая схема бизнес-процессов (графич.)

Вовлеченность отделов в бизнес процесс (составляется для каждого бизнес-процесса)

Коды для управления:

Контроль

Детальная схема бизнес-процесса

Составляется в соответствии с нотацией IDEF0 и/или UML

Представляет собой последовательность рабочих инструкций и каналов движения документов.

Система показателей эффективности бизнес-процесса

Возможности для улучшения бизнес-процессов

Классификации бизнес-процессов

По уровню иерархии:

По вкладу в создание основной стоимости:

Источник

Жизненный цикл программных систем

5.5. Взаимосвязь между процессами ЖЦ ПО

Такими аспектами являются:

5.6. Модели и стадии ЖЦ ПО

Стадия формирования требований к ПО является одной из важнейших и определяет в значительной (даже решающей!) степени успех всего проекта. Началом этой стадии является получение одобренной и утвержденной архитектуры системы с включением основных соглашений о распределении функций между аппаратурой и программами. Этот документ должен также содержать подтверждение общего представления о функционировании ПО с включением основных соглашений о распределении функций между человеком и системой.

Стадия формирования требований к ПО включает следующие этапы.

Построение модели деятельности организации (объекта), предусматривающее обработку материалов обследования и построение двух видов моделей:

Стадия проектирования включает следующие этапы.

Разработка системного проекта ПО. На этом этапе дается ответ на вопрос “Что должна делать будущая система?”, а именно: определяются архитектура системы, ее функции, внешние условия функционирования, интерфейсы и распределение функций между пользователями и системой, требования к программным и информационным компонентам, состав исполнителей и сроки разработки, план отладки ПО и контроль качества.

Основу системного проекта составляют модели проектируемой системы, которые строятся на модели “TO-BE”. Результатом разработки системного проекта должна быть одобренная и подтвержденная спецификация требований к ПО: функциональные, технические и интерфейсные спецификации, для которых подтверждена их полнота, проверяемость и осуществимость.

Завершением стадии детального проектирования является сквозной контроль проекта или критический поблочный анализ проекта.

Разработка верифицированной детальной спецификации каждой подпрограммы (блока не более чем из 100 исходных команд языка высокого уровня).

Внешние спецификации должны содержать следующие сведения:

Источник